Backlog und Sprints

Hinweis

Das Modul Backlogs wird aktuell fortlaufend verbessert. Diese Dokumentation wird regelmäßig aktualisiert, um die neuesten Änderungen zu berücksichtigen.

Die Arbeit in agilen Projektteams gewinnt zunehmend an Bedeutung, und mit OpenProject ist dies einfacher denn je. OpenProject unterstützt Ihre Arbeit mit der Agile- und Scrum-Methodik durch eine Vielzahl verbesserter Funktionen. Sie können jetzt Sprints erstellen und verwalten, Arbeitspakete in Sprints und im Backlog erfassen und priorisieren, automatisierte Sprint Boards oder Burndown-Charts verwenden und vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie auf der OpenProject Feature-Seite Agile and Scrum.

Bitte beachten Sie, dass dieses Nutzungshandbuch keine Einführung in die Scrum-Methodik darstellt, sondern lediglich die Scrum-bezogenen Funktionen und Anleitungen in OpenProject erläutert.

Backlog verwalten

Das Backlog-Modul ist in zwei Bereiche unterteilt: Auf der linken Seite finden Sie das Backlog, bestehend aus dem Eingangs-Backlog unten und den darüber liegenden Backlog buckets (sofern vorhanden). Rechts werden Sprints angezeigt. Falls keine Backlog buckets erstellt wurden, wird auf der linken Seite lediglich der Eingangs-Backlog angezeigt.

Sprint Container

Jeder Sprint wird in einem speziellen Container angezeigt, der die wichtigsten Planungsinformationen enthält, darunter den Namen des Sprints, den Status, das Start- und Enddatum, die Anzahl der Arbeitspakete und die Gesamtzahl der Story Points.

Sofern definiert, wird das Sprint-Ziel in der Sprint-Kopfzeile unterhalb des Sprint-Namens angezeigt.

Je nach Sprintstatus wird entweder die Schaltfläche Sprint starten (für Sprints in Planung) oder Sprint abschließen (für aktive Sprints) angezeigt.

Hinweis

Die Schaltfläche Sprint starten ist deaktiviert, wenn bereits ein anderer Sprint aktiv ist oder wenn keine Sprintdaten definiert wurden. Die Schaltfläche ist möglicherweise auch nicht vorhanden, wenn Sie nicht die Berechtigung haben, “Sprints zu starten/abzuschließen”.

Backlog Buckets

Backlog buckets helfen Ihnen dabei, Arbeitspakete innerhalb des Backlogs zu organisieren und zu priorisieren. Ein Backlog bucket ist eine mit Namen versehene Liste von Arbeitspaketen, die unabhängig vom Eingangs-Backlog angepasst werden kann. Die Ansicht „Backlog und Sprints“ zeigt alle Backlog buckets innerhalb des aktuellen Projekts an, einschließlich des Namens und der Anzahl der darin enthaltenen Arbeitspakete.

Hinweis

Backlog buckets sind projektspezifisch und werden nicht projektübergreifend geteilt.

Arbeitspakete in Backlogs

Die Arbeitspakete, die in der Backlog- und Sprint-Ansicht angezeigt werden, enthalten die folgenden Informationen:

• Typ
• ID
• Status
• Zugewiesen an
• Story-Punkte
• Priorität
• Thema
• Übergeordnetes Arbeitspaket

Auf kleineren Bildschirmen können die Namen von Empfängern und Prioritäten ausgeblendet werden, um Platz zu sparen, sind aber weiterhin über Tooltips verfügbar.

Hinweis

Wenn ein übergeordnetes Arbeitspaket für Nutzende aufgrund von Berechtigungen nicht sichtbar ist, wird stattdessen Unsichtbar angezeigt.

Ein Arbeitspaket:

• kann jeweils nur zu einem Backlog bucket gehören.
• kann nicht gleichzeitig zu einem Sprint und einem Backlog bucket gehören.
• kann nicht gleichzeitig zu einem Backlog bucket und dem Eingangs-Backlog gehören.

Sie können Arbeitspakete in allen Containern (Backlog-Bucket, Posteingang und Sprints) per Drag & Drop oder mit der Option Verschieben aus dem Arbeitspaketmenü sortieren.

Einen Backlog bucket erstellen

Um einen Backlog bucket zu erstellen, klicken Sie in der Ansicht „Backlog und Sprints“ auf die Schaltfläche + Backlog bucket. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie den Namen des Buckets eingeben können. Klicken Sie auf Anlegen, um fortzufahren.

Zum Erstellen und Löschen von Backlog buckets sind entsprechende Projektberechtigungen erforderlich.

Einen Backlog Bucket bearbeiten oder löschen

Öffnen Sie das Menü Mehr (drei Punkte) eines Backlog buckets, um:

• Backlog Bucket bearbeiten
• Den Backlog bucket zu löschen

Beim Löschen eines Backlog buckets werden alle darin enthaltenen Arbeitspakete automatisch an das Ende des Eingangs-Backlogs verschoben.

Arbeitspakete können auch direkt über das Menü „Mehr“ der Arbeitspakete in einen Backlog-Bereich verschoben werden. Falls mehrere Backlog-Buckets vorhanden sind, können Sie in OpenProject den Ziel-Bucket auswählen. Das Arbeitspaket wird am unteren Rand des ausgewählten Buckets abgelegt.

Inbox backlog

The Inbox backlog is automatically populated with all work packages in a project that are not assigned to a sprint or backlog bucket and are not excluded by the project’s backlog settings. When a work package is added to a sprint or bucket, or closed, it is removed from the Inbox.

Hinweis

Closed work packages are removed from the Inbox backlog and backlog buckets, but continue to be visible in sprints.

When there are too many items in the backlog, a Show more items link appears in the middle of the Inbox backlog. This collapses the middle section so that you always see the top and the bottom of the Inbox backlog.

Sort and move work packages

Next to every work package listed in the Inbox backlog, backlog bucket, or sprint, you can access the More (three dots) menu, including the following options:

• Open details view or fullscreen view of a work package. These options allow you to choose how much information (about the backlog item) you’d like to be displayed.
• Copy the work package URL or ID to the clipboard.
• Move to backlog inbox
• Move to backlog bucket
• Move to sprint
• Move to position. This option lets you change the ordering of a work package within its current container.

Details view opens the work package information on the right side, the same way as in the notifications center. You can open the details view with a single click on a work package card.

Opening the fullscreen view opens the work package in fullscreen.

You can prioritize work packages within the Inbox backlog, a backlog bucket, or a sprint by dragging and dropping them or by using the move actions available from the More menu. The entire work package card can be used as a drag-and-drop area.

Depending on the current location of the work package, you can move it:

• within the current backlog bucket or sprint,
• into another backlog bucket,
• into another sprint,
• back to the Inbox backlog.

Excluded work package types and statuses

Depending on the project configuration, certain work package types and statuses can be excluded from the Inbox backlog and backlog buckets. This can be configured under project backlog settings.

Excluded work packages:

• erscheinen nicht im Posteingang.
• erscheinen nicht in den Backlog Buckets.
• erscheinen weiterhin in Sprints.
• erscheinen weiterhin auf den Sprint-Boards.

If a work package is moved to the Inbox backlog or a backlog bucket and its type or status is excluded, the move is completed successfully. A confirmation message explains that the work package was moved successfully but is hidden because its type or status is excluded from backlog views.

Create and manage sprints

Wichtig

Starting with the OpenProject 17.3 release, Sprints are new objects no longer linked to versions (as was the case with previous OpenProject versions).

A Sprint is a planned and time-boxed period in which a Scrum team completes a defined set of tasks. They are containers where work packages can be manually added or removed from the Inbox backlog or backlog buckets via drag and drop or the menu.

Create a sprint

To create a sprint, click the + Sprint button in the top right corner of the Backlogs module. This opens up a form for you to fill in the sprint name, start date, finish date, and an optional sprint goal. The sprint goal is a short text describing the main objective of the sprint. The duration is automatically calculated. Click the Create button to proceed.

The naming of sprints is number-based by default (e.g. Sprint 1, Sprint 2). These names can be edited according to your team’s work rhythm.

Sprint goals

The sprint goal helps communicate the primary objective of the sprint to the team. It can be entered when creating or editing a sprint.

For shared sprints, sprint goals are project-specific. This means each project using the shared sprint can define its own goal without affecting other projects.

When editing a shared sprint, OpenProject indicates which fields are shared across projects and which are project-specific. Depending on your permissions in the sharing project and the current project, some fields may be read-only.

Start or complete a sprint

Your sprint is set in motion by clicking the Start sprint button in the sprint header. Clicking it will open the sprint board.

Hinweis

A sprint cannot be started if another sprint is already in progress. In this case, the button will be disabled.

Once a sprint has started, it is considered active. The sprint header displays the current sprint status and allows you to complete the sprint directly from the header. To complete a sprint, click the Complete sprint button in the sprint header.

If there are still unfinished work packages in the sprint, a dialog will open prompting you to decide what should happen to them. You can choose to:

• Move them to the top of the Inbox backlog
• Move them to the bottom of the Inbox backlog
• Move them to another sprint

Work packages in statuses configured as closed under project backlog settings are not moved when a sprint is completed.

If you choose to move work packages to another sprint, you will need to select the target sprint from the list. After making your selection, click the Complete sprint button to finish the sprint. The sprint will then be marked as completed, and other sprints can be started.

Hinweis

Work packages moved to the Inbox backlog may not be displayed if their type or status is excluded from backlog views.

Additional sprint actions are available through the Sprint menu, including:

• Edit sprint
• Add work package
• Sprint board
• Burndown-Diagramm

Sprint details, including the sprint goal, can also be edited through the Edit sprint dialog.

Add a work package

In order to create a new work package in the Backlogs module, click on the More (three dots) icon in the top right corner of a Sprint and choose + Add work package from the drop-down menu. Es erscheint ein Formular-Dialog zum Erstellen eines neuen Arbeitspakets. Here, you directly specify the work package type, subject, and description. Klicken Sie auf Anlegen, um fortzufahren.

Dem Backlog wird ein neuer Eintrag hinzugefügt, um die neu erstellte Story anzuzeigen.

Prioritize stories

You can prioritize different work packages within the Inbox backlog, a backlog bucket, or a sprint by dragging and dropping them or by using Move to position from the More menu. This allows you to assign work packages to a specific sprint or backlog bucket, return them to the Inbox backlog, or re-order them within a sprint or bucket.

Story-Punkte

In einem Sprint können Sie den notwendigen Aufwand direkt als Story Points dokumentieren.

The sprint header displays the total number of story points currently assigned to work packages in the sprint.

You can edit story points directly from the backlogs view. In order to do so, simply click the work package you want to edit and make the desired changes in the detailed view of the work package that will open on the right.

Sprint boards

Sprint boards are especially helpful for teams to track and visualize progress from the start.

When you click the Start sprint button in a sprint header, a dedicated sprint board is automatically created and you are forwarded to the active sprint board. Boards are named using this pattern: [Project name: Sprint name]. As an example: Scrum project: Sprint 1.

The sprint board inherits project permissions automatically, which means it is accessible to all project members by default.

Hinweis

The sprint board and burndown chart are only visible on the menu when a sprint is active.

Sprint field in work package tables

The Sprint property can also be used in work package tables. Sie können:

• display the Sprint column,
• sort by Sprint,
• group work packages by Sprint.

Hinweis

Viewing Sprint information in work package tables requires the appropriate project permissions.

Burndown charts

Burndown charts are a helpful tool to visualize a sprint’s progress. Mit OpenProject können Sie Sprint- und Task-Burndown-Charts automatisch generieren.

Tipp

As a precondition, the sprint’s start and end date must be defined and the information on story points should be well maintained.

Der Sprint-Burndown wird aus der Summe der geschätzten Story-Punkte berechnet. If a user story is set to “closed” (or another status configured as closed in the project backlog settings), it counts towards the burndown. Der Aufgaben-Burndown errechnet sich aus der geschätzten Anzahl der Stunden, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig sind. If a task is set to “closed”, the burndown is adjusted.

Die verbleibenden Story-Punkte pro Sprint werden im Diagramm angezeigt. Optional kann auch das ideale Burndown-Diagramm als Referenz angezeigt werden. Der ideale Burndown geht von einer linearen Abarbeitung der Story Points vom Anfang bis zum Ende eines Sprints aus.

Sprint sharing

Sprint sharing

Diese Funktion ist ein Enterprise Add-on und kann nur mit Enterprise Cloud oder Enterprise On-Premises in den Plänen Basic, Professional, Premium, Corporate verwendet werden.
Weitere Informationen

Sprint sharing allows multiple projects to use the same sprint structure. A sprint can be shared with other projects, subprojects, or not shared. This is configured under project settings.

Shared sprints can help teams coordinate planning across projects and support scaled agile frameworks such as SAFe.

All sprints

The All sprints view provides a simple overview of every sprint in the project, including planning, active, and completed sprints.

The table displays the sprint name, status, start date, finish date, and number of work packages. The list of sprints is sorted by sprint dates and then by sprint name.

Selecting a sprint opens the appropriate destination depending on its status:

• Planning sprints open the sprint planning view.
• Active sprints open the sprint board.
• Completed sprints open a work package table filtered to that sprint.