Projektinitiierungsantrag-Einstellungen (Enterprise Add-on)
Mit den Einstellungen Projektinitiierungsantrag können Sie konfigurieren, wie die Projektinitiierung in OpenProject gehandhabt wird.
In diesem Abschnitt legen Sie fest, welche Projektinformationen während der Initiierung gesammelt werden und wie ein:e Benutzer:in durch diesen Prozess geführt wird. You can also decide how the resulting initiation document is stored: either as a PDF attached directly to the artefact work package in OpenProject, or (if an external file storage is configured) as a link to a PDF stored outside of OpenProject.
Diese Einstellungen helfen dabei, einen konsistenten Prozess der Projekterstellung zu etablieren und sicherzustellen, dass wichtige Projektdetails vor der Erstellung eines Projekts festgelegt werden.
Um auf diese Einstellungen zuzugreifen, navigieren Sie zu Projektkonfiguration → Projektinitiierungsantrag.
Tipp
Ein Projekt, das für den Projektinitiierungsassistenten konfiguriert wurde, muss technisch gesehen nicht als Vorlage markiert sein. Es ist jedoch sehr empfehlenswert, es als Vorlage zu markieren, da dadurch das Projekt im Projekt-Erstellungsprozess aufgeführt wird. Andernfalls kann der Initiierungsantrag nur beim Kopieren dieses Projekts verwendet werden.
Projektinitiierungsantrag aktivieren
Die Funktion des Projektinitiierungsantrags ist für neue Projekte standardmäßig deaktiviert.
Nach der Aktivierung bietet OpenProject einen geführten, schrittweisen Assistenten, mit dem Projektmanager:innen einen Projektinitiierungsantrag stellen können. Sie können konfigurieren, welche Projektattribute einbezogen werden und wie das resultierende Dokument behandelt wird.
Klicken Sie auf Aktivieren, um die Konfiguration des Assistenten zu starten.
Choose an artefact name
Under the Name tab, you can select the name that will be used for the artefact created when a project initiation request is submitted. Der gewählte Name sollte mit der in Ihrer Organisation oder in Ihrem Projektmanagement-Rahmenwerk verwendeten Terminologie übereinstimmen.
Sie können aus den folgenden voreingestellten Optionen auswählen:
- Projekterstellungs-Assistent
- Projektinitiierungsantrag
- Projektmandat
The selected name determines how the artefact is labeled. Sie hat keinen Einfluss auf die Struktur oder die Schritte des Initiierungsprozesses, die unabhängig vom gewählten Namen gleich bleiben.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Projektattribute auswählen
Auf der Registerkarte Projekt-Attribute können Sie festlegen, welche Projektinformationen beim Projektinitiierungsantrag erfasst werden.
Nur Projektattribute, die für das Projekt aktiviert sind, stehen zur Auswahl. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer:innen nur nach Informationen gefragt werden, die im aktuellen Projektkontext relevant sind und unterstützt werden.
Sie können entweder einzelne Projektattribute oder ganze Abschnitte aktivieren oder deaktivieren.
Tipp
Wir empfehlen, mindestens ein Projektattribut vom Typ Benutzer einzufügen, z.B. eine Rolle, die für die Überprüfung von Initiierungsanträgen zuständig ist. Dieses Attribut kann später verwendet werden, um automatisch Verantwortung zuzuweisen, wenn der Antrag eingereicht wird.
Antragseinreichung konfigurieren
Auf der Registerkarte Einreichung des Antrags legen Sie fest, was passiert, wenn ein:e Benutzer:in einen Projektinitiierungsantrag einreicht.
When a request is submitted, OpenProject creates a new work package and attaches the generated initiation artefact as a PDF. Die Einstellungen in diesem Abschnitt bestimmen, wie dieses Arbeitspaket erstellt, zugewiesen und übermittelt wird.
Sie können Folgendes konfigurieren:
Work package type Select the work package type used to store the completed initiation artefact, for example Task, Milestone, or Phase.
Status bei Einreichung Wählen Sie den Status, in den das Arbeitspaket automatisch übergeht, sobald der Antrag eingereicht wird. Sie können Arbeitspaketstatus erstellen, die am besten zu Ihrem Rahmenwerk passen.
Zuweisung bei Einrichtung Wählen Sie ein Projektattribut vom Typ Benutzer. Die Person, der diesem Attribut bei der Initiierung zugewiesen wurde, wird Empfänger:in des neu erstellten Arbeitspakets.
Tipp
Für ein Projektattribut vom Typ Benutzer kann eine bestimmte Rollenzuweisung konfiguriert werden:
- Wenn eine Rollenzuweisung konfiguriert ist, kann jede:r Benutzer:in der Anwendung ausgewählt werden. Diese Person wird Mitglied des neu erstellten Projekts und die angegebene Rolle wird ihr zugewiesen.
- Wenn keine Rollenzuweisung konfiguriert ist, können nur Mitglieder des Vorlageprojekts ausgewählt werden.
Arbeitspaket-Kommentar Definieren Sie den Kommentar, der dem Arbeitspaket hinzugefügt wird, wenn der Antrag eingereicht wird. Die ausgewählte zugewiesene Person wird in diesem Kommentar automatisch per @ erwähnt. Ein Standardkommentar ist bereits vorausgefüllt und kann bei Bedarf angepasst werden.
Bestätigungs-E-Mail senden Aktivieren Sie diese Option, um eine Bestätigungs-E-Mail an die Person zu senden, die den Projektinitiierungsantrag gestellt hat.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Define how the artefact is exported
Under the Artefact export tab, you control how the generated initiation document is stored.
Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:
Save as work package file attachment The generated document is stored as a PDF file attachment directly on the artefact work package in OpenProject.
Upload file to external file storage and add file link to work package The generated PDF is stored in an external file storage, and a link to the file is added to the artefact work package.
Hinweis
Diese Option erfordert einen konfigurierten Dateispeicher mit automatisch verwalteten Projektordnern. Im Moment werden nur Nextcloud-Dateispeicher unterstützt. Wenn kein geeigneter externer Dateispeicher für das Projekt konfiguriert ist, ist diese Option nicht verfügbar.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Projektinitiierungsantrag deaktivieren
Um dieses Projekt nicht mehr als Vorlage für den Projektinitiierungsablauf zu verwenden, klicken Sie auf Deaktivieren in der oberen rechten Ecke.
