Gestão de reuniões

As reuniões no OpenProject permitem gerir e documentar as reuniões de projeto, preparar a ordem de trabalhos em conjunto com a equipa e partilhar atas com os participantes - tudo num único local centralizado.

Tópico	Conteúdo
Reuniões no OpenProject	Como abrir reuniões no OpenProject.
Reuniões únicas	Como criar e editar reuniões únicas no OpenProject.
Reuniões recorrentes	Como criar e editar reuniões recorrentes no OpenProject.
Perguntas frequentes sobre reuniões	Perguntas frequentes sobre reuniões no OpenProject.

Reuniões no OpenProject

As reuniões no OpenProject ajudam as equipas a organizar discussões, acompanhar as ordens de trabalho e documentar as decisões de forma eficiente. Existem dois tipos de reuniões: reuniões pontuais e reuniões periódicas. As reuniões únicas são eventos autónomos, agendados para uma data e hora específicas. As reuniões recorrentes introduzem uma forma estruturada de definir uma série de reuniões relacionadas, assegurando a consistência e reduzindo a configuração manual.

Síntese das reuniões

Ao selecionar Reuniões no menu do projeto à esquerda, tem uma síntese de todas as reuniões para as quais foi convidado no âmbito de um projeto específico, ordenadas por data. Ao clicar no nome de uma reunião, pode ver mais detalhes sobre a mesma.

Para ver uma síntese das reuniões em vários projetos, pode selecionar Reuniões no menu dos módulos globais.

As reuniões serão agrupadas com base na hora de início da reunião nos seguintes grupos:

• Hoje lista as reuniões abertas previstas para o mesmo dia

• Amanhã lista as reuniões abertas agendadas para o dia seguinte

• Ainda esta semana lista de todas as reuniões abertas agendadas entre daqui a dois dias e o final da semana.

• Semana seguinte e posteriores lista todas as reuniões abertas agendadas para a semana seguinte e posteriores

Filtros de reuniões

O menu da esquerda permite filtrar as reuniões com base no seguinte:

• As minhas reuniões lista todas as reuniões em que participa
• Reuniões recorrentes lista todas as reuniões recorrentes visíveis para si
• Todas as reuniões lista todas as reuniões visíveis para si
• Série de reuniões lista as ocorrências de reuniões que fazem parte de reuniões recorrentes
• Convites lista todas as reuniões para as quais tem convite
• Presente lista todas as reuniões em que foi marcado como tendo estado presente
• Criado por mim lista todas as reuniões criadas por si

Os botões junto a Filtros permitem filtrar as reuniões futuras ou passadas.

Também pode utilizar os filtros de reuniões para refinar a lista de reuniões com base nos seguintes critérios:

• Utilizador presente - mostra as reuniões em que um utilizador específico participou

• Autor - mostra as reuniões que um utilizador específico criou

• Utilizador convidado - mostra as reuniões para as quais um utilizador específico foi convidado

• Parte de uma série de reuniões - mostra reuniões que fazem parte de uma série de reuniões específica

• Projeto - mostra as reuniões de um projeto específico (só será apresentado na vista global do módulo, ou seja, não num projeto específico)

  

Subscribe to meetings

You can subscribe to all your OpenProject meetings in an external calendar application (such as Outlook, Apple Calendar, or Open-Xchange). This provides a single, read-only calendar that stays up to date automatically, without relying on individual .ics email invites.

In addition to viewing meetings, subscribing to meetings allows you to respond to meeting invitations directly from your calendar. Your response (Accepted, Tentative, or Declined) is synchronized back to OpenProject and shown as your participation status in the meeting.

Criar uma subscrição

Pode inscrever-se nas reuniões do OpenProject no módulo Reuniões ou na página Definições da conta.

Na página de síntese das reuniões (global ou específica do projeto), clique no ícone Mais (três pontos) e selecione Subscrever o calendário.

Receberá instruções para a criação de um token de subscrição iCal:

1. Dê um nome ao token e clique em Criar subscrição.

2. Copie o URL de subscrição de reunião iCal gerado. Este URL é mostrado apenas uma vez e permite que qualquer pessoa com ele veja as suas reuniões.

3. Adicione este URL ao seu calendário externo para subscrever as suas reuniões OpenProject.

Once subscribed, meeting dates and updates are synchronized automatically. If you respond to a meeting invitation in your calendar, your participation status is updated in OpenProject and visible to meeting organizers and other participants.

Nota

If you respond to a meeting invitation in your calendar before the meeting is fully created or visible in OpenProject, your response will still be applied once the meeting becomes available, as long as the calendar subscription remains active.

If you are only interested in a specific meeting, you can download that specific meeting as an iCal event instead.

Dica

If you are interested in how the Meetings module is used by the OpenProject team, please take a look at this blog article and this use case.

Mais informações sobre o OpenProject como software de gestão de reuniões de código aberto.