Gestion des réunions
Les réunions dans OpenProject vous permettent de gérer et de documenter vos réunions de projet, de préparer l’ordre du jour de la réunion avec votre équipe et de partager les minutes avec les participants, le tout à partir d’un même endroit.
Réunions est un module qui permet l’organisation de réunions. Note : Afin de pouvoir créer des réunions, le module Réunions doit être activé dans les Paramètres du projet.
| Sujet | Contenu |
|---|---|
| Réunions dans OpenProject | Comment ouvrir des réunions dans OpenProject. |
| Réunions ponctuelles | Comment créer et éditer des réunions uniques dans OpenProject. |
| Réunions récurrentes | Comment créer et modifier des réunions récurrentes dans OpenProject. |
| FAQ sur les réunions | Foire aux questions sur les réunions dans OpenProject. |
Réunions dans OpenProject
Les réunions dans OpenProject aident les équipes à organiser des discussions, à suivre les ordres du jour des réunions et à documenter les décisions de manière efficace. Il existe deux types de réunions : les réunions ponctuelles et les réunions récurrentes. Les réunions ponctuelles sont des événements autonomes programmés à une date et une heure précises. Les réunions récurrentes introduisent un moyen structuré de définir une série de réunions connexes, garantissant la cohérence et réduisant la configuration manuelle.
Aperçu des réunions
En sélectionnant Réunions dans le menu du projet sur la gauche, vous obtenez un aperçu de toutes les réunions auxquelles vous avez été invité dans un projet spécifique trié par date. En cliquant sur le nom, vous pouvez consulter les détails de la réunion.
Pour avoir un aperçu des réunions sur plusieurs projets, vous pouvez sélectionner Réunions dans le menu des modules globaux.
Les réunions seront regroupées en fonction de l’heure de début de la réunion dans les groupes suivants :
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Aujourd’hui liste les réunions ouvertes prévues pour le même jour
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Demain liste les réunions ouvertes prévues pour le lendemain
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Plus tard dans la semaine liste toutes les réunions ouvertes prévues entre deux jours et la fin de la semaine.
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La semaine prochaine et les suivantes liste toutes les réunions ouvertes prévues la semaine prochaine et les suivantes
Filtres des réunions
Le menu de gauche vous permet de filtrer les réunions en fonction des éléments suivants :
- Mes réunions liste toutes les réunions auxquelles vous participez
- Réunions récurrentes liste toutes les réunions récurrentes visibles pour vous
- Toutes les réunions liste toutes les réunions visibles pour vous
- Les séries de réunions listent les réunions qui font partie des réunions récurrentes.
- Invitations liste toutes les réunions pour lesquelles vous avez une invitation
- Participations liste toutes les réunions pour lesquelles vous avez été marqué(e) comme ayant participé
- Créés par moi liste toutes les réunions créées par vous
Les boutons situés à côté de Filtres vous permettent de filtrer les réunions à venir ou passées.
Vous pouvez également utiliser les filtres de réunions pour affiner la liste des réunions en fonction des critères suivants :
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Utilisateur participant : affiche les réunions auxquelles un utilisateur spécifique a participé
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Auteur : affiche les réunions qu’un utilisateur spécifique a créées
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Utilisateur invité : affiche les réunions auxquelles un utilisateur spécifique a été invité à participer
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Partie d’une série de réunions : affiche les réunions qui font partie d’une série de réunions spécifique
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Projet : affiche les réunions d’un projet spécifique (cette option ne s’affiche que dans la vue globale du module, c’est-à-dire pas dans un projet spécifique).
Subscribe to meetings
You can subscribe to all your OpenProject meetings in an external calendar application (such as Outlook, Apple Calendar, or Open-Xchange). This provides a single, read-only calendar that stays up to date automatically, without relying on individual .ics email invites.
In addition to viewing meetings, subscribing to meetings allows you to respond to meeting invitations directly from your calendar. Your response (Accepted, Tentative, or Declined) is synchronized back to OpenProject and shown as your participation status in the meeting.
Créer un abonnement
Vous pouvez vous abonner aux réunions d’OpenProject soit dans le module Réunions, soit à partir de votre page des paramètres du compte.
Sur la page d’aperçu des réunions (globale ou spécifique à un projet), cliquez sur l’icône Plus (trois points) et sélectionnez S’abonner au calendrier.
La plateforme vous guidera dans la création d’un jeton d’abonnement iCal :
- Nommez le jeton et cliquez sur Créer un abonnement.
- Copiez l’URL de l’abonnement à la réunion iCal généré. Cette URL n’est affichée qu’une seule fois et permet à toute personne qui la possède de voir vos réunions.
- Ajoutez cette URL à votre calendrier externe pour vous inscrire à vos réunions OpenProject.
Once subscribed, meeting dates and updates are synchronized automatically. If you respond to a meeting invitation in your calendar, your participation status is updated in OpenProject and visible to meeting organizers and other participants.
Remarque
If you respond to a meeting invitation in your calendar before the meeting is fully created or visible in OpenProject, your response will still be applied once the meeting becomes available, as long as the calendar subscription remains active.
If you are only interested in a specific meeting, you can download that specific meeting as an iCal event instead.
Conseil
If you are interested in how the Meetings module is used by the OpenProject team, please take a look at this blog article and this use case.
Découvrez OpenProject en tant que logiciel de gestion de réunions open source.