Reuniões únicas
Nota
Com o OpenProject 13.1 introduzimos reuniões dinâmicas juntamente com as reuniões clássicas. Com o OpenProject 15.3, as reuniões dinâmicas são substituídas por reuniões únicas e reuniões recorrentes para melhorar ainda mais a gestão das reuniões. Com o OpenProject 16.0, as reuniões clássicas foram removidas do OpenProject. Leia mais sobre esta alteração neste artigo do blogue.
Para obter informações sobre a configuração de séries e modelos de reuniões recorrentes, consulte esta página. Tenha em atenção que as ocorrências individuais de uma série de reuniões recorrentes são reuniões únicas e têm as mesmas funcionalidades aqui descritas.
[!NOTA] O módulo Reuniões tem de ser ativado nas Definições do projeto para poder criar e editar reuniões.
| Tópico | Conteúdo |
|---|---|
| Criar uma nova reunião | Como criar uma nova reunião no OpenProject. |
| Modo de rascunho de reuniões | Como preparar uma nova reunião nos bastidores. |
| Editar uma reunião | Como editar uma reunião existente. |
| Adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos | Como adicionar um pacote de trabalho a uma ordem de trabalhos de uma reunião. |
| Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião | Como criar ou editar a ordem de trabalhos. |
| Backlog de ordem de trabalhos | Como utilizar um backlog de ordem de trabalhos. |
| Adicionar participantes na reunião | Como convidar pessoas para uma reunião. |
| Adicionar anexos à reunião | Como adicionar anexos a uma reunião. |
| Enviar e-mail a todos os participantes | Como enviar um e-mail a todos os participantes da reunião. |
| Transferir uma reunião como um evento do iCalendar | Como transferir uma reunião como um evento do iCalendar. |
| Apresentar uma reunião | Como utilizar o modo de apresentação para reuniões no OpenProject. |
| Encerrar uma reunião | Como encerrar uma reunião no OpenProject. |
| Reabrir uma reunião | Como reabrir uma reunião no OpenProject. |
| Exportar uma reunião | Como exportar uma reunião como PDF no OpenProject. |
| Copiar uma reunião | Como copiar uma reunião no OpenProject (reuniões recorrentes). |
| Eliminar uma reunião | Como eliminar uma reunião no OpenProject. |
Criar e editar reuniões únicas
Criar uma nova reunião
Tanto pode criar uma reunião a partir de um projeto como a partir do módulo global Reuniões.
Para criar uma nova reunião, clique no botão verde + Reunião no canto superior direito e selecione o tipo de reunião que pretende criar. Pode escolher entre reuniões pontuais e reuniões recorrentes.
Para obter passos sobre como configurar reuniões recorrentes, consulte esta página.
Se escolher a opção única, introduza o título da reunião, a localização, a data e hora de início e a duração.
Se estiver a criar uma reunião a partir de um módulo global, terá primeiro de selecionar um projeto ao qual a reunião é atribuída.
Dica
A duração pode ser introduzida em horas e minutos. Por exemplo, para uma reunião que deve durar 1,5 horas, pode introduzir:
- 1.5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Clique no botão Criar reunião para guardar as suas alterações. Será criada uma nova reunião. Estará inicialmente em modo de rascunho, como indicado pela mensagem de estado e pelo banner correspondente. Pode então continuar a adicionar mais detalhes à reunião.
Modo de rascunho de reunião
O modo de rascunho permite preparar a reunião com antecedência. Pode estruturar ou aperfeiçoar os pontos da agenda e trabalhar no material sem iniciar a reunião. Este modo permite a preparação de reuniões internas e permite ajustar livremente os participantes na reunião sem que sejam notificados nesta fase.
No modo de rascunho, o indicador de estado da reunião não tem opções de lista pendente. Não são enviadas notificações por e-mail ou convites no modo de rascunho.
Depois de criar uma reunião, pode definir uma agenda de reunião em modo de rascunho. Também pode editar a ordem de trabalhos em qualquer altura depois de abrir a reunião.
Quando terminar de editar o rascunho, clique no botão Abrir reunião no canto superior direito.
Isto irá abrir uma caixa de diálogo, em que pode escolher se um convite e atualizações devem ser enviados aos participantes da reunião ou não. Dependendo da sua escolha, uma faixa explicará a ação que se seguirá.
Importante
Quando sai do modo de rascunho (abrindo uma reunião), já não pode voltar a ele.
Se sair do modo de rascunho, o estado da reunião muda para Aberto.
Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião
Pode editar a ordem de trabalhos de uma reunião adicionando secções, pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho existentes, selecionando a opção pretendida no botão verde + Adicionar. Pode então adicionar notas a cada ponto da ordem de trabalhos.
Adicionar uma secção da ordem de trabalhos
As secções permitem-lhe agrupar os itens da ordem de trabalhos em blocos para uma melhor organização.
Para adicionar uma secção, clique no botão + Adicionar na parte inferior dos itens da ordem de trabalhos e selecione a opção Secção.
Se, antes de criar a sua primeira secção, a sua reunião já tiver pontos da ordem de trabalhos existentes, estes serão automaticamente incluídos numa secção denominada Secção sem título. Se desejar, pode mudar o nome desta secção.
Nota
Se utilizar secções, todos os pontos da ordem de trabalhos têm de ter secções.
Após adicionar uma secção, pode especificá-la ainda mais adicionando pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho.
Também pode adicionar pontos da ordem de trabalhos a secções específicas, arrastando e largando itens em cada secção, ou clicando no botão Mais (⋯) e escolhendo a ação pretendida.
Este menu também lhe permite mudar o nome de uma secção, movê-la ou eliminar toda a secção, selecionando a respetiva opção no menu pendente por trás do ícone Mais (⋯) no lado direito. Se uma secção for movida, os pontos da ordem de trabalhos serão movidos com ela.
Dica
Também pode reorganizar as secções arrastando e largando secções para cima e para baixo.
Importante
Eliminar uma secção elimina todos os pontos da ordem de trabalhos que a contêm. Se uma secção contiver pontos da ordem de trabalhos, ser-lhe-á pedida uma confirmação antes de a eliminar.
Adicionar um ponto da ordem de trabalhos
Se selecionar a opção Ponto da ordem de trabalhos, pode dar um nome a esse ponto, adicionar notas, definir a duração prevista em minutos e selecionar um utilizador para ser apresentado junto ao ponto da ordem de trabalhos. Pode ser, por exemplo, uma reunião ou um membro do projeto responsável pelo ponto, ou alguém que irá apresentar esse tópico específico.
Por predefinição, ao criar um ponto da ordem de trabalhos, este será pré-preenchido com o nome do utilizador que adiciona o ponto da ordem de trabalhos, mas pode ser removido ou substituído por um dos outros participantes na reunião.
As secções mostrarão a soma de todas as durações de todos os pontos que as contêm (ou, pelo menos, daqueles que têm uma duração especificada).
Dica
Se necessitar de armazenar a ordem de trabalhos fora do OpenProject, pode gerar um PDF otimizado utilizando a função de impressão (Ctrl/Cmd + P).
Ligar um pacote de trabalho a uma reunião
Se selecionar a opção Pacote de trabalho, pode ligar um pacote de trabalho introduzindo um ID de pacote de trabalho ou começando a escrever uma palavra-chave, o que abrirá uma lista de opções possíveis.
Edite uma agenda de reunião
Após finalizar a agenda, pode sempre editar a agenda, os elementos, adicionar notas, mover um elemento para cima ou para baixo ou eliminá-lo. Se clicar no ícone de menu Mais (três pontos) no lado direito de cada elemento da agenda, é apresentado um menu de opções disponíveis, incluindo edição, cópia da ligação para a área de transferência, deslocação do elemento da agenda dentro da agenda ou para o backlog, ou eliminação do elemento.
Também pode reordenar os pontos da ordem de trabalhos clicando na pega de arrastamento (o ícone com seis pontos) na margem esquerda de cada ponto da ordem de trabalhos e arrastando esse ponto para cima ou para baixo.
As durações de cada ponto da ordem de trabalhos são automaticamente somadas. Se essa soma exceder a duração planeada introduzida em Detalhes da reunião, a duração dos tempos de agenda que excedem a duração planeada aparecerá a vermelho para o avisar desse facto.
Backlogs de ordem de trabalho
Um backlog de ordem de trabalhos é uma seção especial pré-existente abaixo da ordem de trabalhos real da reunião, onde os elementos adicionais da agenda podem ser listados antes de serem adicionados a essa reunião específica. Permite que os utilizadores proponham tópicos que são depois escolhidos pelo organizador da reunião, antes ou durante a mesma.
O backlog pode ser expandido ou recolhido clicando no título.
Dica
Por defeito, o backlog é expandido quando o estado da reunião está aberto, recolhido se o estado da reunião estiver em curso e oculto se a reunião estiver encerrada.
Adicionar e editar elementos aos backlogs da ordem de trabalhos
Pode adicionar pontos da ordem de trabalhos e ligar pacotes de trabalho da mesma forma que faria na ordem de trabalhos da reunião, arrastando e largando pontos da ordem de trabalhos noutra parte da reunião ou utilizando as opções do menu pendente do ícone Mais (três pontos) à direita.
Esse mesmo menu Mais também permite editar, reordenar, adicionar notas ou eliminar um elemento no backlog da ordem de trabalhos.
Limpar backlog de ordem de trabalhos?
Pode remover elementos individuais de um backlog de ordem de trabalhos ou limpar um backlog completo ao clicar na opção Limpar backlog no menu Mais (três pontos) junto ao nome do backlog. Utilize esta opção com cuidado, uma vez que a ação não pode ser anulada.
Adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos
Existem duas formas de adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos de uma reunião.
- A partir do módulo Reuniões: utilizando o botão + Adicionar para adicionar um ponto da ordem de trabalhos do pacote de trabalho ou
- A partir de um determinado pacote de trabalho: utilizando o botão + Adicionar à reunião no separador Reuniões
Pode adicionar um pacote de trabalho a reuniões futuras ou anteriores, desde que o pacote de trabalho esteja marcado como aberto.
Dica
As próximas reuniões são apresentadas por ordem cronológica, da reunião mais próxima para a mais distante. As reuniões anteriores são apresentadas por ordem cronológica inversa, da reunião mais recente para a mais antiga.
Editar uma reunião
Se pretender alterar os detalhes de uma reunião, por exemplo, a hora ou a localização, abra a vista de detalhes da reunião clicando no ícone de roda dentada junto a Detalhes da reunião.
É apresentado um ecrã de edição, onde pode ajustar a data, a hora, a duração e a localização da reunião. Dependendo de estar ativada ou desativada a opção de envio de atualizações do calendário por e-mail, uma faixa no formulário indicará se será enviada uma atualização após guardar as alterações.
Não se esqueça de guardar as alterações clicando no botão Guardar. Cancelar fá-lo-á regressar à vista de detalhes.
Dica
Se alguém editar ou atualizar a página da reunião atual em simultâneo, e guardar as suas alterações, você e todos os outros utilizadores na mesma página serão notificados desse facto com uma pequena faixa na parte superior da página. Clique no botão Recarregar para carregar a versão atualizada da página.
Se estiver no modo de apresentação, as alterações serão carregadas automaticamente, sem que a faixa seja apresentada.
Para editar o título da reunião, selecione o menu pendente por trás dos três pontos e selecione Editar título da reunião.
Participantes da reunião
Adicione participantes na reunião
Verá a lista de todos os membros do projeto convidados em Participantes. Pode adicionar participantes (Convidados e Participantes) a uma reunião no modo de edição. O processo é o mesmo, quer esteja a criar uma nova reunião ou a editar uma já existente. Pode clicar no ícone de roda dentada junto à secção Participantes ou clicar na ligação Gerir participantes por baixo da lista de participantes existentes.
A lista de participantes apresenta todas as pessoas convidadas para a reunião até ao momento. Inicialmente, contém apenas o criador da reunião. Para adicionar participantes, utilize a barra de pesquisa para encontrar um ou mais membros do projeto e, em seguida, clique em Adicionar. Dependendo de estar ativada ou desativada a opção de envio de atualizações do calendário por e-mail, uma faixa no formulário indicará se será enviada uma atualização após guardar as alterações.
Para remover um participante, clique no ícone x na extremidade direita do seu nome.
Once participants are added, their participation status is shown in the meeting view.
If participants are subscribed to meetings via an external calendar, they can respond to the meeting invitation directly from their calendar (Accepted, Tentative, or Declined). Their response is synchronized back to OpenProject and visible to meeting organizers and other participants.
Quando a reunião tiver começado (estado definido para Em curso), pode registar a participação selecionando o botão Marcar como participante.
Enviar e-mail a todos os participantes
Pode enviar um lembrete por e-mail a todos os participantes da reunião. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Send email invite to participants. Um lembrete por e-mail com os detalhes da reunião (incluindo uma ligação para a reunião) é imediatamente enviado a todos os convidados e participantes.
Atualizações do calendário por e-mail
A secção Atualizações do calendário por e-mail no lado direito mostra se a definição para notificar os participantes de quaisquer alterações à reunião por e-mail está ativada. To enable it click the Enable button, to disable it click the Disable icon. Here is an example of disabling the calendar updates.
Verá então uma mensagem de aviso a informar sobre as consequências. Neste ponto, pode cancelar ou confirmar a desativação das atualizações por e-mail.
Pode sempre voltar a ativar clicando no ícone Ativar.
Nota
Enabling or disabling email calendar updates does not affect calendar subscriptions. If you are unsure whether a meeting change will trigger an email or update your calendar subscription, see the Meetings FAQ.
Meeting outcomes
Meeting outcomes help you document what was discussed and decided during a meeting. You can capture outcomes as written notes (e.g. decisions or summaries) or as work packages to create follow-up tasks that stay connected to the meeting agenda.
Adicionar resultados de pontos da ordem de trabalhos
During a meeting, stakeholders will often make relevant decisions, add useful information, or specify follow-up steps. No OpenProject, estes podem ser adicionados como resultados a cada ponto da ordem de trabalhos. Para registar os resultados, o estado da reunião tem primeiro de ser definido para em curso.
Dica
To be able to add Agenda meeting outcomes, Manage outcomes permission needs to be granted under Roles and permissions in system administration.
Once a meeting is in progress, there will be a + Outcome button at the end of each agenda item. Click + Outcome and choose one of the following options:
Write outcome
Use this option to add a written outcome, such as a decision, a short summary, or meeting notes.
An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing an agenda item.
Click Save to add the agenda item outcome.
Dica
You can save multiple outcomes per agenda item in OpenProject.
After saving a written outcome, you can still edit it. Clique no menu Mais (três pontos) no lado direito de cada item de resultado e selecione Editar resultado.
This menu also allows you to Copy link to clipboard and to Remove the outcome.
Existing work package
Use this option to add an already existing work package as a meeting outcome. This is helpful if the follow-up task already exists and you want to document that it was discussed during the meeting.
You can use the search bar to search for a work package name or ID.
Once added, the work package will appear as an outcome under the agenda item. Work package outcomes can be removed again if needed. From the More (three dots) menu, you can copy the work package URL or remove the outcome.
New work package
Use this option to create a new work package directly from the meeting and add it as an outcome. This is useful for quickly creating follow-up tasks during the meeting while keeping them linked to the agenda item and meeting minutes.
When you select New work package, a work package creation dialog will open.
After creating it, the new work package will be shown as an outcome under the agenda item.
Dica
Creating work packages as meeting outcomes requires users to have both Manage outcomes and Create work packages permissions.
Agenda outcomes in work packages
Meeting agenda outcomes are also displayed in the Meetings tab of the linked work package in a read-only format. They are marked with an Added as outcome label so that it is clear how the work package is connected to the meeting.
Anexos da reunião
You can add attachments in the meetings in the Attachments section in the bottom right corner. You can either use the +Attach files link to select files from your computer or drag and drop them.
Os anexos adicionados podem ser adicionados à secção Notas dos pacotes da ordem de trabalhos, arrastando e largando-os da secção Anexos.
Histórico da reunião
Pode acompanhar as alterações feitas a uma reunião e por que utilizador. Selecione o menu pendente clicando no ícone Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Histórico da reunião.
Isto apresentará os detalhes do histórico da reunião.
Transferir uma reunião como um evento do iCalendar
Pode transferir uma reunião como um evento do iCalendar. Selecione o menu pendente clicando no menu Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Transferir evento do iCalendar.
Leia mais sobre como subscrever um calendário.
Please keep in mind that downloading a meeting as an iCalendar event adds it to your calendar, but it does not keep the meeting synchronized automatically.
Dica
If you want to respond to meeting invitations directly from your calendar and have your participation status synchronized back to OpenProject, you can subscribe to meetings instead of downloading individual iCal events.
Alterar estado da reunião
You can change the status of a meeting depending on whether you are preparing it, running it, or finalizing it.
Draft mode is used while preparing a meeting before it is opened. In this mode you can outline the agenda, add or adjust items, work on the content, and adjust participants without running the meeting yet. Draft mode is intended for internal preparation and does not represent the start of the meeting.
Once the preparation stage is finalized, meetings in OpenProject transition to an active phase and can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Dependendo do estado da reunião, estão disponíveis diferentes opções, tais como editar a ordem de trabalhos, adicionar resultados ou finalizar a reunião. Pode fazer a transição entre estes estados utilizando o botão de estado da reunião com um menu pendente por baixo do nome da reunião ou no painel do lado direito.
Se clicar neste botão, são apresentadas as seguintes opções de estado:
Abrir: reverte a reunião para um estado editável, mas os resultados existentes permanecem só de leitura.
Em curso: permite a documentação dos resultados para os pontos da ordem de trabalhos.
Fechada: bloqueia a reunião e impede outras edições.
Estado de reunião aberta
Quando uma reunião está Aberta, pode preparar a ordem de trabalhos adicionando ou removendo pontos da ordem de trabalhos. Quando a ordem de trabalhos estiver pronta, a reunião pode ser iniciada.
[!DICA]
Num estado de reunião aberta, para além do menu de estado, verá diretamente a ligação Iniciar uma reunião à direita.
Marcar reunião em curso
Quando a ordem de trabalhos estiver pronta, a reunião pode ser iniciada. Para marcar uma reunião em curso, pode utilizar o menu pendente de estado e selecionar Em curso ou clicar na ligação Iniciar reunião no lado direito.
Definir uma reunião Em curso permite-lhe adicionar Resultados do item da ordem de trabalhos utilizando os botões +Resultado.
Quando todos os resultados estiverem documentados, pode encerrar a reunião. Para o fazer, utilize o menu pendente de estado no lado direito ou por baixo do nome da reunião.
Encerrar uma reunião
Quando todos os resultados estiverem documentados, pode encerrar a reunião. Para o fazer, utilize o menu pendente de estado no lado direito ou por baixo do nome da reunião.
Dica
Numa reunião marcada como em curso, para além do menu de estado, verá diretamente a ligação Encerrar reunião à direita.
Encerrar uma reunião bloqueia o estado atual e torna-o apenas de leitura.
Quando uma reunião é encerrada, ainda pode copiar uma ligação para um elemento ou resultado específico da agenda. Clique no ícone Mais (três pontos) à direita e selecione Copiar para a área de transferência.
Reabrir uma reunião
Depois de uma reunião ter sido encerrada, já não pode ser editada. Os membros do projeto com permissão para editar e encerrar reuniões verão, no entanto, uma opção Reabrir reunião. Clicar neste botão reabre uma reunião e permite-lhe editar mais.
Present a meeting
Presentation mode is available when you want to show the meeting content in a clean, non-editable view. This mode is intended for presenting the agenda or meeting material to participants during or before the meeting without distractions. However, agenda items can be edited in presentation mode if needed.
Presentation mode can be used regardless of the meeting status (open, in progress or closed). However, a presentation mode is not available in a draft mode or for a meeting template (recurring meetings).
Dica
Presentation mode generally does not change the meeting status, with one exception. If a meeting has the status Open, clicking the Present button will automatically change the meeting status to In progress.
To initiate a presentation mode click the present button in the top right corner.
Presentation mode will be activated. It will show the following:
- The meeting title
- Exit presentation button
- Current section (if any)
- Current item of the selected section
- Button to add outcomes directly during the presentation
- Footer with agenda progress, a running timer, and Previous / Next navigation buttons showing item titles and section titles when applicable
You can navigate through the meeting presentation by either clicking the Previous/Next navigation buttons, or by using arrow keys of your keyboard.
Meeting changes made during the presentation are updated automatically unless an item is actively being edited.
To exit the presentation mode click the Exit presentation button in the header.
Nota
Some browsers may block automatic full-screen mode. In this case you can manually enable full-screen using the browser controls.
Exportar uma reunião
Pode exportar uma reunião no OpenProject em formato PDF. Uma reunião pode ser exportada independentemente do estado da reunião (aberta, em curso ou encerrada).
Para exportar uma reunião, selecione o menu pendente clicando no ícone Mais (três pontos) no canto superior direito e selecione Exportar PDF.
Será aberta a janela de diálogo Exportar PDF. Aqui pode especificar quais os elementos que devem ser incluídos no PDF e especificar o texto do rodapé. As opções incluem:
- Incluir lista de participantes: uma lista de participantes será predefinida acima da ordem de trabalhos da reunião (esta opção está selecionada por predefinição)
- Incluir lista de anexos: uma lista com os nomes dos ficheiros dos anexos será anexada no final
- Incluir backlog: inclui a lista de elementos do backlog.
- Incluir os resultados da ordem de trabalhos: inclui os resultados da ordem de trabalhos (se os resultados da sua ordem de trabalhos contiverem informações confidenciais, pode optar por não os incluir na exportação).
Também pode especificar o Texto do rodapé, que aparecerá na parte inferior de cada página. O texto predefinido para o rodapé da exportação de PDF é o nome do projeto.
Click the Download button to generate a PDF. A primeira página do PDF é a página de título. O PDF gerado incluirá todos os detalhes e a ordem de trabalhos da reunião. Os participantes da reunião, os resultados da ordem de trabalhos, a lista de anexos e os elementos do backlog só serão incluídos se forem selecionados para a exportação.
Nota
As macros do menu pendente de macros do editor não são suportadas no PDF.
Copiar uma reunião
Pode copiar uma reunião existente. Isto é útil se tiver reuniões recorrentes. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Duplicate.
Será aberto um modal que lhe permitirá ajustar o título, a hora, a localização e outros detalhes da reunião copiada. Por predefinição, a data da reunião copiada será definida para o dia seguinte. Também tem a opção de copiar a ordem de trabalhos, os anexos e a lista de participantes.
Se copiar uma reunião encerrada, o novo estado da reunião será automaticamente definido como aberto. Não se esqueça de guardar a reunião copiada, clicando no botão Criar reunião.
Eliminar uma reunião
Pode eliminar uma reunião. Para o fazer, clique nos três pontos no canto superior direito, selecione Eliminar reunião e confirme a sua escolha.
