Reuniões únicas
Com o OpenProject 15.3, as reuniões foram melhoradas com a introdução de uma distinção clara entre reuniões únicas e reuniões recorrentes. Esta página cobre as caraterísticas e funcionalidades das reuniões únicas no OpenProject.
Para obter informações sobre a configuração de séries e modelos de reuniões recorrentes, consulte esta página. Tenha em atenção que as ocorrências individuais de uma série de reuniões recorrentes são reuniões únicas e têm as mesmas funcionalidades aqui descritas.
Nota
O módulo Reuniões tem de ser ativado nas Definições do projeto para poder criar e editar reuniões.
| Tópico | Conteúdo |
|---|---|
| Criar uma nova reunião | Como criar uma nova reunião no OpenProject. |
| Editar uma reunião | Como editar uma reunião existente. |
| Adicionar um pacote de trabalho à ordem de trabalhos | Como adicionar um pacote de trabalho a uma ordem de trabalhos de uma reunião. |
| Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião | Como criar ou editar a ordem de trabalhos. |
| Adicionar participantes na reunião | Como convidar pessoas para uma reunião. |
| Adicione os anexos da reunião | Como adicionar anexos a uma reunião. |
| Enviar e-mail a todos os participantes | Como enviar um e-mail a todos os participantes da reunião. |
| Transferir uma reunião como um evento do iCalendar | Como transferir uma reunião como um evento do iCalendar. |
| Encerrar uma reunião | Como encerrar uma reunião no OpenProject. |
| Reabrir uma reunião | Como reabrir uma reunião no OpenProject. |
| Copiar uma reunião | Como copiar uma reunião no OpenProject (reuniões recorrentes). |
| Eliminar uma reunião | Como eliminar uma reunião no OpenProject. |
Criar e editar reuniões únicas
Criar uma nova reunião
Tanto pode criar uma reunião a partir de um projeto como a partir do módulo global Reuniões.
Para criar uma nova reunião, clique no botão verde + Reunião no canto superior direito e selecione o tipo de reunião que pretende criar. Pode escolher entre reuniões únicas, recorrentes ou clássicas.
Para obter passos sobre como criar uma reunião clássica, consulte esta página. Para obter passos sobre como configurar reuniões recorrentes, consulte esta página.
Se escolher a opção única, introduza o título da reunião, a localização, a data e hora de início e a duração.
Se estiver a criar uma reunião a partir de um módulo global, terá primeiro de selecionar um projeto ao qual a reunião é atribuída.
Dica
A duração pode ser introduzida em horas e minutos. Por exemplo, para uma reunião que deve durar 1,5 horas, pode introduzir:
- 1.5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Clique no botão Criar reunião para guardar as suas alterações. Pode então continuar a adicionar mais detalhes à reunião.
Criar ou editar a ordem de trabalhos da reunião
Após criar uma reunião, pode definir uma ordem de trabalhos da reunião.
Pode fazê-lo adicionando secções, pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho existentes, selecionando a opção desejada sob o botão verde + Adicionar. Pode então adicionar notas a cada ponto da ordem de trabalhos.
Adicionar uma secção da ordem de trabalhos
As secções permitem-lhe agrupar os itens da ordem de trabalhos em blocos para uma melhor organização.
Para adicionar uma secção, clique no botão + Adicionar na parte inferior dos itens da ordem de trabalhos e selecione a opção Secção.
Se, antes de criar a sua primeira secção, a sua reunião já tiver pontos da ordem de trabalhos existentes, estes serão automaticamente incluídos numa secção denominada Secção sem título. Se desejar, pode mudar o nome desta secção.
Nota
Se utilizar secções, todos os pontos da ordem de trabalhos têm de ter secções.
Após adicionar uma secção, pode especificá-la ainda mais adicionando pontos da ordem de trabalhos ou pacotes de trabalho.
Também pode adicionar pontos da ordem de trabalhos a secções específicas, arrastando e largando itens em cada secção, ou clicando no botão Mais (⋯) e escolhendo a ação pretendida.
Este menu também lhe permite mudar o nome de uma secção, movê-la ou eliminar toda a secção, selecionando a respetiva opção no menu pendente por trás do ícone Mais (⋯) no lado direito. Se uma secção for movida, os pontos da ordem de trabalhos serão movidos com ela.
Dica
Também pode reorganizar as secções arrastando e largando secções para cima e para baixo.
Importante
Eliminar uma secção elimina todos os pontos da ordem de trabalhos que a contêm. Se uma secção contiver pontos da ordem de trabalhos, ser-lhe-á pedida uma confirmação antes de a eliminar.
Adicionar um ponto da ordem de trabalhos
Se selecionar a opção Ponto da ordem de trabalhos, pode dar um nome a esse ponto, adicionar notas, definir a duração prevista em minutos e selecionar um utilizador para ser apresentado junto ao ponto da ordem de trabalhos. Pode ser, por exemplo, uma reunião ou um membro do projeto responsável pelo ponto, ou alguém que irá apresentar esse tópico específico.
Por predefinição, ao criar um ponto da ordem de trabalhos, este será pré-preenchido com o nome do utilizador que adiciona o ponto da ordem de trabalhos, mas pode ser removido ou substituído por um dos outros participantes na reunião.
As secções mostrarão a soma de todas as durações de todos os pontos que as contêm (ou, pelo menos, daqueles que têm uma duração especificada).
Dica
Se necessitar de armazenar a ordem de trabalhos fora do OpenProject, pode gerar um PDF otimizado utilizando a função de impressão (Ctrl/Cmd + P).
Ligar um pacote de trabalho a uma reunião
Se selecionar a opção Pacote de trabalho, pode ligar um pacote de trabalho introduzindo um ID de pacote de trabalho ou começando a escrever uma palavra-chave, o que abrirá uma lista de opções possíveis.
Edite uma agenda de reunião
Após ter finalizado a ordem de trabalhos, pode sempre editar os pontos da ordem de trabalhos, adicionar notas, mover um ponto para cima ou para baixo ou eliminá-lo. Se clicar no ícone do menu Mais (três pontos) no lado direito de cada item da agenda, aparece um menu de opções disponíveis, incluindo edição, cópia da ligação para a área de transferência, deslocação do item da agenda dentro da agenda ou eliminação do mesmo.
Também pode reordenar os pontos da ordem de trabalhos clicando na pega de arrastamento (o ícone com seis pontos) na margem esquerda de cada ponto da ordem de trabalhos e arrastando esse ponto para cima ou para baixo.
As durações de cada ponto da ordem de trabalhos são automaticamente somadas. Se essa soma exceder a duração planeada introduzida em Detalhes da reunião, a duração dos tempos de agenda que excedem a duração planeada aparecerá a vermelho para o avisar desse facto.
Add agenda item outcomes
During a meeting, stakeholders will often take certain decisions, add useful information or note down follow-up points. In OpenProject, these can be added as outcomes to each agenda item. To note outcomes, the meeting status has to first be set to in progress. Once in progress, there will be a + Outcome button at the end of each agenda item. To add an outcome, simply click this button.
An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing a wiki page.
Click Save to add the outcome agenda.
After saving an agenda item outcome, you can still edit it. Clique no menu Mais (três pontos) no lado direito de cada item de resultado e selecione Editar resultado.
This menu also allows you to Copy link to clipboard and to Remove the outcome.
Dica
Outcomes are also displayed in the Meetings tab of a work package in a read-only format.
Add a work package to the agenda
There are two ways to add a work package to a meeting agenda.
- From the Meetings module: using the + Add button add a work package agenda item or
- From a particular work package: using the + Add to meeting button on the Meetings tab
You can add a work package to both upcoming or past meetings as long as the work package is marked open.
Dica
As próximas reuniões são apresentadas por ordem cronológica, da reunião mais próxima para a mais distante. As reuniões anteriores são apresentadas por ordem cronológica inversa, da reunião mais recente para a mais antiga.
Editar uma reunião
If you want to change the details of a meeting, for example its time or location, open the meetings details view by clicking the cogwheel icon next to the Meeting details.
An edit screen will be displayed, where you can adjust the date, time, duration and location of the meeting.
Do not forget to save the changes by clicking the Save button. Cancelar fá-lo-á regressar à vista de detalhes.
Dica
If someone else edits or updates the current meeting page at the same time and saves their changes, you and all other users on the same page will be notified of this with a small banner at the top of the page. Click the Reload button to load the updated version of the page.
In order to edit the title of the meeting select the dropdown menu behind the three dots and select the Edit meeting title.
Meeting participants
Adicione participantes na reunião
You will see the list of all the invited project members under Participants. You can add participants (Invitees and Attendees) to a meeting in edit mode. O processo é o mesmo, quer esteja a criar uma nova reunião ou a editar uma já existente. You can either click the cogwheel icon next to Participants section or click the Add participants link under the list of existing participants.
You will see the list of all the project members and be able to tell, based on the check marks next to the name under the Invited column, who was invited. After the meeting, you can record who actually took part using the checkmarks under the Attended column.
To remove an invited project member from a meeting, simply uncheck both check marks.
Click on the Save button to confirm the changes.
Enviar e-mail a todos os participantes
You can send an email reminder to all the meeting participants. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Send email to all participants. An email reminder with the meeting details (including a link to the meeting) is immediately sent to all invitees and attendees.
Meeting attachments
Pode adicionar anexos nas reuniões na secção Anexos no canto inferior direito. You can either user the +Attach files link to select files from your computer or drag and drop them.
Added attachments can be added to the Notes section of agenda packages by dragging and dropping them from the Attachments section.
Meeting history
You can track what changes were made to a meeting and by which user. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Meeting history.
This will display meeting history details.
Download a meeting as an iCalendar event
You can download a meeting as an iCalendar event. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) menu in the top right corner and select the Download iCalendar event.
Read more about subscribing to a calendar.
Change meeting status
Meetings in OpenProject can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Depending on the meeting status, different options are available, such as editing the agenda, adding outcomes, or finalizing the meeting. You can transition between these statuses using the meeting status button with a drop-down menu under the meeting name or in the right-hand pane.
Clicking on this button will show following status options:
Open: reverts the meeting to an editable state, but existing outcomes remain read-only.
In progress: enables outcome documentation for agenda items.
Closed: locks the meeting and prevents further edits.
Open meeting status
When a meeting is Open, you can prepare the agenda by adding or removing agenda items. Once the agenda is ready, the meeting can be started.
Dica
In an open meeting state in addition to the status menu, you will directly see the Start a meeting link on the right.
Mark meeting in progress
Once the agenda is ready, the meeting can be started. To mark a meeting in progress you can use the dropdown status menu and select In progress or click the Start meeting link on the right side.
Setting a meeting In progress allows adding Agenda item outcomes by using the + Outcome buttons.
Once all outcomes are documented, you can close the meeting. To do that use the dropdown status menu on the right side or under the meeting name.
Close a meeting
Once all outcomes are documented, you can close the meeting. To do that use the dropdown status menu on the right side or under the meeting name.
Dica
In a meeting marked in progress in addition to the status menu, you will directly see the Close meeting link on the right.
Closing a meeting locks the current state and makes it read-only.
Re-open a meeting
Once a meeting has been closed, it can no longer be edited. Project members with the permission to edit and close meetings will, however, see a Re-open meeting option. Clicking on this re-opens a meeting and allows further editing.
Copy a meeting
You can copy an existing meeting. This is useful if you have recurring meetings. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Copy.
A modal will open, which will allow you adjust the title, time, location and further details of the copied meeting. By default, the date for the copied meeting will be set to the next day. You also have an option of copying the agenda, attachments and the list of participants. You also have an option to email all participants after the meeting was copied.
If you copy a closed meeting, the new meeting status will automatically be set to open. Don’t forget to save the copied meeting by clicking the Create meeting button.
Eliminar uma reunião
Pode eliminar uma reunião. Para o fazer, clique nos três pontos no canto superior direito, selecione Eliminar reunião e confirme a sua escolha.
