Dateispeicher

Hinweis

Before a storage service can be added to a project, an administrator must first set up Nextcloud integration or OneDrive integration with OpenProject.

Thema	Beschreibung
Dateien-Modul-Übersicht	Datei-Modul erklärt
Nextcloud Speicher hinzufügen	Fügen Sie Ihren Nextcloud Speicher einem Projekt hinzu
Nextcloud und Projekt-Ordner	Nextcloud Projektordner verwalten
Nextcloud Speicher bearbeiten und löschen	Einen bestehenden Nextcloud Speicher bearbeiten and löschen
Add OneDrive storage to a project	Add your OneDrive storage to a project
Show attachments in work packages	Allow showing attachments under the work packages Files tab

Dateien Modul Übersicht

Under the Files module you will be able to manage external file storages, such as Nextcloud or OneDrive and manage attachments upload under Files tab in work packages. Navigieren Sie zu Projekteinstellungen -> Dateien, um hierher zu gelangen.

Neuen Speicher einem Projekt hinzufügen

Klicken Sie auf die Registerkarte Externe Dateispeicher unter Dateien. Sie gelangen auf eine Seite mit einer Übersicht über alle in diesem Projekt verfügbaren externen Dateispeicher, die zunächst leer ist.

Klicken Sie auf + Speicher oder das + Symbol unter der Tabelle.

Auf der folgenden Seite können Sie einen der Dateispeicher, die Ihr:e Administrator:in eingerichtet hat, auswählen. You can select Nextcloud or OneDrive file storages from the drop-down menu. If you only have one file storage set up ( which is the most likely scenario), it should already be selected by default. Once the storage is selected click on the Continue button to proceed.

Add a OneDrive storage to a project (Enterprise add-on)

Hinweis

OneDrive integration is an Enterprise add-on and can only be used with Enterprise cloud or Enterprise on-premises. An upgrade from the free Community edition is easy and helps support OpenProject.

If you have selected the OneDrive option in the previous step of storage selection, you will now see the Project folder options.

Here you can choose which kind of OneDrive project folder will be the default folder for file uploads for this project when using OneDrive integration.

1. No specific folder: By default, each user will start at the drive root when they upload a file or select files for linking.
2. New folder with automatically managed permissions: This will automatically create a folder for this project and manage the access permissions for each project member. Each project member will automatically have access to this folder according to the user permissions defined in File storages permissions. This option will only be available if the system administrator has set up the storage with automatically managed folders.
3. Existing folder with manually managed permissions: Once you selected this option, you can designate an existing folder as the project folder for this project using the button Select folder. The permissions are however not automatically managed, instead the folder and its content inherits the permissions as configured in the drive or the containing SharePoint site. Der:Die Administrator:in muss manuell sicherstellen, dass relevante Personen Zugriff haben. The selected folder can be used by multiple projects.

Click on Add to add your new OneDrive file storage to this project.

The OneDrive file storage is now available to all work packages in this project.

Tipp

Please refer to the OneDrive user guide for further instructions on using the integration at a user level.

Nextcloud Speicher einem Projekt hinzufügen

Wenn Sie die Option Nextcloud im vorherigen Schritt der Speicherauswahl ausgewählt haben, sehen Sie nun die Optionen Projektordner.

Projektordner

Im letzten Schritt des Prozesses können Sie wählen, welcher Projektordner der Standardordner für Datei-Uploads in diesem Projekt sein wird:

1. Kein spezifischer Ordner: Standardmäßig wird jede Person in ihrem eigenen Home-Ordner starten, wenn sie eine Datei hochlädt.
2. Neuer Ordner mit automatisch verwalteten Berechtigungen: Diese Option wird automatisch einen Ordner für dieses Projekt erstellen und die Zugriffsrechte für jedes Projektmitglied verwalten. Jedes Projektmitglied erhält automatisch Lese-, Schreib- und Freigabeberechtigungen (entsprechend der im Projekt definierten Dateispeicherberechtigungen) für diesen Ordner. Diese Option wird nur verfügbar sein, wenn der:die Systemadministrator:in den Speicher mit automatisch verwalteten Ordnern eingerichtet hat.
3. Vorhandener Ordner mit manuell verwalteten Berechtigungen: Falls Sie diese Option wählen, können Sie anschließend einen existierenden Ordner als Projektordner für dieses Projekt auswählen – mit der Schaltfläche Ordner auswählen. Die Berechtigungen werden mit dieser Option allerdings nicht automatisch verwaltet. Der:Die Administrator:in muss manuell sicherstellen, dass relevante Personen Zugriff haben. Der ausgewählte Ordner kann von mehreren Projekten verwendet werden.

Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ihren neuen Nextcloud-Dateispeicher zu diesem Projekt hinzuzufügen.

Der Nextcloud-Dateispeicher ist nun allen Arbeitspaketen in diesem Projekt zugänglich.

Tipp

Für Informationen zur Verwendung des Dateispeichers (Nextcloud-Konten auf Benutzerebene verknüpfen, verknüpfte Dateien zu einem Arbeitspaket verlinken, verknüpfte Dateien anzeigen und herunterladen, Dateiverknüpfungen aufheben), lesen Sie bitte unser Handbuch zur Nextcloud Integration.

Wenn Sie noch kein Zugriffstoken für den Dateispeicher in einem Projekt haben, werden Sie aufgefordert, sich in Ihrem Dateispeicher anzumelden. Um die Verbindung herzustellen, haben Sie die Wahl sich sofort anzumelden oder dies später zu tun.

Verbindungsstatus der Projektordnermitglieder

Falls Sie Projekt-Administrationsrechte besitzen, können Sie sehen, welche Projektmitglieder Zugriff auf die automatisch verwalteten Ordner für die Nextcloud-Integration haben. Um die Liste der Benutzer:innen zu sehen, klicken Sie auf das Personen-Symbol auf der rechten Seite der Liste.

Sie sehen dann, welche Projektmitglieder erfolgreich verbunden sind und wer Unterstützung benötigen könnte.

Einen bestehenden Nextcloud-Speicher bearbeiten

Um einen bestehenden Nextcloud-Speicher zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol auf der rechten Seite der Liste der Projektspeicher.

Im Moment können Sie nur bearbeiten, welcher Projektordnertyp für diesen speziellen Speicher in diesem Projekt verwendet wird. Vergessen Sie nicht, auf den Speichern-Button zu klicken, um Ihren Speicher zu verändern.

Tipp

Falls der zuvor ausgewählte Projektordnertyp Neuer Ordner mit automatisch verwalteten Berechtigungen war, wird beim Ändern des Projektordnertyps der bereits erstellte Projektordner nicht gelöscht. Wenn Sie die Einstellung zurücksetzen, wird versucht, den zuvor erstellten und verwendeten Projektordner wieder zu verbinden.

Löschen eines vorhandenen Dateispeichers

Um einen bestehenden Datei-Speicher zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol auf der rechten Seite der Liste der Projektspeicher.

Bevor Sie einen Speicher aus einem Projekt löschen können, werden Sie aufgefordert, die Aktion zu bestätigen, indem Sie den Namen des Speichers eingeben. Diese Aktion ist unumkehrbar und entfernt alle Verknüpfungen von Arbeitspaketen dieses Projekts zu Dateien und Ordnern dieses Speichers. Falls dieser Speicher einen automatisch verwalteten Projektordner enthält, werden dieser und seine Dateien für immer gelöscht.

Anhänge auf dem Dateien-Tab der Arbeitspakete anzeigen

Um die unter der Registerkarte Dateien in Arbeitspaketen angezeigten Anhänge zu aktivieren oder zu deaktivieren, navigieren Sie zu Projekteinstellungen > Dateien und wählen Sie die Registerkarte Anhänge. Hier können Sie festlegen, ob die Option Anhänge auf der Registerkarte Dateien der Detailansicht der Arbeitspakete für ein bestimmtes Projekt angezeigt werden soll.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass Sie eine Berechtigung Dateien im Projekt verwalten benötigen, um diese Option zum Anhängen von Arbeitspaketen aktivieren oder deaktivieren zu können.