Dokumente

Mit dem Modul „Dokumente” können Sie Dokumente direkt im Projekt erstellen oder hochladen.

Hinweis

Use the Documents module to create, write, or upload documents directly in your projects. If you need to manage files stored externally, please take a look at the file storages integrations.

Wichtig

With 17.0 release, real-time documents collaboration was introduced. It is automatically available for the following installation types:

  • Containerized installations
  • Cloud-hosted installations

Packaged installations (DEB/RPM) require additional manual setup. Please refer to the system administration guide for more details.

Dokumentenindex

Um das Modul Dokumente nutzen zu können, stellen Sie sicher, dass es in den Projekteinstellungen Ihres Projekts aktiviert ist (Projekteinstellungen → Module).

Sobald es aktiviert ist, können Sie in der Seitenleiste Ihres Projekts zum Modul Dokumente navigieren, um zum Dokumentenindex zu gelangen, in dem alle verfügbaren Dokumente aufgelistet sind:

Documents index lists of all available documents in an OpenProject project

Auf der Seite Dokumenten-Indexseite können Sie:

  1. Alle Dokumente ansehen

  2. Nach Dokumenttyp filtern

  3. Schnellfilterung der Dokumentliste anhand des Dokumenttitels benutzen

  4. Neues Dokument hinzufügen

  5. View a list of all available documents, including their type and the date they were last edited. Documents created prior to 17.0 release will be marked by Legacy label.

    An example of a document marked by a legacy label in OpenProject Documents module

Ein Dokument in OpenProject kann:

  • ein direkt im Editor eines Dokuments geschriebener Text
  • eine hochgeladene und an ein Dokument angehängte Datei
  • sowohl eine hochgeladene und an ein Dokument angehängte Datei als auch eine Textnotiz, die sie beschreibt sein.

Dokument ansehen

Um ein Dokument anzusehen, klicken Sie einfach auf den Namen eines Dokuments im Index. Sie sehen dann das Dokument:

Viewing a document with an attachment in OpenProject

Ein Dokument hat:

  1. A title, a category, number of active editors and last saved date
  2. More menu with with options to edit, copy link and delete a document
  3. The he document text itself
  4. Anhänge

Neues Dokument dem Projekt hinzufügen

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Dokument.

Create a new document in OpenProject Documents module

Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Formular die Dokumentenkategorie aus, geben Sie einen Titel und eine optionale Beschreibung ein. Optional können Sie auch eine Datei an das Dokument anhängen.

Bitte beachten Sie, dass diese Dokumentenkategorien vom Administrator Ihrer Instanz erstellt werden.

Die hochgeladenen Dokumente sind sichtbar für alle Projektmitglieder, die über die erforderliche Berechtigung verfügen.

Hinweis

Es gibt keine Versionierung von Dokumenten. Eine Bearbeitung eines beliebigen Feldes oder des Inhalts des Dokuments ist für alle Mitglieder sichtbar.

Edit a project document

You can edit a document anytime.

To edit a document title, click on the More (three dots) menu and select Edit title.

Edit a document title in OpenProject Documents module

To edit the document itself simply click anywhere in the document and you can directly start editing. Simply start entering text or use / to add headings, blocks, media elements, emojis and link to work packages.

Edit a document in OpenProject Documents module

Collaborative editing

Multiple project members can edit a document at the same time. If they do, you will see what changes are made by which user in real time.

Take a look at this example for an illustration.

An example of real-time document editing in OpenProject Documents module

You can link an existing work package to a document. To do that, start editing a document, type /, scroll down the list of available options and select Link to existing work package.

Link a document to an existing work package in OpenProject

Delete a project document

You can easily delete a document in OpenProject.

To delete a document, click on the More (three dots) menu and select Delete.

Delete a document in OpenProject Documents module

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Why can’t I edit documents in real-time?

Real-time document collaboration is available in OpenProject starting with version 17.0, but whether you can use it depends on how your OpenProject instance is set up. In cloud-hosted and containerized setups, real-time editing is enabled by default. For packaged installations (DEB/RPM), additional configuration is necessary. Please contact your OpenProject administrator and/or refer to the system administration guide for more details.

Gibt es eine Größenbeschränkung für das Hochladen von Dokumenten in die OpenProject Cloud Edition?

In OpenProject gibt es kein Limit für die Anzahl der Dateien, die Sie in OpenProject hochladen möchten. Es gibt nur eine Einschränkung hinsichtlich der maximalen Dateigröße: Eine Datei kann eine Größe von bis zu 256 MB haben.