Einmalige Besprechungen

Hinweis

Mit OpenProject 13.1 haben wir neben den klassischen Besprechungen auch dynamische Besprechungen eingeführt. Mit OpenProject 15.3 werden dynamische Meetings durch Einmalige Meetings und Wiederkehrende Besprechungen ersetzt, um das Meeting-Management weiter zu verbessern. Mit OpenProject 16.0 wurden die klassischen Meetings aus OpenProject entfernt. Lesen Sie mehr über diese Änderungen in diesem Blog-Artikel.

Informationen zur Einrichtung von Terminserien und Vorlagen finden Sie auf dieser Seite. Beachten Sie, dass es sich bei den einzelnen Terminen einer Besprechungsserie um einmalige Besprechungen handelt, die dieselben Funktionen aufweisen wie die hier beschriebenen.

Hinweis

The Meetings module needs to be activated in the Project settings to be able to create and edit meetings.

Thema	Inhalt
Neue Besprechung erstellen	Wie erstellen Sie eine neue Besprechung in OpenProject?
Besprechung Entwurfsmodus	Wie Sie ein neues Meeting hinter den Kulissen vorbereiten.
Besprechung bearbeiten	Wie können Sie in OpenProject eine bestehende Besprechung bearbeiten?
Ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen	Wie können Sie ein Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen?
Erstellen und Bearbeiten der Tagesordnung	Wie können Sie die Tagesordnung erstellen oder bearbeiten?
Agenda-Backlog	Wie Sie ein Agenda-Backlog verwenden.
Teilnehmende zur Besprechung hinzufügen	Wie können Sie Teammitglieder in eine Besprechung einladen?
Besprechung-Anhänge hinzufügen	So fügen Sie Anhänge zu einer Besprechung hinzu.
E-Mail an alle Teilnehmenden senden	Wie senden Sie eine E-Mail an alle Teilnehmenden der Besprechung?
Eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen	Wie laden Sie eine Besprechung als iCalendar Event herunter?
Besprechung präsentieren	Wie Sie den Präsentationsmodus für Besprechungen in OpenProject verwenden.
Besprechung schließen	Wie schließen Sie eine Besprechung in OpenProject?
Eine Besprechung erneut eröffnen	Wie öffnen Sie eine bereits geschlossene Besprechung in OpenProject?
Besprechung exportieren	Wie exportieren Sie eine Besprechung als PDF in OpenProject?
Besprechung kopieren	So kopieren Sie eine Besprechung in OpenProject (wiederkehrende Besprechungen).
Besprechung löschen	Wie löschen Sie eine Besprechung in OpenProject?

Erstellen und Bearbeiten von einmaligen Besprechungen

Neue Besprechung anlegen

Sie können entweder eine Besprechung aus einem Projekt oder aus dem globalen Modul Besprechungen erstellen.

Um ein neue Besprechung zu erstellen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Besprechung in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Art der Besprechung aus, die Sie erstellen möchten. Sie können zwischen einmaligen oder wiederkehrenden Besprechungen wählen.

Wie Sie wiederkehrende Besprechungen einrichten, erfahren Sie auf dieser Seite.

Wenn Sie die Option einmalig wählen, geben Sie den Titel, den Ort, das Datum und die Uhrzeit des Beginns sowie die Dauer der Besprechung ein.

Falls Sie eine Besprechung aus einem globalen Modul erstellen, müssen Sie zuerst ein Projekt auswählen, dem das Meeting zugeordnet wird.

Tipp

Die Dauer kann sowohl in Stunden als auch in Minuten angegeben werden. Für eine Besprechung, die 1,5 Stunden dauern soll, können Sie zum Beispiel eingeben:

• 1.5h
• 90m
• 90min
• 1:30

Klicken Sie auf die Besprechung erstellen Taste, um Ihre Änderungen zu speichern. Es wird eine neue Besprechung erstellt. Sie befindet sich zunächst im Entwurfsmodus, wie Sie an der Statusmeldung und dem entsprechenden Banner erkennen können. Sie können dann weitere Details zu der Besprechung hinzufügen.

Besprechung Entwurfsmodus

Der Entwurfsmodus ermöglicht es Ihnen, die Besprechung im Voraus vorzubereiten. Sie können die Tagesordnungspunkte strukturieren oder verfeinern und das Material bearbeiten, ohne die Besprechung einzuleiten. Dieser Modus ermöglicht die interne Vorbereitung von Besprechungen und erlaubt die freie Anpassung der Besprechungsteilnehmer, ohne dass diese zu diesem Zeitpunkt benachrichtigt werden.

Im Entwurfsmodus verfügt die Besprechungsstatusanzeige nicht über Dropdown-Optionen. Im Entwurfsmodus werden keine E-Mail-Benachrichtigungen oder Einladungen verschickt.

Nachdem Sie eine Besprechung erstellt haben, können Sie eine Besprechungsagenda im Entwurfsmodus einrichten. Sie können die Tagesordnung auch jederzeit nach dem Öffnen der Besprechung bearbeiten.

Sobald Sie die Bearbeitung des Entwurfs abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Besprechung öffnen in der oberen rechten Ecke.

Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem Sie auswählen können, ob eine Einladung und Aktualisierungen an die Teilnehmende des Meetings gesendet werden sollen oder nicht. Je nach Ihrer Wahl wird ein Banner erklären, welche Aktion folgen wird.

Wichtig

Sobald Sie den Entwurfsmodus verlassen haben (indem Sie eine Besprechung öffnen), können Sie nicht mehr zu diesem Modus zurückkehren.

Wenn Sie den Entwurfsmodus verlassen, ändert sich der Status der Besprechung in Offen.

Erstellen und Bearbeiten der Besprechungs-Tagesordnung

Sie können eine Besprechungsagenda bearbeiten, indem Sie Abschnitte, Tagesordnungspunkte oder bestehende Arbeitspakete hinzufügen, indem Sie die gewünschte Option unter der grünen Schaltfläche + Hinzufügen auswählen. Sie können dann Notizen zu jedem Tagesordnungspunkt hinzufügen.

Einen Abschnitt zur Tagesordnung hinzufügen

Mit Abschnitten können Sie Tagesordnungspunkte zur besseren Organisation in Blöcken gruppieren.

Um einen Abschnitt hinzuzufügen, klicken Sie auf den *+ Hinzufügen * Button am unteren Rand der Tagesordnungspunkte und wählen Sie die Abschnitt Option.

Wenn Ihre Besprechung vor der Erstellung des ersten Abschnitts bereits über Tagesordnungspunkte verfügte, werden diese automatisch in einem Abschnitt mit der Bezeichnung Unbenannter Abschnitt enthalten sein. Sie können diesen Abschnitt umbenennen, wenn Sie möchten.

Hinweis

Wenn Sie Abschnitte verwenden, müssen alle Tagesordnungspunkte Abschnitte haben.

Nachdem Sie einen Abschnitt hinzugefügt haben, können Sie ihn weiter spezifizieren, indem Sie ihm Tagesordnungspunkte oder Arbeitspakete hinzufügen.

Sie können auch Tagesordnungspunkte zu bestimmten Abschnitten hinzufügen, indem Sie entweder Punkte per Drag & Drop in die einzelnen Abschnitte ziehen oder auf die Schaltfläche Mehr (⋯) klicken und die gewünschte Aktion auswählen.

In diesem Menü können Sie auch einen Abschnitt umbenennen, verschieben oder den gesamten Abschnitt löschen, indem Sie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü hinter dem Symbol Mehr (⋯) auf der rechten Seite auswählen. Wenn ein Abschnitt verschoben wird, werden die Tagesordnungspunkte mitverschoben.

Tipp

Sie können Abschnitte auch neu anordnen, indem Sie Abschnitte nach oben oder unten ziehen und ablegen.

Wichtig

Wenn Sie einen Abschnitt löschen, werden alle darin enthaltenen Tagesordnungspunkte gelöscht. Wenn ein Abschnitt Tagesordnungspunkte enthält, werden Sie vor der Löschung um eine Bestätigung gebeten.

Einen Tagesordnungspunkt hinzufügen

Wenn Sie die Option Tagesordnungspunkt wählen, können Sie diesen Punkt benennen, Notizen hinzufügen, die voraussichtliche Dauer in Minuten festlegen und eine:n Benutzer:in auswählen, der/die neben dem Tagesordnungspunkt angezeigt werden soll. Dies könnte zum Beispiel ein Meeting- oder Projektmitglied sein, das für den Punkt verantwortlich ist oder ihn präsentiert.

Wenn Sie einen Tagesordnungspunkt erstellen, wird dieser standardmäßig mit dem Namen der Besprechungsteilnehmer:innen ausgefüllt, die den Tagesordnungspunkt hinzugefügt haben. Er kann jedoch entweder entfernt oder durch einen der anderen Besprechungsteilnehmenden ersetzt werden.

Die Abschnitte zeigen die Summe der Dauer aller enthaltenen Elemente (oder zumindest derjenigen, für die eine Dauer angegeben wurde).

Tipp

Wenn Sie die Agenda außerhalb von OpenProject speichern müssen, können Sie mit der Druckfunktion (Strg/Cmd + P) ein optimiertes PDF erzeugen.

Ein Arbeitspaket mit einer Besprechung verknüpfen

Wenn Sie die Option Arbeitspaket wählen, können Sie ein Arbeitspaket verknüpfen, indem Sie entweder eine Arbeitspaket-ID eingeben oder mit der Eingabe eines Schlüsselworts beginnen, wodurch sich eine Liste mit möglichen Optionen öffnet.

Besprechungsagenda bearbeiten

Nachdem Sie die Tagesordnung fertiggestellt haben, können Sie die Tagesordnungspunkte jederzeit bearbeiten, Notizen hinzufügen, einen Punkt nach oben oder unten verschieben oder ihn löschen. Wenn Sie auf das Menüsymbol Mehr (drei Punkte) am rechten Rand eines jeden Tagesordnungspunkts klicken, wird ein Menü mit den verfügbaren Optionen angezeigt, darunter Bearbeiten, Kopieren des Links in die Zwischenablage, Verschieben des Tagesordnungspunkts innerhalb der Tagesordnung oder in den Backlog, oder Löschen.

Sie können die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte auch ändern, indem Sie auf den Ziehgriff (das Symbol mit den sechs Punkten) am linken Rand jedes Tagesordnungspunkts klicken und den Punkt nach oben oder unten ziehen.

Die Dauern der einzelnen Tagesordnungspunkte werden automatisch addiert. Wenn diese Summe die unter Besprechungsdetails eingegebene geplante Dauer übersteigt, wird die Dauer der Tagesordnungspunkte, die die geplante Dauer überschreiten, in Rot angezeigt, um Sie darauf hinzuweisen.

Agenda-Backlog

Ein Agenda-Backlog ist ein spezieller, bereits vorhandener Abschnitt unterhalb der eigentlichen Agenda der Besprechung, in dem zusätzliche Agendapunkte aufgeführt werden können, bevor sie der jeweiligen Besprechung hinzugefügt werden. So können Nutzer:innen Themen vorschlagen, die dann von Organisatoren des Meetings entweder vor oder während des eigentlichen Meetings aufgegriffen werden.

Das Backlog kann durch einen Klick auf den Titel ein- oder ausgeklappt werden.

Tipp

Standardmäßig wird das Backlog ausgeklappt, wenn der Besprechungsstatus offen ist, eingeklappt, wenn der Besprechungsstatus im Gange ist, und ausgeblendet, wenn die Besprechung abgeschlossen ist.

Elemente zu Agenda-Backlogs hinzufügen und bearbeiten

Sie können Tagesordnungspunkte hinzufügen und Arbeitspakete auf dieselbe Weise verknüpfen, wie Sie es innerhalb der Besprechungsagenda tun würden, indem Sie Tagesordnungspunkte an eine andere Stelle in der Besprechung ziehen oder die Dropdown-Optionen des Symbols Mehr (drei Punkte) auf der rechten Seite verwenden.

Das gleiche Mehr Menü ermöglicht auch das Bearbeiten, Neuordnen, Hinzufügen von Notizen oder Löschen eines Eintrags in der Agenda.

Backlogs der Terminserie leeren

Sie können entweder einzelne Punkte aus einem Backlog entfernen oder einen gesamten Backlog leeren, indem Sie auf die Option Backlog leeren im Menü Mehr (drei Punkte) neben dem Backlog-Namen klicken. Verwenden Sie diese Option mit Vorsicht, da die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.

Arbeitspaket zur Tagesordnung hinzufügen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einer Besprechungs-Tagesordnung ein Arbeitspaket hinzuzufügen.

• Aus dem Modul Besprechungen: über die Schaltfläche + Hinzufügen einen Tagesordnungspunkt des Arbeitspakets hinzufügen oder
• Von einem bestimmten Arbeitspaket: über die Schaltfläche + Zu Besprechung hinzufügen auf der Registerkarte Besprechungen

Sie können ein Arbeitspaket zu anstehenden oder vergangenen Besprechungen hinzufügen, solange das Arbeitspaket als offen markiert ist.

Tipp

Bevorstehende Meetings werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, vom nächsten Meeting bis zum nächstgelegenen Treffen. Die vergangenen Besprechungen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, von der letzten Sitzung bis zur ältesten.

Besprechung bearbeiten

Wenn Sie die Details einer Besprechung ändern möchten, z. B. die Uhrzeit oder den Ort, öffnen Sie die Besprechungsdetails, indem Sie auf das Zahnradsymbol neben den Besprechungsdetails klicken.

Es wird ein Bearbeitungsbildschirm angezeigt, in dem Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort der Besprechung anpassen können. Je nachdem, ob E-Mail-Kalenderaktualisierungen aktiviert oder deaktiviert sind, zeigt ein entsprechendes Banner im Formular an, ob nach dem Speichern der Änderungen eine Aktualisierung gesendet wird.

Vergessen Sie nicht, die Änderungen zu speichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Der Button Abbrechen bringt Sie zurück zur Detailansicht.

Tipp

Wenn jemand anderes die aktuelle Besprechungsseite zur gleichen Zeit bearbeitet oder aktualisiert und die Änderungen speichert, werden Sie und alle anderen Nutzer:innen auf derselben Seite mit einem kleinen Banner oben auf der Seite darüber informiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu laden, um die aktualisierte Version der Seite zu laden.

Wenn Sie sich im Präsentationsmodus befinden, werden die Änderungen automatisch geladen, ohne dass das Banner angezeigt wird.

Um den Titel der Besprechung zu bearbeiten, wählen Sie das Dropdown-Menü hinter den drei Punkten und wählen Sie Besprechungstitel bearbeiten.

Teilnehmende der Besprechung

Teilnehmende zu einer Besprechung hinzufügen

Unter Teilnehmer sehen Sie die Liste aller eingeladenen Projektmitglieder. Sie können Teilnehmende (Eingeladene und Teilnehmende) zu einer Besprechung im Bearbeitungsmodus hinzufügen. Der Prozess ist derselbe, egal ob Sie eine neue Besprechung erstellen oder eine bestehende bearbeiten. Sie können entweder auf das Zahnradsymbol neben dem Abschnitt Teilnehmer klicken oder auf den Link Teilnehmer verwalten unter der Liste der vorhandenen Teilnehmer.

Die Teilnehmerliste zeigt alle Personen, die bisher zur Besprechung eingeladen wurden. Zu Beginn enthält sie nur den Ersteller der Besprechung. Um Teilnehmende hinzuzufügen, suchen Sie über die Suchleiste nach einem oder mehreren Projektmitgliedern und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Je nachdem, ob E-Mail-Kalenderaktualisierungen aktiviert oder deaktiviert sind, zeigt ein entsprechendes Banner im Formular an, ob nach dem Speichern der Änderungen eine Aktualisierung gesendet wird.

Um einen Teilnehmenden zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol x ganz rechts neben dem Namen.

Once participants are added, their participation status is shown in the meeting view.

If participants are subscribed to meetings via an external calendar, they can respond to the meeting invitation directly from their calendar (Accepted, Tentative, or Declined). Their response is synchronized back to OpenProject and visible to meeting organizers and other participants.

Sobald die Besprechung begonnen hat (Status auf In Bearbeitung gesetzt), können Sie die Anwesenheit erfassen, indem Sie auf die Schaltfläche Als anwesend markieren klicken.

E-Mail an alle Teilnehmenden senden

Sie können eine E-Mail-Erinnerung an alle Teilnehmenden der Besprechung senden. Select the dropdown by clicking on the More (three dots) icon in the top right corner and select Send email invite to participants. Eine E-Mail-Erinnerung mit den Besprechungsdetails (einschließlich eines Links zur Besprechung) wird sofort an alle Eingeladenen und Teilnehmenden gesendet.

E-Mail-Kalender-Aktualisierungen

Der Abschnitt E-Mail-Kalender-Aktualisierungen auf der rechten Seite zeigt an, ob die Einstellung aktiviert ist, um die Teilnehmende über jegliche Änderungen von Meetings per E-Mail zu benachrichtigen. To enable it click the Enable button, to disable it click the Disable icon. Here is an example of disabling the calendar updates.

Sie werden dann eine Warnung sehen, die Sie über die Folgen informiert. Sie können die E-Mail-Updates an dieser Stelle entweder deaktivieren oder abbrechen.

Sie können es jederzeit wieder aktivieren, indem Sie auf das Symbol Aktivieren klicken.

Hinweis

Enabling or disabling email calendar updates does not affect calendar subscriptions. If you are unsure whether a meeting change will trigger an email or update your calendar subscription, see the Meetings FAQ.

Meeting outcomes

Meeting outcomes help you document what was discussed and decided during a meeting. You can capture outcomes as written notes (e.g. decisions or summaries) or as work packages to create follow-up tasks that stay connected to the meeting agenda.

Tagesordnungspunkt Ergebnisse hinzufügen

During a meeting, stakeholders will often make relevant decisions, add useful information, or specify follow-up steps. In OpenProject können diese als Ergebnisse zu jedem Tagesordnungspunkt hinzugefügt werden. Um Ergebnisse zu notieren, muss der Besprechungsstatus zunächst auf in Durchführung gesetzt werden .

Tipp

To be able to add Agenda meeting outcomes, Manage outcomes permission needs to be granted under Roles and permissions in system administration.

Once a meeting is in progress, there will be a + Outcome button at the end of each agenda item. Click + Outcome and choose one of the following options:

• Write outcome
• Existing work package
• New work package

Write outcome

Use this option to add a written outcome, such as a decision, a short summary, or meeting notes.

An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing an agenda item.

Click Save to add the agenda item outcome.

Tipp

You can save multiple outcomes per agenda item in OpenProject.

After saving a written outcome, you can still edit it. Klicken Sie auf das Menü Mehr (drei Punkte) am rechten Rand jedes Ergebnisses und wählen Sie Ergebnis bearbeiten.

This menu also allows you to Copy link to clipboard and to Remove the outcome.

Existing work package

Use this option to add an already existing work package as a meeting outcome. This is helpful if the follow-up task already exists and you want to document that it was discussed during the meeting.

You can use the search bar to search for a work package name or ID.

Once added, the work package will appear as an outcome under the agenda item. Work package outcomes can be removed again if needed. From the More (three dots) menu, you can copy the work package URL or remove the outcome.

New work package

Use this option to create a new work package directly from the meeting and add it as an outcome. This is useful for quickly creating follow-up tasks during the meeting while keeping them linked to the agenda item and meeting minutes.

When you select New work package, a work package creation dialog will open.

After creating it, the new work package will be shown as an outcome under the agenda item.

Tipp

Creating work packages as meeting outcomes requires users to have both Manage outcomes and Create work packages permissions.

Agenda outcomes in work packages

Meeting agenda outcomes are also displayed in the Meetings tab of the linked work package in a read-only format. They are marked with an Added as outcome label so that it is clear how the work package is connected to the meeting.

Besprechungs-Anhänge

You can add attachments in the meetings in the Attachments section in the bottom right corner. You can either use the +Attach files link to select files from your computer or drag and drop them.

Zusätzliche Anhänge können dem Abschnitt Notizen von Agendapaketen hinzugefügt werden, indem Sie sie aus dem Abschnitt Anhänge ziehen und ablegen.

Besprechungshistorie

Sie können verfolgen, welche Änderungen an einer Besprechung vorgenommen wurden und von welchem Benutzer. Wählen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie Besprechungshistorie.

Dadurch werden die Details der Besprechungshistorie angezeigt.

Eine Besprechung als iCalender-Termin herunterladen

Sie können eine Besprechung als iCalendar-Termin herunterladen. Wählen Sie das Dropdown-Menü aus, indem Sie auf das Mehr (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke klicken, und wählen Sie iCalendar-Termin herunterladen.

Lesen Sie mehr über das Abonnieren eines Kalenders.

Please keep in mind that downloading a meeting as an iCalendar event adds it to your calendar, but it does not keep the meeting synchronized automatically.

Tipp

If you want to respond to meeting invitations directly from your calendar and have your participation status synchronized back to OpenProject, you can subscribe to meetings instead of downloading individual iCal events.

Besprechungsstatus ändern

You can change the status of a meeting depending on whether you are preparing it, running it, or finalizing it.

Draft mode is used while preparing a meeting before it is opened. In this mode you can outline the agenda, add or adjust items, work on the content, and adjust participants without running the meeting yet. Draft mode is intended for internal preparation and does not represent the start of the meeting.

Once the preparation stage is finalized, meetings in OpenProject transition to an active phase and can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Je nach Status der Besprechung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie z. B. die Bearbeitung der Tagesordnung, das Hinzufügen von Ergebnissen oder das Abschließen der Besprechung. Sie können zwischen diesen Status wechseln, indem Sie die Schaltfläche für den Besprechungsstatus mit einem Dropdown-Menü unter dem Besprechungsnamen oder im rechten Fensterbereich verwenden.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die folgenden Statusoptionen angezeigt:

Öffnen: versetzt die Besprechung in einen bearbeitbaren Zustand, die vorhandenen Ergebnisse bleiben jedoch schreibgeschützt.

In Durchführung: ermöglicht die Dokumentation der Ergebnisse für die Tagesordnungspunkte.

Geschlossen: sperrt die Besprechung und verhindert weitere Bearbeitungen.

Besprechungsstatus Offen

Wenn eine Besprechung Offen ist, können Sie die Tagesordnung vorbereiten, indem Sie Tagesordnungspunkte hinzufügen oder entfernen. Sobald die Tagesordnung fertig ist, kann die Besprechung gestartet werden.

Tipp

Bei einer offenen Besprechung sehen Sie zusätzlich zum Statusmenü direkt den Link Besprechung starten auf der rechten Seite.

Durchführung der Besprechung beginnen

Sobald die Tagesordnung fertig ist, kann die Besprechung gestartet werden. Um eine Besprechung als in Durchführung zu markieren, können Sie das Dropdown-Statusmenü verwenden und In Durchführung auswählen oder rechts auf Besprechung starten klicken.

Wenn Sie eine Besprechung auf In Durchführung setzen, können Sie mit den Schaltflächen + Ergebnisse Ergebnisse von Tagesordnungspunkten hinzufügen.

Sobald alle Ergebnisse dokumentiert sind, können Sie die Besprechung beenden. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Statusmenü auf der rechten Seite oder unter dem Namen des Meetings.

Eine Besprechung schließen

Sobald alle Ergebnisse dokumentiert sind, können Sie die Besprechung beenden. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Statusmenü auf der rechten Seite oder unter dem Namen des Meetings.

Tipp

In einer Besprechung, die als In Durchführung gekennzeichnet ist, sehen Sie zusätzlich zum Statusmenü direkt den Link Besprechung schließen auf der rechten Seite.

Das Schließen einer Besprechung sperrt den aktuellen Status und macht ihn schreibgeschützt.

Wenn ein Meeting geschlossen wird, können Sie trotzdem einen Link zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt oder Ergebnis kopieren. Klicken Sie auf das Symbol Mehr (drei Punkte) auf der rechten Seite und wählen Sie In Zwischenablage kopieren.

Besprechung wiedereröffnen

Sobald eine Besprechung geschlossen wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Projektmitglieder mit der Berechtigung, Besprechungen zu bearbeiten und zu schließen, sehen jedoch die Option Besprechung wiedereröffnen. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Besprechung erneut geöffnet und kann weiter bearbeitet werden.

Present a meeting

Presentation mode is available when you want to show the meeting content in a clean, non-editable view. This mode is intended for presenting the agenda or meeting material to participants during or before the meeting without distractions. However, agenda items can be edited in presentation mode if needed.

Presentation mode can be used regardless of the meeting status (open, in progress or closed). However, a presentation mode is not available in a draft mode or for a meeting template (recurring meetings).

Tipp

Presentation mode generally does not change the meeting status, with one exception. If a meeting has the status Open, clicking the Present button will automatically change the meeting status to In progress.

To initiate a presentation mode click the present button in the top right corner.

Presentation mode will be activated. It will show the following:

1. The meeting title
2. Exit presentation button
3. Current section (if any)
4. Current item of the selected section
5. Button to add outcomes directly during the presentation
6. Footer with agenda progress, a running timer, and Previous / Next navigation buttons showing item titles and section titles when applicable

You can navigate through the meeting presentation by either clicking the Previous/Next navigation buttons, or by using arrow keys of your keyboard.

Meeting changes made during the presentation are updated automatically unless an item is actively being edited.

To exit the presentation mode click the Exit presentation button in the header.

Hinweis

Some browsers may block automatic full-screen mode. In this case you can manually enable full-screen using the browser controls.

Besprechung exportieren

Sie können eine Besprechung in OpenProject im PDF-Format exportieren. Eine Besprechung kann unabhängig vom Besprechungsstatus (offen, in Bearbeitung oder geschlossen) exportiert werden.

Um eine Besprechung zu exportieren, klicken Sie auf das Symbol Mehr* (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie PDF exportieren.

Das Dialogfeld PDF exportieren wird geöffnet. Hier können Sie festlegen, welche Elemente in die PDF-Datei aufgenommen werden sollen, und den Fußzeilentext festlegen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Liste der Teilnehmer einfügen: Eine Liste der Teilnehmenden wird über der Tagesordnung angezeigt (diese Option ist standardmäßig ausgewählt).
• Liste der Anhänge einfügen: Eine Liste mit den Dateinamen der Anhänge wird am Ende angehängt.
• Backlog einfügen: Fügt eine Liste der Backlog-Elemente ein.
• Ergebnisse einfügen: Fügt die Ergebnisse der Tagesordnung ein (wenn Ihre Tagesordnung vertrauliche Informationen enthält, können Sie diese vom Export ausschließen).

Sie können auch den Fußzeilentext festlegen, der am unteren Rand jeder Seite angezeigt wird. Standardmäßig wird als Fußzeilentext für den PDF-Export der Projektname verwendet.

Click the Download button to generate a PDF. Die erste Seite der PDF-Datei ist die Titelseite. Die erstellte PDF-Datei enthält alle Besprechungsdetails und die Tagesordnung. Teilnehmende, Ergebnisse der Tagesordnung, eine Liste der Anhänge und Backlog-Elemente werden nur aufgenommen, sofern sie für den Export ausgewählt wurden.

Hinweis

Makros aus dem Dropdown-Menü „Makros“ des Editors werden in der PDF-Datei nicht unterstützt.

Eine Besprechung kopieren

Sie können eine bestehende Besprechung kopieren. Dies ist nützlich, wenn Sie wiederkehrende Besprechungen haben. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Duplicate.

Es öffnet sich ein Modal, in dem Sie den Namen, die Uhrzeit, den Ort und weitere Details der kopierten Besprechung anpassen können. Das Datum für die kopierte Besprechung wird standardmäßig auf den nächsten Tag festgelegt. Sie haben auch die Möglichkeit, die Tagesordnung, Anhänge und die Teilnehmerliste zu kopieren.

Wenn Sie eine geschlossene Besprechung kopieren, wird der neue Besprechungsstatus automatisch auf offen gesetzt. Vergessen Sie nicht, die kopierte Besprechung zu speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Besprechung erstellen klicken.

Eine Besprechung löschen

Sie können eine Besprechung löschen. Um dies zu tun, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Besprechung löschen und bestätigen Sie Ihre Wahl.