Arbeitspakete zur Besprechungen hinzufügen

Besprechungen und Arbeitspakete können in OpenProject miteinander verknüpft werden. Dies kann entweder in der Detailansicht eines Arbeitspakets oder bei der Bearbeitung einer einmaligen oder wiederkehrenden Besprechung erfolgen .

Sie können Arbeitspakete auf zwei Arten mit Besprechungen verknüpfen:

  • Fügen Sie ein Arbeitspaket als Tagesordnungspunkt hinzu (um es während des Treffens zu besprechen).
  • Fügen Sie ein Arbeitspaket als Besprechungsergebnis hinzu (um eine Folgeaufgabe zu dokumentieren, die während der Besprechung erstellt oder vereinbart wurde).

Um ein Arbeitspaket zu einer Besprechungs-Agenda hinzuzufügen, öffnen Sie die Detailansicht dieses Arbeitspakets, wählen Sie die Registerkarte Besprechungen und klicken Sie auf die Schaltfläche + Zur Besprechung hinzufügen.

Ein Arbeitspaket zu einer Besprechung in OpenProject hinzufügen

Tipp

Bevorstehende Meetings werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, vom nächsten Meeting bis zum nächstgelegenen Treffen. Die vergangenen Besprechungen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, von der letzten Sitzung bis zur ältesten.

Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld eine Besprechung aus der Liste der bevorstehenden Besprechungen aus. Sobald Sie eine Besprechung ausgewählt haben, können Sie das Arbeitspaket einem bestimmten Besprechungsabschnitt oder dem Backlog hinzufügen. Wenn noch keine Abschnitte für die Besprechung erstellt wurden, können Sie das Arbeitspaket zum Backlog der Besprechung oder der Besprechungsreihe hinzufügen (bei einer einmaligen Besprechung geschieht dies automatisch).

Sie können auch alle relevanten Notizen (wie Diskussionspunkte, offene Fragen oder Entscheidungsbedarf) hinzufügen. Klicken Sie Speichern um ein neues Arbeitspaket zur ausgewählten Besprechung als Tagesordnungspunkt hinzuzufügen.

Ein Arbeitspaket zu einer neuen Besprechung hinzufügen

Der neu erstellte Arbeitspaket-Tagesordnungspunkt kann neu geordnet und bearbeitet werden.

Ein Arbeitspaket als Ergebnis einer Besprechung hinzufügen

Zusätzlich zum Hinzufügen von Arbeitspaketen zur Tagesordnung vor einer Besprechung können Sie auch Arbeitspakete als Besprechungsergebnisse hinzufügen. Dies ist nützlich, um Folgeaufgaben während einer Besprechung zu erstellen und sie mit der Besprechung und dem Tagesordnungspunkt in Verbindung zu halten.

Um ein Arbeitspaket als Ergebnis hinzuzufügen, muss der Besprechungsstatus zunächst auf in Durchführung gesetzt werden. Sie können dann am Ende eines Tagesordnungspunktes auf + Ergebnis klicken und entweder auswählen:

  • Bestehendes Arbeitspaket, um ein bereits bestehendes Arbeitspaket zu verknüpfen, oder
  • Neues Arbeitspaket, um direkt aus der Besprechung heraus ein neues Arbeitspaket zu erstellen.

Arbeitspakete, die als Ergebnis hinzugefügt wurden, werden auf der Registerkarte Besprechungen des Arbeitspakets mit der Kennzeichnung Als Ergebnis hinzugefügt angezeigt.

Ergebnisse von Tagesordnungspunkten, die auf der Registerkarte Besprechungen in einem Arbeitspaket in OpenProject angezeigt werden

Bestehende verknüpfte Besprechungen anzeigen

Auf der Registerkarte Besprechungen werden auch alle vergangenen und kommenden Besprechungen aufgelistet, mit denen das aktuelle Arbeitspaket bereits verknüpft ist.

Jede verknüpfte Besprechung enthält auch alle Notizen, die mit diesem Tagesordnungspunkt des Arbeitspakets verbunden sind. Dies kann nützlich sein, um sich an bestimmte Diskussionspunkte, offene Fragen oder Entscheidungen zu erinnern, die während einer Sitzung getroffen wurden und das aktuelle Arbeitspaket betreffen.

Arbeitspaket in OpenProject mit einer Registerkarte Besprechungen, die eine Besprechung anzeigt, in der dieses Arbeitspaket referenziert wurde