Projektübersicht

Die Projektübersicht ist ein Dashboard mit wichtigen Informationen über Ihre jeweiligen Projekte(n). Diese Seite zeigt alle relevanten Informationen für Ihr Team, wie Mitglieder, Nachrichten, Projektbeschreibung, Arbeitspaket-Berichte oder den Projektstatus.

Thema	Inhalt
Was ist die Projektübersicht?	Was kann ich mit der Projektübersichtsseite machen?
Projekt-Lebenszyklus	What is the project life cycle?
Projektattribute	Was sind Projektattribute und wie kann ich sie verwenden?
Projekt als Favorit markieren	Wie kann ich ein Projekt als Favorit markieren?
Projekt archivieren	Wie kann ich ein Projekt von der Projektübersichtsseite aus archivieren?
Widgets	Was sind Widgets, und wie kann ich sie zu meiner Projektübersichtsseite hinzufügen?
Projektstatus	Legen Sie einen Projektstatus fest
Widgets für die Projektübersicht	Welche Widgets kann ich der Projektübersicht hinzufügen?
Resize and reorder widgets	Wie kann die Größe und Position eines Widgets bearbeitet werden?
Remove widgets	Wie kann ich Widgets von der Projektübersichtsseite entfernen?

Was ist die Projektübersicht?

Die Projektübersicht ist eine projektbezogene Startseite, auf der alle wichtigen Informationen eines ausgewählten Projekts angezeigt werden können. Die Idee ist es, ein zentrales Informationsfeld für das gesamte Projektteam bereitzustellen.

Projektinformationen werden dem Dashboard entweder als Projektattribute oder Widgets hinzugefügt.

Öffnen Sie die Projektübersicht, indem Sie auf den Reiter Übersicht im Menü links navigieren.

Projekt-Lebenszyklus

Project life cycle is an overview of project phases and phase gates, which offers a clear view of where each project stands within its defined timeline.

Project phases are managed in the system administration and can be enabled or disabled individually in the settings of each project. This allows for defining multiple life cycle variants within the system. For example, a detailed life cycle for complex projects and a simplified one for smaller or less structured projects.

On each project’s overview page, you can find a section called project life cycle. This section appears in the side panel above the project attributes and shows the dates configured for each phase and gate of the current project.

Tipp

If all phases and gates are disabled for a project, the project lifecycle section is hidden from the overview page.

Schedule project phases

Project phases must follow specific rules for setting and adjusting dates. The system automatically schedules phases based on the input provided, enforcing correct order, preventing overlaps and gaps, and preserving durations where possible. Each subsequent phase starts on the next working day after the previous one ends.”

For each of the active project phases, you can define a date range. To set or manage the date range click that date range (it will be empty initially) and set the date with an OpenProject date picker.

Hinweis

Keep in mind that editing the date range of project phases requires the Edit project phases permission. Viewing the project life cycle is also permission-controlled: without the View project phases permission, phases won’t appear in the project overview, project list, work package filters, or on the work package view itself.

Use the guidelines below to understand how phase and gate scheduling behaves.

Basic rules

• A phase is only considered fully defined when both a start and finish date are set. While it’s possible to enter just one of the two (typically as a temporary state), such phases will not appear with dates in the overview. This allows flexibility when, for example, only the start date is known initially, but full definition is expected to follow shortly.
• The start date must be on or before the end date.
• The minimum duration of a phase is one day (start and end date can be the same).
• There is no maximum duration for a phase.
• Phases cannot overlap with one another.
• Gaps between phases and gates are not allowed.

Phase gates and constraints

• Gates are always positioned at the start or end of a phase and follow the phase’s dates.

  • You cannot set gate dates independently — adjusting the phase’s start or finish date will automatically move the corresponding gate.

    • Phase gates are never placed inside the phase duration but always at its borders.
    • Phase gates never overlap or share the same date with other gates.

  • Phases and phase gates will follow the order predefined in the system administration (e.g., Initiating must come before Closing). Dates for a subsequent phase cannot be before those of any preceding phase. The automatic scheduling enforces this as well.

• Project phases not activated in a project will not be considered at all with regards to constraints.

  • Child projects are not restricted by the lifecycle dates of their parent project.

Automatic scheduling behavior

• Scheduling occurs automatically and without user confirmation when possible.
• When the finish date of a phase changes:
  • The next active phase’s start date is updated to the next working day. This can mean that the subsequent phase is moved into the future or into the past depending on the direction the preceding phase’s finish date moved.
  • If the next phase has a duration (a phase will get a duration whenever start and finish date are set), its finish date is adjusted to preserve it (based on working days).
  • Scheduling continues down the chain of phases until no further adjustments are needed.

Missing or partial dates

• Scheduling begins as soon as enough dates are defined, even if not all phases have dates.
• If a user removes the finish date of a phase, the start date of the successor phase is preserved to maintain its duration.

Constraints and errors

• If a phase is shortened, subsequent phases are moved backwards in time.
• Setting a finish date that is before the start date results in an error. The start date is not auto-adjusted, and duration is not preserved in this case.

Inactive phases

• Inactive phases are ignored during scheduling.
• The next active phase (based on the order defined in the administration) is treated as the logical successor.
• When a phase is deactivated, its dates remain unchanged, and the scheduling continues from the following active phase.

Activating or deactivating phases

• When a phase is activated:
  • If the phase has a defined duration (both start and finish dates set), the system may adjust the dates to prevent gaps or overlaps.
  • This can trigger rescheduling of succeeding phases.
• When a phase is deactivated:
  • Its dates are preserved.
  • Scheduling will skip this phase and move directly to the next active phase.

Hinweis

Activating or deactivating phases requires the Select project phases permission.

Other scheduling triggers

• Changes to non-working days (added or removed) will reschedule all affected phases across all projects to preserve duration.
• Modifications in global phase configuration (adding, deleting, reordering) do not immediately reschedule existing projects.
• However, the first user interaction with a lifecycle after such changes will trigger a rescheduling to preserve phase durations.

Projektattribute

Projektattribute sind eine Reihe von selbstdefinierten Feldern auf Projektebene, mit denen Sie bestimmte Arten von Informationen anzeigen können, die für Ihr Projekt relevant sind.

You will see a list of all available project attributes in a pane on the right side of your Project overview page. Sie können in Abschnitten gruppiert werden.

Tipp

Your view of the project attributes may vary depending on your roles and permissions in OpenProject. Die Projektattribute sind für Benutzer:innen mit der Berechtigung Projektattribute ansehen sichtbar. Die Bearbeitungssymbole sind für Benutzer:innen mit der Berechtigung Projektattribute bearbeiten sichtbar.

To edit the value of any visible project attribute, click the Edit (pencil) icon next to the name of the section containing that project attribute. Es wird ein Modal-Fenster mit allen Attributen in diesem Abschnitt angezeigt.

Edit the values for each project attribute and click the Save button to confirm and save your changes.

Hinweis

Wenn Sie ein Instanz-Admin sind und Projektattribute erstellen, ändern oder hinzufügen möchten, lesen Sie bitte unseren Admin-Leitfaden zu Projektattributen.

Einstellungen für Projektattribute

Um die Einstellungen der Projektattribute für ein bestimmtes Projekt anzupassen, klicken Sie auf das Mehr (drei Punkte) Symbol und wählen Sie Projektattribute verwalten. Dies führt Sie direkt zu den Projektattribut-Einstellungen.

Hinweis

Diese Option ist immer für Personen mit administrativen Rechten auf der Instanz- oder Projektebene verfügbar. Es kann auch für bestimmte Rollen aktiviert werden, indem die Berechtigung zur Projektarchivierung für diese Rolle über die Einstellungen für Rollen und Berechtigungen in den Administrations-Einstellungen aktiviert wird.

Ein Projekt als Favorit markieren

Sie können das Projekt als Favorit markieren, indem Sie auf das Symbol Favorit (Stern) in der oberen rechten Ecke klicken. Die Farbe des Symbols ändert sich zu gelb und das Projekt wird sowohl auf der Übersichtsseite als auch in der Projektliste als Favorit markiert. Lesen Sie mehr über Projektlisten.

Um ein Projekt aus den Favoriten zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Symbol Favorit.

Projekt archivieren

Sie können ein Projekt direkt von der Projektübersichtsseite aus archivieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol Mehr (drei Punkte) und wählen Sie Projekt archivieren.

Hinweis

Diese Option ist immer für Personen mit administrativen Rechten auf der Instanz- oder Projektebene verfügbar. Es kann auch für bestimmte Rollen aktiviert werden, indem die Berechtigung zur Projektarchivierung für diese Rolle über die Einstellungen für Rollen und Berechtigungen in den Administrations-Einstellungen aktiviert wird.

You can also archive a project under project settings or in a projects list.

Widgets

Widgets sind kleine Informationsblöcke, die Sie anpassen können, um relevante Projektinformationen anzuzeigen (z.B. Projektbeschreibung, Status, Arbeitspaketlisten oder Diagramme). Sie können mehrere Widgets hinzufügen und entfernen, sie neu anordnen und ihre Größe nach Belieben ändern.

Dieses Video ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.

Um ein Widget zur Projektübersicht hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über die vorhandenen Widgets. Das Symbol + wird automatisch angezeigt.

Klicken Sie auf das Symbol + und wählen Sie die Art des Widgets, das Sie hinzufügen möchten.

Verfügbare Widgets für die Projektübersicht

Sie können Ihrer Projektübersicht verschiedene Widgets hinzufügen.

Widget für Projektbeschreibung

Über dieses Widget können Sie eine Projektbeschreibung auf Ihrer Projektübersicht abbilden lassen.

Die Beschreibung kann in den Projekteinstellungen im Bereich Information erstellt und bearbeitet werden.

Projektstatus

Sie können den Projektstatus in Form eines Widgets auf Ihrer Projektübersicht ergänzen und dort angeben, ob ihr Projekt planmäßig verläuft, gefährdet ist, oder unplanmäßig verläuft. You can set your project status and give a detailed description.

Wählen Sie zunächst Ihren Projektstatus aus dem Dropdown-Menü aus. Hier können Sie unter folgenden Optionen wählen:

• On track
• Not set
• At risk
• Off track
• Not started
• Finished
• Discontinued

Fügen Sie eine Projektstatusbeschreibung und weitere wichtige Informationen wie Projektleitung, Meilensteine und andere wichtige Links oder Statusinformationen hinzu.

Widget für Projektmitglieder

Sie können auf der Projektübersicht ein Widget hinzufügen, das alle Projektmitglieder mit ihren entsprechenden Rollen für dieses Projekt auf der anzeigt. This includes both groups and users (placeholders or registered).

Sie können über den grünen + Mitglied Button in der linken unteren Ecke Mitglieder zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Der Alle Mitglieder anzeigen Button zeigt die Liste aller Projektmitglieder, die Ihrem Projekt bereits hinzugefügt wurden. Mitglieder können sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen sein.

Widget für Unterprojekte

Das Unterprojekte-Widget listet alle Unterprojekte des jeweiligen Projekts in der Projektübersicht auf. Über diesen Link können Sie direkt in das Unterprojekt navigieren.

Das Widget verlinkt jedoch nur die Unterprojekte, welche sich in der ersten Unterprojektkategorie befinden, also keine Unterprojekte von Unterprojekten.

Um die Projekthierarchie zu bearbeiten, wechseln Sie in die Projekteinstellungen.

Widget für Kalender

Das Kalender-Widget zeigt Ihre aktuellen Arbeitspakete in einer Kalenderansicht an. Es zeigt Arbeitspakete, an denen zum aktuellen Zeitpunkt gearbeitet wird. Hierüber können bis zu 100 Arbeitspakete angezeigt werden.

Selbstdefinierter Text-Widget

In dem selbstdefinierten Text-Widgets können Sie alle Projektinformationen hinzufügen, die Sie mit Ihrem Team teilen möchten, z.B. Links zu wichtigen Projektressourcen oder Arbeitspaketen, Filtern und Spezifikationen.

Sie können auch Dateien hinzufügen, die in Ihrer Projektübersicht angezeigt oder angefügt werden sollen.

Widget für Nachrichten

Zeigen Sie die aktuellen Projektnachrichten über das Nachrichten-Widget in der Projektübersicht an.

Widget für Verbrachte-Zeit

Das Widget für verbrachte Zeit listet die verbrachte Zeit in diesem Projekt aus den letzten 7 Tagen auf.

Zeiteinträge sind mit dem jeweiligen Arbeitspaket verlinkt und können bearbeitet oder gelöscht werden. Um eine detailierte Ansicht aller gebuchten Zeiten und Kosten zu erhalten, können Sie ins Modul Zeit und Kosten wechsel um eine Kostenauswertung zu erstellen.

Diagramm-Widgets für Arbeitspakete

Das Arbeitspaket-Graph-Widget stellt Informationen der Arbeitspakete aus dem Projekt dar. Sie können in verschiedenen Graphenansichten angezeigt werden, wie zum Beispiel in einem Balkendiagramm oder einem Tortendiagramm.

Konfigurieren Sie die graphische Darstellung der Arbeitspakete.

Sie können die Arbeitspakete, die im Diagramm angezeigt werden sollen, nach der Konfiguration der Arbeitspaket-Tabelle filtern.

To configure the work package graph, click the three dots icon in the top right corner and select Configure view.

Wählen Sie die Achsenkriterien, die auf der Achse des Diagramms angezeigt werden sollen, wie z.B. Verantwortliche Person, Priorität, Status und Typ.

Wählen Sie als Nächstes den Diagrammtyp aus, also wie die Arbeitspaketinformationen angezeigt werden sollen, z.B. als Balkendiagramm, als Linie oder als Tortendiagramm.

Filtern Sie die Arbeitspakete für Ihr Diagramm.

Click the Filter tab in order to configure the work packages to be displayed, e.g. only work packages with the priority “high”.

Klicken Sie auf Anwenden um Ihre Änderungen zu speichern.

Wenn Sie die Widgets aus dem Beispiel im obigen Bildschirmfoto nachbilden möchten führen Sie folgende Schritte durch:

• Für den Graph “Zugewiesen an” wählen Sie bitte das Widget “Arbeitspaket-Übersicht” aus und wechseln zu “Zuweisungen.”
• For the Work packages status graph please select “work package graph”, click the three dots icon in the upper right corner of the widget, choose “configure view”, then choose “status” as axis criteria and “pie chart” as chart type.
• For the Work package progress graph please select “work package graph”, click the three dots icon in the upper right corner of the widget, choose “configure view”, then choose “% Complete” as axis criteria and “line” as chart type.

Widget für Arbeitspaket-Übersicht

The work package overview widget displays all work packages in a project differentiated by a certain criteria.

Sie können das Diagramm nach folgenden Kriterien erstellen:

• Typ
• Status
• Priorität
• Autor
• Zugewiesen an

Das Widget listet alle offenen und alle geschlossenen Arbeitspakete nach diesen Kriterien auf.

Widget für Arbeitspaket-Tabellen

Mit dem Widget für Arbeitspaket-Tabellen können Sie eine Arbeitspaket-Tabelle auf Ihrer Projektübersicht anzeigen lassen. Die Arbeitspaket-Tabelle kann über die Konfiguration der Arbeitspaket-Tabelle gefiltert, sortiert und gruppiert werden, um z.B. nur Arbeitspakete mit der Priorität “High” anzuzeigen.

Resize and reorder widgets

To reorder a widget, click the dots icon on the upper left hand corner and drag the widget with the mouse to the new position.

To resize a widget, click the grey icon in the lower right hand corner of the widget and drag the corner to the right or left. The widget will resize accordingly.

Remove widgets from project overview page

To remove a widget from the project overview page, click the three dots icon at the top right corner of the widget and select Remove widget.