Réunions ponctuelles
Remarque
Avec OpenProject 13.1, nous avons introduit les réunions dynamiques en plus des réunions classiques. Avec OpenProject 15.3, les réunions dynamiques sont remplacées par des réunions ponctuelles et des réunions récurrentes afin d’améliorer encore la gestion des réunions. Avec OpenProject 16.0, les réunions classiques ont été supprimées d’OpenProject. Pour en savoir plus sur ce changement, consultez cet article de blog.
Pour en savoir plus sur la mise en place de séries de réunions récurrentes et de modèles, veuillez consulter cette page. Notez que les occurrences individuelles d’une série de réunions récurrentes sont des réunions uniques et présentent les mêmes caractéristiques que celles décrites ici.
Remarque
Vous devez activer le module Réunions dans les Paramètres du projet pour pouvoir créer et modifier des réunions.
| Sujet | Contenu |
|---|---|
| Créer une nouvelle réunion | Comment créer une nouvelle réunion dans OpenProject. |
| Meetings draft mode | How to prepare a new meeting behind the scenes. |
| Modifier une réunion | Comment modifier une réunion existante. |
| Ajouter un lot de travaux à l’agenda | Comment ajouter des lots de travaux à l’ordre du jour |
| Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion | Comment créer ou modifier l’ordre du jour. |
| Backlogs des ordres du jour | Comment utiliser un backlog d’ordre du jour. |
| Ajouter des participants à une réunion | Comment inviter des personnes à une réunion. |
| Ajouter les pièces jointes de la réunion | Comment ajouter des pièces jointes à une réunion. |
| Envoyer un mail à tous les participants | Comment envoyer un mail à tous les participants |
| Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar | Comment télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar. |
| Present a meeting | How to use presentation mode for meetings in OpenProject. |
| Fermer une réunion | Comment fermer une réunion dans OpenProject. |
| Rouvrir une réunion | Comment rouvrir une réunion dans OpenProject. |
| Exporter une réunion | Comment exporter une réunion au format PDF dans OpenProject. |
| Copier une réunion | Comment copier une réunion dans OpenProject (réunions récurrentes). |
| Supprimer une réunion | Comment supprimer une réunion dans OpenProject. |
Créer et modifier des réunions ponctuelles
Créer une nouvelle réunion
Vous pouvez créer une réunion à partir d’un projet ou du module global Réunions.
Pour créer une nouvelle réunion, cliquez sur le bouton vert + Réunion dans le coin supérieur droit et sélectionnez le type de réunion que vous souhaitez créer. Vous pouvez choisir entre les réunions ponctuelles et les réunions récurrentes.
Pour savoir comment organiser des réunions récurrentes, veuillez consulter cette page.
Si vous choisissez l’option ponctuelle, saisissez le titre, le lieu, la date et l’heure de début et la durée de votre réunion.
Si vous créez une réunion à partir d’un module global, vous devrez d’abord sélectionner un projet auquel la nouvelle réunion sera attachée.
Conseil
La durée peut être saisie en heures et en minutes. Par exemple, pour une réunion qui doit durer une heure et demie, vous pouvez saisir :
- 1.5 h
- 90 min
- 90 minutes
- 1:30
Cliquez sur le bouton Créer une réunion pour enregistrer vos modifications. A new meeting will be created. It will initially be in draft mode, as indicated by the status message and the corresponding banner. You can then proceed to add more details to the meeting.
Meeting draft mode
Draft mode allows you to prepare the meeting in advance. You can structure or refine agenda items and work on the material without initiating the meeting. This mode enables internal meeting preparation and allows freely adjusting meeting participants without them being notified at this stage.
In draft mode, the meeting status indicator does not have drop-down options. No email notifications or invites are sent out in draft mode.
After creating a meeting, you can set up a meeting agenda in draft mode. You can also edit the agenda at any time after opening the meeting.
Once you are done editing the draft, click the Open meeting button in the top right corner.
This will open a dialog, in which you can choose whether an invite and updates should be sent out to meeting participants or not. Depending on your choice, a banner will explain what action will follow.
Important
Once you exit draft mode (by opening a meeting), you can no longer return to it.
Exiting the draft mode will change the meeting status to Open.
Créer ou modifier l’ordre du jour d’une réunion
You can edit a meeting agenda by adding sections, agenda items or existing work packages by selecting the desired option under the green + Add button. Vous pouvez ensuite ajouter des notes à chaque point de l’ordre du jour.
Ajouter une section d’agenda
Les sections vous permettent de regrouper les éléments de l’agenda en blocs pour une meilleure organisation.
Pour ajouter une section, cliquez sur le bouton + Ajouter en bas des points de l’ordre du jour et sélectionnez l’option Section.
Si, avant la création de votre première section, votre réunion comportait déjà des points de l’ordre du jour, ceux-ci seront automatiquement contenus dans une section appelée Section sans titre. Vous pouvez renommer cette section si vous le souhaitez.
Remarque
Si vous utilisez des sections, tous les points de l’ordre du jour doivent comporter des sections.
Après avoir ajouté une section, vous pouvez la spécifier davantage en ajoutant des points à l’ordre du jour ou des lots de travaux.
Vous pouvez également ajouter des points de l’ordre du jour à des sections spécifiques, soit en faisant glisser et en déposant des points dans chaque section, soit en cliquant sur le bouton Plus (⋯) et en choisissant l’action souhaitée.
Ce menu vous permet également de renommer une section, de la déplacer ou de la supprimer entièrement en sélectionnant l’option correspondante dans le menu déroulant situé derrière l’icône Plus (⋯) sur le côté droit. Si une section est déplacée, les points de l’ordre du jour le seront également.
Conseil
Vous pouvez également réorganiser les sections en les faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
Important
La suppression d’une section entraîne la suppression de tous les points de l’ordre du jour qu’elle contient. Si une section contient des points de l’ordre du jour, une confirmation vous sera demandée avant la suppression.
Ajouter un point à l’ordre du jour
Si vous sélectionnez l’option Point de l’ordre du jour, vous pouvez nommer ce point, ajouter des notes, définir la durée prévue en minutes et sélectionner un utilisateur à afficher à côté du point de l’ordre du jour. Il peut s’agir, par exemple, d’une réunion ou d’un membre du projet responsable de l’élément ou d’une personne qui présentera le sujet en question.
Par défaut, lors de la création d’un point de l’ordre du jour, le nom de l’utilisateur qui ajoute le point à l’ordre du jour est pré-rempli, mais il peut être supprimé ou remplacé par l’un des autres participants à la réunion.
Les sections affichent la somme de toutes les durées de tous les éléments qui les contiennent (ou du moins, ceux qui ont une durée spécifiée).
Conseil
Si vous devez conserver l’agenda en dehors d’OpenProject, vous pouvez générer un PDF optimisé à l’aide de la fonction d’impression (Ctrl/Cmd + P).
Lier un work package à une réunion
Si vous sélectionnez l’option Lot de travaux, vous pouvez lier un lot de travaux en saisissant un ID de lot de travaux ou en commençant à taper un mot-clé, ce qui ouvrira une liste d’options possibles.
Modifier l’ordre du jour d’une réunion
After you have finalized the agenda, you can always edit the agenda, items, add notes, move an item up or down or delete it. Clicking on the More (three dots) menu icon on the right edge of each agenda item will display a menu of available options, including editing, copying link to clipboard, moving the agenda item within the agenda or to the backlog, or deleting it.
Vous pouvez également réorganiser les points de l’ordre du jour en cliquant sur la poignée de glissement (l’icône avec six points) sur le bord gauche de chaque point de l’ordre du jour et en faisant glisser cet élément au-dessus ou au-dessous.
Faire glisser la poignée à côté d’un point de l’ordre du jour dans les réunions d’OpenProject
Les durées de chaque point de l’ordre du jour sont automatiquement additionnées. Si cette somme dépasse la durée planifiée saisie dans Détails de la réunion, la durée des heures de l’agenda qui dépassent la durée planifiée apparaîtra en rouge pour vous en avertir.
Agenda backlogs
An agenda backlog is a special pre-existing section below the actual meeting agenda where additional agenda items can be listed before being added to that particular meeting. This allows users to propose topics that are then picked up by the meeting organizer either before or during the actual meeting.
The backlog can be expanded or collapsed by clicking on the title.
Conseil
Par défaut, le backlog est étendu lorsque le statut de la réunion est ouverte, réduit si le statut de la réunion est en cours, et masqué si la réunion est fermée.
Add and edit items to agenda backlogs
You can add agenda items and link work packages in the same way as you would within the meeting agenda, by dragging and dropping agenda items elsewhere in the meeting or by using the dropdown options of the More (three dots) icon on the right.
That same More menu also allows editing, reordering, adding notes or deleting an item in the agenda backlog.
Effacer les backlogs de l’ordre du jour
You can either remove single items from an agenda backlog or clear an entire backlog by clicking the Clear backlog option under More (three dots) menu next to the backlog name. Utilisez cette option avec prudence, car l’action ne peut pas être annulée.
Add a work package to the agenda
There are two ways to add a work package to a meeting agenda.
- From the Meetings module: using the + Add button add a work package agenda item or
- From a particular work package: using the + Add to meeting button on the Meetings tab
You can add a work package to both upcoming or past meetings as long as the work package is marked open.
Conseil
Les réunions passées sont affichées dans l’ordre chronologique inverse, de la plus récente à la plus ancienne.
Edit a meeting
If you want to change the details of a meeting, for example its time or location, open the meetings details view by clicking the cogwheel icon next to the Meeting details.
An edit screen will be displayed, where you can adjust the date, time, duration and location of the meeting. Depending on whether email calendar updates are enabled or disabled, a corresponding banner in the form will indicate whether an update will be sent after the changes are saved.
N’oubliez pas d’enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer. Annuler vous ramènera à la vue détaillée.
Conseil
Si quelqu’un d’autre édite ou met à jour la page de la réunion en cours en même temps et enregistre ses modifications, vous et tous les autres utilisateurs de la même page en serez informés par une petite bannière en haut de la page. Cliquez sur le bouton Recharger pour charger la version à jour de la page.
If you are in the presentation mode, changes will load automatically, without the banner being displayed.
Afin de modifier le titre de la réunion, sélectionnez le menu déroulant derrière les trois points et sélectionnez Modifier le titre de la réunion.
Participants
Ajouter des participants à une réunion
Vous verrez la liste de tous les membres invités du projet sous Participants. Vous pouvez ajouter des participants (invités et participants) à une réunion en mode édition. Le processus est le même pour la création d’une nouvelle réunion ou la modification d’une réunion existante. You can either click the cogwheel icon next to Participants section or click the Manage participants link under the list of existing participants.
The participants list will show everyone invited to the meeting so far. Initially, it only contains the meeting creator. To add participants, use the search bar to find one or more project members, then click Add. Depending on whether email calendar updates are enabled or disabled, a corresponding banner in the form will indicate whether an update will be sent after the changes are saved.
To remove a participant, click the x icon on the far right of their name.
Once the meeting has started (status set to In progress), you can record attendance by selecting the Mark as attended button.
Envoyer un mail à tous les participants
Vous pouvez envoyer un rappel par mail à tous les participants à la réunion. Sélectionnez la liste déroulante en cliquant sur l’icône Plus (trois points) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Envoyer l’invitation au calendrier à tous les participants. Un rappel par mail avec les détails de la réunion (y compris un lien vers la réunion) est envoyé immédiatement à tous les invités et participants.
Mises à jour du calendrier par e-mail
La section Mises à jour du calendrier par e-mail sur le côté droit indique si le paramètre permettant d’informer par e-mail les participants au sujet des changements applicables aux réunions est activé. To enable it click the Enable button, to disable it click the Disable icon. Here is an example of disabling the calendar updates.
Vous verrez alors un message d’avertissement qui vous informera concernant les conséquences. À ce stade, vous pouvez annuler ou confirmer la désactivation des mises à jour par e-mail.
Vous pouvez toujours le réactiver en cliquant sur l’icône Activer.
Meeting outcomes
Ajouter les résultats des éléments de l’ordre du jour
Lors d’une réunion, les parties prenantes prendront souvent certaines décisions, ajouteront des informations utiles ou noteront des points de suivi. Dans OpenProject, ceux-ci peuvent être ajoutés en tant que résultats à chaque point de l’ordre du jour. Pour noter les résultats, le statut de la réunion doit d’abord être réglé sur en cours. Une fois en cours, il y aura un bouton + Résultat à la fin de chaque élément de l’ordre du jour. Pour ajouter un résultat, cliquez simplement sur ce bouton.
Conseil
Pour pouvoir ajouter des résultats de réunion à l’ordre du jour, il faut que l’autorisation Gérer les résultats soit accordée sous Rôles et autorisations dans l’interface d’administration du système.
An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing an agenda item.
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter les résultats.
Conseil
You can save multiple outcomes per agenda item in OpenProject.
Après avoir enregistré un résultat de l’ordre du jour, vous pouvez toujours le modifier. Cliquez sur le menu Plus (trois points) sur le bord droit de chaque élément de résultat et sélectionnez Modifier le résultat.
Ce menu vous permet également de Copier le lien vers le presse-papiers et de Supprimer le résultat.
Conseil
Les résultats sont également affichés dans l’onglet Réunions d’un lot de travaux en lecture seule.
Pièces jointes à la réunion
Vous pouvez ajouter des pièces jointes dans les réunions dans la section Pièces jointes dans le coin inférieur droit. Vous pouvez utiliser le lien +Attacher des fichiers pour sélectionner des fichiers à partir de votre ordinateur ou les faire glisser et les déposer.
Les pièces jointes peuvent être ajoutées à la section Notes des paquets d’agenda en les glissant-déposant depuis la section Pièces jointes.
Historique de la réunion
Vous pouvez savoir quelles modifications ont été apportées à une réunion et par quel utilisateur. Sélectionnez la liste déroulante en cliquant sur l’icône Plus (trois points) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Historique des réunions.
Les détails de l’historique de la réunion s’affichent.
Télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar
Vous pouvez télécharger une réunion en tant qu’événement iCalendar. Sélectionnez la liste déroulante en cliquant sur le menu Plus (trois points) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Télécharger un événement iCalendar.
En savoir plus sur l’abonnement à un calendrier.
Modifier le statut de la réunion
You can change the status of a meeting depending on whether you are preparing it, running it, or finalizing it.
Draft mode is used while preparing a meeting before it is opened. In this mode you can outline the agenda, add or adjust items, work on the content, and adjust participants without running the meeting yet. Draft mode is intended for internal preparation and does not represent the start of the meeting.
Once the preparation stage is finalized, meetings in OpenProject transition to an active phase and can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Selon le statut de la réunion, différentes options sont disponibles, telles que la modification de l’ordre du jour, l’ajout de résultats ou la finalisation de la réunion. Vous pouvez passer d’un statut à un autre à l’aide du bouton de statut de la réunion, qui propose un menu déroulant sous le nom de la réunion ou dans le panneau de droite.
Cliquer sur ce bouton affichera les options de statut suivantes :
Ouverte : remet la réunion dans un état modifiable, mais les résultats existants restent en lecture seule.
En cours : permet la documentation des résultats pour les éléments de l’ordre du jour.
Clôturée : verrouille la réunion et empêche les modifications ultérieures.
Statut de réunion ouverte
Lorsqu’une réunion est ouverte, vous pouvez préparer l’ordre du jour en ajoutant ou en supprimant des points de l’ordre du jour. Une fois que l’ordre du jour est prêt, la réunion peut commencer.
Conseil
Dans une réunion dont le statut est ouverte, en plus du menu de statut, vous verrez directement le lien Commencer une réunion dans le panneau de droite.
Marquer une réunion comme étant en cours
Une fois que l’ordre du jour est prêt, la réunion peut commencer. Pour marquer une réunion en cours, vous pouvez utiliser le menu déroulant et sélectionner En cours ou cliquer sur le lien Commencer la réunion sur le côté droit.
Définir une réunion En cours permet d’ajouter des Résultats de l’élément de l’ordre du jour en utilisant les boutons + Résultat.
Une fois que tous les résultats sont documentés, vous pouvez clôturer la réunion. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant sur le côté droit ou sous le nom de la réunion.
Clôturer une réunion
Une fois que tous les résultats sont documentés, vous pouvez clôturer la réunion. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant sur le côté droit ou sous le nom de la réunion.
Conseil
Dans une réunion marquée en cours, en plus du menu de statut, vous verrez directement le lien Clôturer la réunion dans le panneau de droite.
La fermeture d’une réunion verrouille le statut actuel et le place en lecture seule.
Lorsqu’une réunion est clôturée, vous pouvez toujours copier un lien vers un point spécifique de l’ordre du jour ou un résultat. Cliquez sur l’icône Plus (trois points) à droite et sélectionnez Copier dans le presse-papiers.
Rouvrir la réunion
Une fois la réunion terminée, elle ne peut plus être modifiée. Les membres du projet ayant le droit de modifier et de fermer les réunions verront toutefois une option Rouvrir la réunion. Le bouton rouvre une réunion et permet une modification ultérieure.
Present a meeting
Presentation mode is available when you want to show the meeting content in a clean, non-editable view. This mode is intended for presenting the agenda or meeting material to participants during or before the meeting without distractions. However, agenda items can be edited in presentation mode if needed.
Presentation mode can be used regardless of the meeting status (open, in progress or closed). However, a presentation mode is not available in a draft mode or for a meeting template (recurring meetings).
Conseil
Presentation mode generally does not change the meeting status, with one exception. If a meeting has the status Open, clicking the Present button will automatically change the meeting status to In progress.
To initiate a presentation mode click the present button in the top right corner.
Presentation mode will be activated. It will show the following:
- The meeting title
- Exit presentation button
- Current section (if any)
- Current item of the selected section
- Button to add outcomes directly during the presentation
- Footer with agenda progress, a running timer, and Previous / Next navigation buttons showing item titles and section titles when applicable
You can navigate through the meeting presentation by either clicking the Previous/Next navigation buttons, or by using arrow keys of your keyboard.
Meeting changes made during the presentation are updated automatically unless an item is actively being edited.
To exit the presentation mode click the Exit presentation button in the header.
Remarque
Some browsers may block automatic full-screen mode. In this case you can manually enable full-screen using the browser controls.
Exporter une réunion
Vous pouvez exporter une réunion dans OpenProject au format PDF. Une réunion peut être exportée quel que soit son état (ouverte, en cours ou clôturée).
Pour exporter une réunion, sélectionnez la liste déroulante en cliquant sur l’icône Plus (trois points) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Exporter au format PDF.
La boîte de dialogue Exporter au format PDF s’ouvre. Vous pouvez y spécifier les éléments à inclure dans le PDF et le texte du pied de page. Les options comprennent :
- Inclure la liste des participants : une liste de participants sera placée au-dessus de l’ordre du jour de la réunion (cette option est sélectionnée par défaut)
- Inclure la liste des pièces jointes : une liste contenant les noms de fichiers des pièces jointes sera ajoutée à la fin.
- Inclure le backlog : inclut la liste des éléments du backlog
- Inclure les résultats de l’ordre du jour : inclut les résultats de l’ordre du jour (si les résultats de votre ordre du jour contiennent des informations confidentielles, vous pouvez choisir de ne pas les inclure dans l’exportation).
Vous pouvez également spécifier le texte de pied de page, qui apparaîtra en bas de chaque page. Le texte par défaut du pied de page de l’exportation PDF est le nom du projet.
Cliquez sur le bouton Télécharger pour générer un PDF. La première page du PDF est la page de titre. Le PDF généré comprendra tous les détails et l’ordre du jour de la réunion. Les participants à la réunion, les résultats de l’ordre du jour, la liste des pièces jointes et les éléments du backlog ne seront inclus que s’ils ont été sélectionnés pour l’exportation.
Remarque
Les macros de la liste déroulante des macros de l’éditeur ne sont pas prises en charge dans le PDF.
Copier une réunion
Vous pouvez copier une réunion existante. Cette fonction est utile si vous avez des réunions récurrentes. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Duplicate.
Une fenêtre modale s’ouvre, qui vous permet d’ajuster le titre, l’heure, le lieu et d’autres détails de la réunion copiée. Par défaut, la date de la réunion copiée est fixée au lendemain. Vous avez également la possibilité de copier l’ordre du jour, les pièces jointes et la liste des participants.
Si vous copiez une réunion fermée, le statut de la nouvelle réunion sera automatiquement défini comme ouvert. N’oubliez pas d’enregistrer la réunion copiée en cliquant sur le bouton Créer une réunion.
Supprimer la réunion
Vous pouvez supprimer une réunion. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit, sélectionnez Supprimer la réunion et confirmez votre choix.
