Documents

Le module Documents vous permet de rédiger ou de téléverser des documents directement dans le projet.

Remarque

Use the Documents module to create, write, or upload documents directly in your projects. If you need to manage files stored externally, please take a look at the file storages integrations.

Important 

With 17.0 release, real-time documents collaboration was introduced. It is automatically available for the following installation types:

  • Containerized installations
  • Cloud-hosted installations

Packaged installations (DEB/RPM) require additional manual setup. Please refer to the system administration guide for more details.

Index des documents

Pour utiliser le module Documents, assurez-vous qu’il est activé dans les paramètres de votre projet (Paramètres du projet → Modules).

Une fois qu’il est activé, vous pouvez ouvrir le module Documents dans la barre latérale de votre projet pour accéder à l’index des documents qui répertorie tous les documents disponibles :

Documents index lists of all available documents in an OpenProject project

La page d’index Documents vous permet de :

  1. Voir tous les documents

  2. Filtrer par type de document

  3. Filtrer rapidement la liste des documents sur la base du titre du document

  4. Ajouter un nouveau document

  5. View a list of all available documents, including their type and the date they were last edited. Documents created prior to 17.0 release will be marked by Legacy label.

    An example of a document marked by a legacy label in OpenProject Documents module

Un document dans OpenProject peut être :

  • un texte écrit directement dans l’éditeur d’un document
  • un fichier téléversé et joint à un document
  • un fichier à la fois téléversé et joint à un document, avec une note de texte le décrivant

Consulter un document

Pour consulter un document, il suffit de cliquer sur son nom dans l’index. Vous verrez alors le document :

Viewing a document with an attachment in OpenProject

Un document comprend :

  1. A title, a category, number of active editors and last saved date
  2. More menu with with options to edit, copy link and delete a document
  3. The he document text itself
  4. Fichiers

Ajouter un nouveau document au projet

Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton + Document.

Create a new document in OpenProject Documents module

Dans le formulaire qui s’affiche, sélectionnez la catégorie du document, donnez-lui un titre et une description facultative. Vous pouvez également joindre un fichier au document.

Veuillez noter que ces catégories de documents sont créées par l’administrateur de votre instance.

Les documents téléversés sont visibles par tous les membres du projet qui disposent des autorisations nécessaires.

Remarque

Il n’y a pas de version des documents. La modification d’un champ ou du contenu du document est visible par tous les membres.

Edit a project document

You can edit a document anytime.

To edit a document title, click on the More (three dots) menu and select Edit title.

Edit a document title in OpenProject Documents module

To edit the document itself simply click anywhere in the document and you can directly start editing. Simply start entering text or use / to add headings, blocks, media elements, emojis and link to work packages.

Edit a document in OpenProject Documents module

Collaborative editing

Multiple project members can edit a document at the same time. If they do, you will see what changes are made by which user in real time.

Take a look at this example for an illustration.

An example of real-time document editing in OpenProject Documents module

You can link an existing work package to a document. To do that, start editing a document, type /, scroll down the list of available options and select Link to existing work package.

Link a document to an existing work package in OpenProject

Delete a project document

You can easily delete a document in OpenProject.

To delete a document, click on the More (three dots) menu and select Delete.

Delete a document in OpenProject Documents module

Foire aux questions (FAQ)

Why can’t I edit documents in real-time?

Real-time document collaboration is available in OpenProject starting with version 17.0, but whether you can use it depends on how your OpenProject instance is set up. In cloud-hosted and containerized setups, real-time editing is enabled by default. For packaged installations (DEB/RPM), additional configuration is necessary. Please contact your OpenProject administrator and/or refer to the system administration guide for more details.

Y a-t-il une limite de taille pour le téléversement de documents vers l’édition Enterprise dans le cloud d’OpenProject ?

OpenProject n’a pas de limite quant au nombre de fichiers que vous pouvez téléverser et avec lesquels vous pouvez travailler. La seule restriction concerne la taille maximale des fichiers : la taille maximale d’un fichier est de 256 Mo.