Cómo trabajar con plantillas de proyecto
El uso de plantillas de proyecto en OpenProject ayuda a su equipo a ahorrar tiempo, evitar configuraciones repetitivas y garantizar una estructura de proyecto coherente en toda su organización.
Veamos cómo puede configurar plantillas de proyecto en OpenProject.
3 pasos para crear una nueva plantilla de proyecto
En OpenProject, sólo los administradores pueden crear y eliminar plantillas de proyecto. De esa manera, hay un grupo de personas que garantizan la coherencia y supervisan la cantidad y la estructura de las plantillas.
Para configurar una nueva plantilla de proyecto, puede crear un nuevo proyecto desde cero o convertir uno existente en una plantilla. Si desea asegurarse de que todos los ajustes están predefinidos como usted necesita, le sugerimos crear un nuevo proyecto de plantilla.
En resumen, hay tres pasos:
- Crear un nuevo proyecto.
- Ajuste todos los parámetros para que el proyecto sea una buena plantilla
- Marcar el proyecto como plantilla
Repasaremos los tres pasos utilizando un caso de uso de ejemplo.
Plantillas de proyecto ejemplo de uso
Utilicemos el ejemplo de la organización de un evento, por ejemplo, una conferencia. Esto es algo que puede ocurrir con frecuencia, por ejemplo, trimestral o anualmente. Para no tener que empezar desde cero cada vez y también para ayudar en caso de que diferentes compañeros organicen conferencias, una plantilla puede resultar muy útil para ahorrar tiempo y aprovechar las experiencias anteriores.
Le guiaremos a través de los módulos que pueden preconfigurarse para obtener el máximo valor de las plantillas.
1. Cree y nombre su plantilla de proyecto
En primer lugar, cree un nuevo proyecto haciendo clic en +Project en el menú de cabecera.
Ahora verá también la pantalla en la que aparecerá posteriormente su plantilla. Seleccione una plantilla para empezar con los ajustes preconfigurados o empiece con un proyecto en blanco.
A continuación, asigne un nombre a su proyecto que más tarde se convertirá en su plantilla.
Cuando cree su plantilla de proyecto tal y como se ha descrito anteriormente, considere la posibilidad de añadir plantilla a su nombre, para que sea más fácil distinguirla de sus proyectos normales. Su plantilla de proyecto aparecerá, por ejemplo, en las listas de proyectos, de modo que podrá ver cuáles de los proyectos sirven como plantillas.
Le aconsejamos que añada una breve descripción que también aparecerá en la vista general al seleccionar un nuevo proyecto a partir de una plantilla. También puede definir si su nuevo proyecto debe ser el subproyecto de otro proyecto. Para la función de ser una plantilla, esto no es relevante, pero si utiliza varias plantillas, podría pensar en organizarlas todas bajo un proyecto “plantillas”.
2. Ajuste la configuración del proyecto
Plantilla de módulos
Ahora, vaya a la configuración del proyecto y active los módulos pertinentes para su plantilla. En el caso de una plantilla de eventos, podría tratarse de módulos como Actividad, Tableros, Presupuestos, Calendarios, Documentos y otros.
Plantilla de paquete de trabajo
A continuación, establezca los paquetes de trabajo necesarios para gestionar su proyecto desde el inicio hasta el cierre. De este modo, incluirá relaciones y jerarquías para que le resulte más fácil y rápido iniciar un nuevo proyecto a partir de su plantilla.
Por supuesto, también puede personalizar su formulario de paquete de trabajo en la plantilla para incluir toda la información relevante para su organización. Cada vez que abra un nuevo paquete de trabajo, verá entonces la lista de atributos que había configurado.
Plantilla de tableros ágiles
Si utiliza la vista de tableros para hacer cosas con su equipo, configúrelos también. La configuración de las listas de tableros de acción le proporcionará tableros precargados, ya que extraen automáticamente las entradas de sus paquetes de trabajo.
Plantilla de miembros
Considere la posibilidad de configurar sus miembros para las plantillas de sus proyectos. O bien todo el equipo será siempre el mismo, o bien se establece el núcleo de miembros que con toda seguridad formarán parte de un proyecto como éste. Definir roles y permisos, tarifas y grupos.
Plantilla de campos personalizados
La Creación de campos personalizados en su plantilla de proyecto le permite tenerlo disponible para todos los proyectos futuros basados en esta plantilla. Creamos, por ejemplo, un campo de aprobación para que los gestores puedan aprobar obras de arte o mercancías o similares. Tenga en cuenta que si un campo personalizado está habilitado globalmente, se mostrará automáticamente en un proyecto de plantilla.
Plantilla de atributos del proyecto
Si desea mostrar atributos específicos en la página de resumen del proyecto, puede seleccionar atributos existentes o crear nuevos atributos de proyecto para su proyecto de plantilla.
3. Establezca su proyecto como plantilla
Solo mostramos los módulos más relevantes para que se haga una idea de las ventajas de las plantillas de proyectos. Por supuesto, también puede configurar otros módulos para su plantilla, como Reuniones o Wiki.
Importante
Tenga en cuenta que, por razones de complejidad, los módulos Presupuestos y Tiempo y costes no pueden copiarse con contenido por ahora. Por favor, no los configure en su plantilla, ya que cuando utilice la plantilla, estos módulos aparecerán vacíos en su proyecto recién creado.
Una vez que esté satisfecho con todos los ajustes de su proyecto de plantilla, es esencial configurarlo como plantilla para que aparezca en la selección de plantillas al crear un nuevo proyecto.
Para convertir este proyecto en una plantilla, navegue hasta los ajustes del proyecto para:
A) Vaya a información y haga clic en el menú de 3 puntos para elegir establecer como plantilla.
B) O vaya a plantillas y active el botón para “establecer como plantilla”.
En caso de que una plantilla de proyecto ya no sea relevante y no deba seguir utilizándose, este es también el lugar donde puede eliminarla de las plantillas.
Enhorabuena, ha creado su primera plantilla de proyecto en OpenProject. Ahora, si vuelve a hacer clic en +Proyecto, su plantilla aparecerá en el resumen de selección:
Project templates help you start faster, stay consistent, and improve project outcomes — especially when your team manages recurring workflows.
Si desea más información sobre las plantillas de proyecto y otras cuestiones relacionadas con OpenProject, consulte nuestra documentación.
