7 características para gestionar con éxito un programa con OpenProject

La gestión de programas en la administración pública es compleja. Es necesario coordinar múltiples proyectos, gestionar las dependencias y demostrar de forma transparente los beneficios obtenidos. Con PM², la metodología de gestión de proyectos de la Comisión Europea, existe un marco claro para ello. La Oficina Federal de Administración alemana ha adaptado esta norma con PMflex específicamente para las autoridades alemanas - orientada a la práctica y con listas de comprobación para programas, carteras y proyectos.

Para mantener una visión de conjunto como gestor de un programa, necesita un punto de control central, una especie de cabina que agrupe toda la información relevante. El software de código abierto OpenProject, desarrollado en Europa, proporciona exactamente este apoyo. En este artículo le presentamos siete características que le apoyan y capacitan específicamente en la gestión de programas.

¿Qué significa una buena gestión de programas?

Una buena gestión de los programas significa dirigir varios proyectos interrelacionados para que aporten conjuntamente los beneficios previstos. A diferencia de la gestión de proyectos, no se trata sólo de completar con éxito una única iniciativa, sino de mantener el impacto global en el punto de mira. Mientras que la gestión de carteras establece la selección estratégica y el establecimiento de prioridades, la gestión de programas garantiza la ejecución operativa coordinada.

Para las administraciones públicas, este enfoque es crucial: la gestión de los programas crea transparencia, permite rendir cuentas a las partes interesadas y garantiza que se alcancen realmente los objetivos políticos u organizativos.

Gestión de programas en el sector público en Europa

La Comisión Europea ha desarrollado PM², una norma que aborda exactamente estos requisitos: modelos de fases, funciones, procesos y herramientas para proyectos y programas. La Oficina Federal de Administración alemana ha adaptado este enfoque con PMflex a las necesidades de las autoridades alemanas - con plantillas claras y listas de comprobación orientadas a la práctica.

OpenProject le ayuda a aplicar ambos enfoques. Con flujos de trabajo estandarizados, transparencia en las estructuras de los programas y documentación centralizada, es una herramienta ideal para gestionar los programas según PM² y PMflex.

Consejo

Por supuesto, OpenProject no sólo admite la gestión de programas, sino también la de proyectos y la de carteras de proyectos. Los proyectos constituyen el nivel operativo, los programas agrupan varios proyectos con un beneficio compartido y las carteras proporcionan la orientación estratégica. Con OpenProject, las administraciones disponen de una solución que cubre los tres niveles: integrada, transparente y conforme con PM² y PMflex.

Siete características para gestionar con éxito un programa

• 1. Definir un ciclo de vida: Fases y puertas de fase
• 2. Mantenga la visión de conjunto: Cuadros de mando del programa
• 3. Aclarar las dependencias: Hitos y relaciones
• 4. Hacer visible el impacto: Productos, resultados y beneficios
• 5. Detectar los problemas a tiempo: Gestión de riesgos y problemas
• 6. Crear transparencia: Informes y control
• 7. Reforzar la colaboración: Reuniones basadas en paquetes de trabajo

1. Definir un ciclo de vida: Fases y puertas de fase

En PM² y PMflex, las fases y las puertas de fase son bloques de construcción centrales. Todo programa pasa por etapas definidas: desde el inicio, pasando por la planificación y la ejecución, hasta el cierre. En las puertas de fase, se comprueba si una fase se ha completado con éxito y si puede comenzar la siguiente. Esta gobernanza garantiza que las decisiones sean transparentes y rastreables.

OpenProject le ayuda a aplicar esta lógica en la práctica. Incluso en la edición Community gratuita, puede crear y supervisar fases y puertas de fase según las especificaciones de PM². En la edición Enterprise, puede personalizarlas individualmente, así como añadir nuevas fases o puertas de fase. De este modo, mantendrá el control y sabrá siempre si su programa va por buen camino.

2. Mantenga la visión de conjunto: Cuadros de mando del programa y línea de base

Para los gestores de programas, es esencial disponer de una visión rápida a nivel de programa:

• Supervise el estado de todos los subproyectos (por ejemplo, fase, estado de la puerta de fase, semáforo).
• Detecte a tiempo las desviaciones y los cuellos de botella (calendario, presupuesto, calidad).
• Haga un seguimiento de los próximos hitos y plazos.
• Identifique los riesgos y los problemas que deban escalarse.
• Consolide las cifras clave para la elaboración de informes y la toma de decisiones.

Con OpenProject, puede configurar una página de resumen (cuadro de mandos) para cada programa que muestre toda la información relevante. Además, puede crear, filtrar, guardar y compartir listas de proyectos para consolidar las métricas de todos los subprogramas o subproyectos en una tabla clara. Para profundizar en los paquetes de trabajo, los riesgos y los cambios recientes, puede utilizar la función Baseline.

Volviendo a la metáfora de la cabina de la introducción: en OpenProject, ésta se convierte en su cabina, donde toda la información está disponible de un vistazo y constituye la base para tomar decisiones bien fundadas en cualquier momento.

3. Aclare las dependencias: Hitos y relaciones

Los programas constan de muchos subproyectos con estrechas interdependencias de contenido y tiempo. Para detectar retrasos o conflictos en una fase temprana, las dependencias y los hitos comunes deben ser siempre visibles.

En OpenProject, usted representa un programa como un proyecto con subproyectos. Las dependencias se gestionan a través de los diversos tipos de relaciones entre paquetes de trabajo:

• Dependencias temporales como predecesor / sucesor.
• Relaciones lógicas como bloquea / bloqueado por o incluye.
• Relaciones padre-hijo para estructurar claramente tareas complejas.
• Hitos a nivel de programa que se aplican a múltiples subproyectos.

Estas dependencias pueden visualizarse en distintas vistas: por ejemplo, en el gráfico de Gantt para las líneas de tiempo, en las vistas de tabla para las vistas generales detalladas, o también en los tableros padre-hijo (complemento de Enterprise) para visualizar la jerarquía de los paquetes de trabajo.

4. Haga visible el impacto: Productos, resultados y beneficios

En PM² y PMflex se distingue claramente entre tres niveles:

• Los productos son los resultados tangibles de un proyecto, por ejemplo, un nuevo sistema informático.
• Los resultados son los efectos directos cuando se utilizan estos resultados, por ejemplo, el uso activo del sistema.
• Los beneficios son el valor a largo plazo para la organización, por ejemplo, procesos más eficaces o costes reducidos.

Para los gestores de programas, es crucial tener a la vista toda esta cadena de impacto, en lugar de centrarse únicamente en la finalización de los entregables individuales.

OpenProject le ayuda permitiendo que los productos, resultados y beneficios se definan como tipos de paquetes de trabajo independientes. Estos tipos pueden equiparse con transiciones de estado para flujos de trabajo personalizados, atributos y valores de estado, y adaptarse exactamente a las necesidades específicas de la dirección. Esto crea una estructura transparente que deja claro en todo momento si el programa está aportando realmente los beneficios previstos.

5. Detecte los problemas a tiempo: Gestión de riesgos y problemas

Una buena gestión del riesgo le ayuda a dormir por la noche. Como gestor del programa, no sólo debe vigilar los problemas actuales, sino también los riesgos y problemas potenciales que puedan poner en peligro todo el programa.

En OpenProject, los riesgos y los problemas pueden representarse igual que los Productos o los Resultados como sus propios tipos de paquetes de trabajo, con flujos de trabajo y atributos individuales. Esto le permite gestionar las probabilidades de ocurrencia, los impactos y las contramedidas de forma sistemática y garantiza que los puntos críticos no se pierdan en la rutina diaria del proyecto.

[!NOTA]
El equipo de OpenProject trabaja actualmente de forma intensiva en un módulo de riesgos ampliado que pronto soportará los requisitos de PMflex de forma aún más consistente y permitirá un control más preciso a nivel de programa. Manténgase al día: Desarrollo de módulos de riesgo en OpenProject Community

6. Cree transparencia: Informes y control

Para los gestores de programas, es esencial disponer siempre de información fiable, tanto para su propio control como para los informes obligatorios hacia arriba. Necesita claridad sobre el estado de su programa y, al mismo tiempo, una documentación estandarizada para informar de forma fiable a los gestores de cartera, los líderes de las agencias o los responsables políticos.

OpenProject proporciona informes estandarizados y funciones de control para este fin. Los informes de situación, los resúmenes presupuestarios o los análisis de progreso pueden consolidarse y exportarse directamente en formato PDF, lo que resulta ideal para la comunicación periódica con las partes interesadas. Además, OpenProject tiene en cuenta las plantillas PMflex, por lo que sus informes cumplen con los estándares establecidos y están listos para su uso sin necesidad de edición adicional.

De este modo, usted mantiene su propia visión de conjunto y, al mismo tiempo, proporciona información transparente y comparable para el control a nivel de cartera y de gestión.

7. Reforzar la colaboración: Reuniones basadas en paquetes de trabajo

¿Qué pasaría si las reuniones de su equipo comenzaran exactamente donde tiene lugar el trabajo real? En lugar de recopilar meticulosamente la información de correos electrónicos o documentos externos de Word o Excel, en OpenProject puede acceder directamente a los paquetes de trabajo almacenados en el programa o subproyecto.

De este modo, creará agendas con los temas relevantes en un abrir y cerrar de ojos, documentará los resultados directamente durante la reunión y generará actas inmediatamente, al estilo OpenProject, con enlaces a los respectivos riesgos, hitos, resultados y mucho más. Todos los implicados permanecen alineados y la trazabilidad está garantizada en todo momento. El módulo de reuniones de OpenProject es un punto fuerte para muchos gestores de programas y ofrece ventajas significativas, especialmente en programas del sector público con muchas partes interesadas.

Conclusiones: Implantar con éxito la gestión de programas con PM² y PMflex

Los gestores de programas de las administraciones públicas se enfrentan a la tarea de dirigir iniciativas complejas de forma transparente y trazable. Con PM² y PMflex, se dispone de normas claras, y con OpenProject, de una herramienta que apoya sistemáticamente estas normas en la práctica.

Desde las puertas de las fases hasta los cuadros de mando, la gestión de riesgos y las reuniones: OpenProject le proporciona una “cabina” integrada que garantiza la gobernanza, crea transparencia y refuerza la colaboración. De este modo, no sólo guiará los programas de forma fiable a través de las distintas fases, sino que también se asegurará de que se alcanzan realmente los resultados y beneficios previstos.

Especialmente en la administración pública, donde la trazabilidad y la rendición de cuentas son cruciales, OpenProject es la solución adecuada para llevar los programas al éxito de acuerdo con las normas europeas.