How to use status transitions and workflows in OpenProject

OpenProject es una herramienta poderosa, pero un gran poder conlleva una gran complejidad de personalización. Si es nuevo en OpenProject y tiene problemas para configurar los estados de los flujos de trabajo, no está solo. Once you understand how status transitions work in OpenProject and how they depend on roles and work package types, you’ll appreciate their full potential.

Read this article to learn…

• what statuses, roles and workflows are and how they work together,
• por qué su gestión de proyectos será mucho más potente y eficaz con flujos de trabajo personalizados,
• cómo añadir un nuevo estado y establecer un flujo de trabajo para él.

¡Vamos a ello!

Nota

April 2026: This article has been updated to reflect the latest improvements in workflow configuration in OpenProject.

Conozca sus términos: Estado, rol y flujo de trabajo

Empecemos con algo de terminología. Será mucho más rápido crear sus propios flujos de trabajo con OpenProject, si habla su idioma. Entonces, ¿qué son los estados, los roles y los flujos de trabajo? ¿Y cómo se juntan?

¿Qué es un estado en OpenProject?

El estado es un elemento clave en toda gestión de proyectos. En OpenProject, el estado también es un atributo esencial de un paquete de trabajo. Basándose en el estado, todo el mundo sabe inmediatamente cuánto ha avanzado el paquete de trabajo correspondiente.

Por defecto, en OpenProject se activan estados como Nuevo, En curso o Cerrado. Sin embargo, según el tipo de paquete de trabajo, pueden ser útiles otros estados. Por ejemplo, un paquete de trabajo del tipo Función necesita el estado En prueba, un paquete de trabajo del tipo Entrada de blog necesita más bien el estado En revisión.

Consulte nuestra guía del administrador del sistema para obtener más información sobre la gestión del estado de OpenProject.

¿Qué son los roles en OpenProject?

Los roles en OpenProject son extremadamente importantes para proporcionar a cada persona exactamente los permisos que necesita - ni más, ni menos. Además de los roles predeterminados, los administradores pueden crear sus propios roles y asignarles permisos detallados.

Además de los permisos para funciones o vistas del proyecto, los administradores también pueden asignar permisos específicos para cambios de estado en los roles de OpenProject. Exactamente estos ajustes definen entonces un flujo de trabajo en OpenProject, que examinaremos más detenidamente en la siguiente sección.

¿Qué es un flujo de trabajo en OpenProject?

Volvamos a nuestro ejemplo anterior: En primer lugar, tenemos el estado En prueba, que debería ser seleccionable por defecto para las funciones. Luego tenemos el estado En revisión, que no debería poder seleccionarse para las características, sino para los paquetes de trabajo del tipo entrada de blog.

Ahora demos un paso más y veamos los roles y los permisos: Digamos que Luke es un desarrollador y trabaja regularmente en funciones. Sin embargo, no está autorizado a probar funciones: para ello existe un equipo de control de calidad independiente. Ahora, de repente, ya no basta con asignar un conjunto de estados al tipo de paquete de trabajo Función, sino que también necesitamos distintos permisos para activar un estado, en función del rol.

This is where workflows come into play. In OpenProject, a workflow defines which status changes are allowed depending on the role and the work package type. In other words: It is not only important what type of work package you are working on, but also who you are. For example, a developer might be allowed to move a work package from In development to Needs testing, while a QA team member can move it from Needs testing to In testing.

With workflows, administrators can control exactly which role is allowed to set which status for which work package.

Nota

Status changes for workflows are configured on a global level via the administration panel: Administration → Work packages → Workflows.

This flexibility is what makes workflows in OpenProject so powerful — but also more complex at first. Instead of having a fixed process, workflows adapt to your roles and work package types, allowing you to model real-life responsibilities in your projects.

El poder de la personalización: Simplifique el trabajo a los miembros del proyecto

Como administrador, tiene la posibilidad de definir flujos de trabajo específicos para cada rol, de modo que los miembros del proyecto puedan realizar exactamente los cambios de estado que necesitan. Cuanto más personalice como administrador en la cima, más fácil será el trabajo para otros roles más abajo en el proyecto.

Y recuerde: solo tiene que configurar estos ajustes una vez para que funcionen durante años. Así que coja un café y reserve una mañana para echar un vistazo más de cerca a las transiciones de estado en OpenProject. ¡Sus colegas y su futuro trabajo se beneficiarán enormemente!

He aquí un ejemplo de un entorno de trabajo típico en el que las transiciones de estado con flujos de trabajo serán muy apreciadas:

Tomemos a Luke, el desarrollador, del ejemplo anterior. Now his admin Ivan wants Luke to be able to set work packages of the type Feature from New to In development and then to Needs testing. However, while Luke’s QA colleague Maya should be able to change work package statuses of the type Feature from Needs testing to In testing, this should not be possible for Luke. Una configuración de permisos basada en roles como esta permite tanto al desarrollador Luke como a Maya, del departamento de control de calidad, hacer su trabajo al tiempo que evita que configuren accidentalmente un estado para el que no tienen permiso.

Este es el aspecto que tendría en OpenProject el flujo de trabajo de ejemplo para el rol Desarrollador y el tipo Función:

Guía paso a paso: Cómo añadir un nuevo estado y establecer un flujo de trabajo

Por último, repasemos todo el proceso paso a paso: ¿Qué ajustes debe configurar el administrador Ivan para definir los flujos de trabajo del tipo de paquete de trabajo Función, de modo que cada rol pueda realizar exactamente las transiciones de estado que necesita para hacer su trabajo?

Step 1: Create the roles, the status and the work package type you need

Si desea crear específicamente un flujo de trabajo, es posible que ya haya configurado los roles, el estado y los tipos de paquetes de trabajo que necesita. For our example, admin Ivan would first have to create a work package type called Feature under: Administration → Work packages → Types → New type.

Entonces tendría que asegurarse de que existen los estados que hemos descrito anteriormente (por ejemplo, Necesita pruebas) - y crear otros nuevos, si fuera necesario.

También tendría que establecer dos roles: desarrollador y control de calidad. This setting can be found under Administration → Users and permissions → Roles and permissions → New role.

Consejo

To save some time when creating a new role, we advise you to copy an existing workflow. Please make sure that the new role has the right to change a work package status (or edit work packages, which includes changing the status). You can also copy an existing workflow between roles. For example, you could copy the workflow from the role Developer for the type Feature to the role QA and then adjust only the transitions related to testing.

Step 2: Create and configure the workflow

Now that we have created the roles and the work package type that we want to customize, we can start creating a new workflow under Administration → Work packages → Workflows. For our example, Ivan would have to choose the type Feature.

Next, Ivan needs to select Developer from the dropdown of available roles. He now either sees the statuses that were set for this role in the past. Or, if it’s a completely new role, no status transitons are configured yet, and he can configure them by clicking the + Status button.

Once all required statuses are selected, you’ll see a table with the current status in the rows and the new statuses in the columns.

Please note that all statuses appear twice in the table: the rows show the current status, and the columns show the new status. If the cell at the intersection is checked, the transition is allowed. So, if you want the role to be able to change statuses in both directions, e.g. from New to In progress and also from In progress to New, you have to check the corresponding cells in both directions.

In our example, Ivan wants to make sure that a person with the role Developer cannot set or change a status from or to anything related to testing. Si ahora Ivan desmarca todas las casillas relacionadas con las pruebas, la pantalla tendría este aspecto:

La tabla muestra las transiciones de estado activadas o desactivadas para los desarrolladores (rol) en paquetes de trabajo del tipo Función. Como las funciones de prueba solo deben realizarlas el departamento de control de calidad, estos estados están desactivados en la captura de pantalla.

Consejo

OpenProject allows admins to define different status transitions depending on whether the user is the author or assignee of the work package. These options can be configured using the tabs at the top of the workflow view and allow you to define more flexible or stricter workflows depending on the situation.

Ahora, no olvide hacer clic en Guardar y su flujo de trabajo estará listo.

Consejo

You can also use the Summary view to get an overview of all configured status transitions across roles and types.

Para terminar: más información sobre cómo configurar y personalizar su OpenProject

Ahora ha aprendido qué significan estado, rol y flujo de trabajo en OpenProject y cómo configurar transiciones de estado para apoyar su gestión de proyectos y tareas. He aquí un rápido resumen de los consejos de este artículo:

• Antes de crear un flujo de trabajo, asegúrese de que tiene el rol, el estado y el tipo de paquete de trabajo necesarios.
• Cuando cree un nuevo rol, copie un flujo de trabajo existente para ahorrar tiempo.

Encontrará más información sobre cómo configurar su instancia de OpenProject en la guía del administrador del sistema - en esta página encontrará una guía para crear flujos de trabajo personalizados.

OpenProject es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto con una amplia gama de funciones y un potente conjunto de opciones de personalización. Le ofrece la herramienta para crear una gestión de proyectos personalizada tal y como la necesita. Y una vez configurado, trabajar con transiciones de estado y otras funciones y acciones personalizadas será divertido porque funcionará fácilmente y estará coronado por el éxito.