Casos de estudio

Colaboración digital eficiente en la ciudad de Constanza con OpenProject

Cómo la administración municipal de Constanza utiliza OpenProject para aportar más transparencia y eficiencia a la gestión de proyectos y la colaboración en equipo.

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Colaboración digital eficiente en la ciudad de Constanza con OpenProject

OpenProject ha mejorado nuestra gestión de proyectos a largo plazo. La colaboración digital y la transparencia en las distintas oficinas y con los socios externos es una gran ventaja. Una de las ventajas de OpenProject es su configuración flexible a la hora de implementarlo en nuestra organización. Podemos gestionar de forma eficiente nuestros proyectos de construcción, la reestructuración organizativa y las tareas administrativas.

Yabing Xu

Ciudad de Constanza

Oficina de Gestión de proyectos

El reto: la colaboración digital en una estructura administrativa compleja

Con alrededor de 1200 empleados, la administración municipal de Constanza se enfrentaba al reto de gestionar de forma más eficiente sus diversos proyectos y la colaboración entre los distintos departamentos.

Anteriormente, para planificar tareas y proyectos se utilizaban principalmente hojas de cálculo de Excel, reuniones presenciales, llamadas telefónicas y correos electrónicos, un proceso manual y laborioso que podía dar lugar a incoherencias. Por lo tanto, era necesaria una plataforma común para la colaboración y la gestión de proyectos en toda la administración municipal.

OpenProject como plataforma común de colaboración

Para la ciudad de Constanza era importante introducir una herramienta común para todas las tareas de la administración municipal, así como para la gestión de proyectos. Todas las tareas debían integrarse de forma centralizada en una sola herramienta y que los departamentos implicados pudieran consultarlas en todo momento y de forma transparente.

Constanza concede gran importancia a la gestión de proyectos, por lo que ya se había desarrollado un conjunto de normas y se había creado un manual completo para la gestión de proyectos antes de introducir OpenProject. El departamento de Digitalización y TI se encargó de seleccionar un software adecuado y, tras un exhaustivo proceso de licitación, se eligió OpenProject.

Planificación eficiente y ejecución de proyectos de construcción

Los proyectos de construcción grandes y pequeños de Constanza se gestionan ahora de forma centralizada en OpenProject. Los proyectos existentes se están integrando gradualmente en el sistema para garantizar una planificación coherente y transparente. El proyecto de construcción más grande de la ciudad en la actualidad cuenta con un amplio equipo formado por diversos departamentos, empresas de servicios públicos, arquitectos, consultoras y otros socios externos.

Debido a su alta prioridad en la organización y a su larga duración hasta 2038, se necesitaba urgentemente una solución digital. Gracias al uso de OpenProject, toda la información relevante se agrupa ahora de forma transparente en una ubicación central. Todas las personas implicadas tienen acceso en todo momento al estado actual de la planificación, lo que facilita la colaboración, acorta los canales de comunicación y aumenta considerablemente la eficiencia de todo el proyecto de construcción.

Gestión digital de instalaciones con OpenProject

El mantenimiento y la reparación de los edificios municipales de Constanza ahora también están completamente registrados en OpenProject. El equipo, formado por 16 personas, utiliza tableros Kanban y estructuras de desglose del trabajo para gestionar el mantenimiento de más de 160 edificios. Cada edificio se registra en OpenProject mediante tipos de paquetes de trabajo, subdivididos por categoría de edificio. Todas las tareas relacionadas con estos edificios, desde las reparaciones hasta las inspecciones periódicas, se crean directamente en el sistema como subtareas asociadas y se asignan a los miembros del equipo responsables para su tramitación.

El estado actual del trabajo se actualiza en tiempo real, de modo que el jefe del equipo siempre tiene una visión general de las tareas pendientes y del estado de las actividades individuales. OpenProject también permite planificar ahorrando recursos, ya que permite calcular de antemano la disponibilidad de personal y materiales. De este modo, se garantiza que los trabajos de mantenimiento se realicen de forma eficiente y que se detecten a tiempo los posibles fallos.

Planificación optimizada de recursos para el servicio municipal de orden público

El servicio municipal de orden público (kommunaler Ordnungsdienst, KOD) de Constanza también utiliza OpenProject para organizar y gestionar las tareas diarias. Al igual que en la gestión de edificios, las tareas se registran de forma centralizada en OpenProject, se priorizan y se asignan directamente a los empleados responsables, ya sea para comprobar las plazas de aparcamiento, investigar quejas por ruido en discotecas o supervisar la limpieza de los parques.

Los jefes de equipo pueden planificar las tareas directamente en OpenProject y asignarlas a los empleados. Estos reciben una notificación automática tan pronto como vence una nueva tarea. El estado actual de cada tarea se documenta en tiempo real, de modo que el jefe de equipo tiene en todo momento una visión general transparente de las tareas pendientes y completadas, sin necesidad de realizar largas llamadas telefónicas ni coordinaciones manuales.

Gracias a la plataforma central, todas las tareas están documentadas y son transparentes, lo que resulta especialmente útil en caso de quejas o consultas de los ciudadanos. Esto mejora considerablemente la eficiencia y la transparencia en el servicio de orden público y facilita la comunicación dentro del equipo.

El resultado: Toda la información relevante disponible de forma centralizada

Con OpenProject, Constanza dispone de una plataforma estandarizada y transparente en la que toda la información relevante, las tareas y el progreso de los proyectos se registran de forma centralizada y son accesibles para todos los implicados. Las tareas se planifican de forma eficiente, las responsabilidades están claras y el progreso se supervisa de forma transparente. Esto permite una mejor colaboración, decisiones más rápidas y un considerable ahorro de tiempo en el trabajo administrativo diario.

Relación calidad-precio

OpenProject convence a Constance por su excelente relación calidad-precio, ideal para las necesidades de la administración pública.

Configuración flexible

Gracias a su flexible personalización para diversos casos de uso, OpenProject se puede integrar perfectamente en los procesos existentes.

Transparencia y progreso

El progreso y las tareas del proyecto se registran de forma centralizada, lo que aumenta la transparencia y facilita la colaboración entre oficinas y socios externos.

Amplia gama de prestaciones

Funciones completas para la gestión clásica y Agile de proyectos y tareas, incluyendo diagramas de Gantt, tableros Kanban y reuniones, todo ello combinado en una sola plataforma.