Reuniones únicas
Nota
Con OpenProject 13.1 introdujimos las reuniones dinámicas junto a las reuniones clásicas. Con OpenProject 15.3 las reuniones dinámicas se sustituyen por reuniones únicas y reuniones periódicas para mejorar aún más la gestión de las reuniones. Con OpenProject 16.0 se eliminaron las reuniones clásicas de OpenProject. Más información sobre este cambio en este artículo del blog.
Para obtener información sobre la configuración de series de reuniones periódicas y plantillas, consulte esta página. Tenga en cuenta que las repeticiones individuales de una serie de reuniones periódicas son reuniones únicas y tienen las mismas funciones que las descritas aquí.
Nota
El módulo Reuniones debe estar activado en la Configuración del proyecto para poder crear y editar reuniones.
| Tema | Contenido |
|---|---|
| Crear una nueva reunión | Cómo crear una nueva reunión en OpenProject. |
| Meetings draft mode | How to prepare a new meeting behind the scenes. |
| Editar una reunión | Cómo editar una reunión existente. |
| Añadir un paquete de trabajo al programa | Cómo agregar un paquete de trabajo a una agenda de reuniones. |
| Crear o editar la agenda de reuniones | Cómo crear o editar la agenda. |
| Backlog de agenda | Cómo utilizar un backlog de agenda. |
| Añadir participantes a la reunión | Cómo invitar a personas a una reunión. |
| Añadir archivos adjuntos a la reunión | Cómo agregar archivos adjuntos a una reunión. |
| Enviar email a todos los participantes | Cómo enviar un email a todos los participantes de la reunión. |
| Descargar una reunión como un evento iCalendar | Cómo descargar una reunión como un evento iCalendar. |
| Present a meeting | How to use presentation mode for meetings in OpenProject. |
| Cerrar una reunión | Cómo cerrar una reunión en OpenProject. |
| Reabrir una reunión | Cómo volver a abrir una reunión en OpenProject. |
| Exportar una reunión | Cómo exportar una reunión como PDF en OpenProject. |
| Copiar una reunión | Cómo copiar una reunión en OpenProject (reuniones recurrentes). |
| Eliminar una reunión | Cómo eliminar una reunión en OpenProject. |
Crear y editar reuniones únicas
Crear una nueva reunión
Puede crear una reunión desde un proyecto o desde el módulo global Reuniones.
Para crear una nueva reunión, haga clic en el botón verde + Reunión de la esquina superior derecha y seleccione el tipo de reunión que desea crear. Puede elegir entre reuniones únicas y reuniones periódicas.
Para conocer los pasos a seguir para establecer reuniones periódicas, consulte esta página.
Si elige la opción única, introduzca el título, el lugar, la fecha y hora de inicio y la duración de la reunión.
Si está creando una reunión desde un módulo global, primero tendrá que seleccionar un proyecto al que se atribuya la reunión.
Consejo
La duración puede introducirse tanto en horas como en minutos. Por ejemplo, para una reunión que debe durar 1,5 horas, puede introducir:
- 1,5h
- 90m
- 90min
- 1:30
Pulse el botón Crear reunión para guardar los cambios. A new meeting will be created. It will initially be in draft mode, as indicated by the status message and the corresponding banner. You can then proceed to add more details to the meeting.
Meeting draft mode
Draft mode allows you to prepare the meeting in advance. You can structure or refine agenda items and work on the material without initiating the meeting. This mode enables internal meeting preparation and allows freely adjusting meeting participants without them being notified at this stage.
In draft mode, the meeting status indicator does not have drop-down options. No email notifications or invites are sent out in draft mode.
After creating a meeting, you can set up a meeting agenda in draft mode. You can also edit the agenda at any time after opening the meeting.
Once you are done editing the draft, click the Open meeting button in the top right corner.
This will open a dialog, in which you can choose whether an invite and updates should be sent out to meeting participants or not. Depending on your choice, a banner will explain what action will follow.
Importante
Once you exit draft mode (by opening a meeting), you can no longer return to it.
Exiting the draft mode will change the meeting status to Open.
Crear o editar la agenda de reuniones
You can edit a meeting agenda by adding sections, agenda items or existing work packages by selecting the desired option under the green + Add button. A continuación, podrá añadir notas a cada punto del orden del día.
Añadir una sección al orden del día
Las secciones le permiten agrupar los puntos del orden del día en bloques para una mejor organización.
Para añadir una sección, pulse el botón + Añadir situado en la parte inferior de los puntos del orden del día y seleccione la opción Sección.
Si, antes de crear su primera sección, su reunión ya contaba con puntos del orden del día existentes, estos se incluirán automáticamente en una sección denominada Sección sin título. Si lo desea, puede cambiar el nombre de esta sección.
Nota
Si utiliza secciones, todos los puntos de la agenda deben tener secciones.
Después de añadir una sección, puede especificarla aún más añadiendo puntos del orden del día o paquetes de trabajo a la misma.
También puede añadir puntos del orden del día a secciones específicas, bien arrastrando y soltando los puntos en cada sección, bien pulsando el botón Más (⋯) y eligiendo la acción deseada.
Este menú también le permite cambiar el nombre de una sección, moverla o eliminar toda la sección seleccionando la opción correspondiente en el menú desplegable situado detrás del icono Más (⋯) de la derecha. Si se desplaza una sección, los puntos del orden del día se desplazarán con ella.
Consejo
También puede reorganizar las secciones arrastrándolas y soltándolas hacia arriba y hacia abajo.
Importante
Al eliminar una sección se eliminarán todos los puntos del orden del día que la contengan. Si una sección contiene puntos del orden del día, se le pedirá confirmación antes de borrarla.
Añadir un punto a la orden del día
Si selecciona la opción Punto de la agenda, podrá darle un nombre, añadir notas, fijar la duración prevista en minutos y seleccionar un usuario para que aparezca junto al punto en la agenda. Puede tratarse, por ejemplo, de una reunión o de un miembro del proyecto que sea responsable del tema o de alguien que vaya a presentar ese tema en concreto.
Por defecto, al crear un punto del orden del día, éste se rellenará previamente con el nombre del usuario que añade el punto del orden del día, pero puede eliminarse o sustituirse por el de uno de los demás participantes en la reunión.
Las secciones mostrarán la suma de todas las duraciones de todos los elementos que las contengan (o al menos, de aquellos que tengan una duración especificada).
Consejo
Si necesita guardar la agenda fuera de OpenProject, puede generar un PDF optimizado utilizando la función de impresión (Ctrl/Cmd + P).
Añadir paquete de trabajo a la reunión
Si selecciona la opción Paquete de trabajo, puede vincular un paquete de trabajo introduciendo un ID de paquete de trabajo o empezando a escribir una palabra clave, lo que abrirá una lista de posibles opciones.
Editar el orden del día de una reunión
After you have finalized the agenda, you can always edit the agenda, items, add notes, move an item up or down or delete it. Clicking on the More (three dots) menu icon on the right edge of each agenda item will display a menu of available options, including editing, copying link to clipboard, moving the agenda item within the agenda or to the backlog, or deleting it.
También puede reordenar los puntos del orden del día haciendo clic en el asa de arrastre (icono con seis puntos) situada en el borde izquierdo de cada punto del orden del día y arrastrando ese punto hacia arriba o hacia abajo.
Las duraciones de cada punto del orden del día se suman automáticamente. Si esa suma supera la duración prevista introducida en Detalles de la reunión, la duración de las horas de la agenda que superen la duración prevista aparecerá en rojo para advertirle del hecho.
Agenda backlogs
An agenda backlog is a special pre-existing section below the actual meeting agenda where additional agenda items can be listed before being added to that particular meeting. This allows users to propose topics that are then picked up by the meeting organizer either before or during the actual meeting.
The backlog can be expanded or collapsed by clicking on the title.
Consejo
Por defecto, el backlog se expande cuando el estado de la reunión es abierta, se contrae si el estado de la reunión es en curso y se oculta si la reunión está cerrada.
Add and edit items to agenda backlogs
You can add agenda items and link work packages in the same way as you would within the meeting agenda, by dragging and dropping agenda items elsewhere in the meeting or by using the dropdown options of the More (three dots) icon on the right.
That same More menu also allows editing, reordering, adding notes or deleting an item in the agenda backlog.
Borrar los backlogs de la agenda
You can either remove single items from an agenda backlog or clear an entire backlog by clicking the Clear backlog option under More (three dots) menu next to the backlog name. Utilice esta opción con precaución, ya que la acción no puede deshacerse.
Add a work package to the agenda
There are two ways to add a work package to a meeting agenda.
- From the Meetings module: using the + Add button add a work package agenda item or
- From a particular work package: using the + Add to meeting button on the Meetings tab
You can add a work package to both upcoming or past meetings as long as the work package is marked open.
Consejo
Las próximas reuniones se muestran en orden cronológico, de la reunión más cercana a la más lejana. Las reuniones anteriores se muestran en orden cronológico inverso, de la reunión más reciente a la más antigua.
Edit a meeting
If you want to change the details of a meeting, for example its time or location, open the meetings details view by clicking the cogwheel icon next to the Meeting details.
An edit screen will be displayed, where you can adjust the date, time, duration and location of the meeting. Depending on whether email calendar updates are enabled or disabled, a corresponding banner in the form will indicate whether an update will be sent after the changes are saved.
No olvide guardar los cambios pulsando el botón Guardar. Cancelar le devolverá a la vista de detalles.
Consejo
Si otra persona edita o actualiza la página de la reunión actual al mismo tiempo y guarda sus cambios, se notificará a usted y a todos los demás usuarios de la misma página de ello con un pequeño banner en la parte superior de la página. Pulse el botón Recargar para cargar la versión actualizada de la página.
If you are in the presentation mode, changes will load automatically, without the banner being displayed.
Para editar el título de la reunión, seleccione el menú desplegable situado detrás de los tres puntos y elija Editar título de la reunión.
Participantes de la reunión
Añadir participantes a la reunión
Verá la lista de todos los miembros del proyecto invitados en Participantes. Puede añadir participantes (invitados y asistentes) a una reunión en modo de edición. El proceso es el mismo tanto si crea una nueva reunión como si edita una ya existente. You can either click the cogwheel icon next to Participants section or click the Manage participants link under the list of existing participants.
The participants list will show everyone invited to the meeting so far. Initially, it only contains the meeting creator. To add participants, use the search bar to find one or more project members, then click Add. Depending on whether email calendar updates are enabled or disabled, a corresponding banner in the form will indicate whether an update will be sent after the changes are saved.
To remove a participant, click the x icon on the far right of their name.
Once the meeting has started (status set to In progress), you can record attendance by selecting the Mark as attended button.
Enviar email a todos los participantes
Puede enviar un recordatorio por correo electrónico a todos los participantes en la reunión. Seleccione el desplegable haciendo clic en el icono Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione Enviar por correo electrónico la invitación de calendario a todos los participantes. Un recordatorio por email con los detalles de la reunión (incluyendo un enlace a la reunión) se envía inmediatamente a todos los invitados y asistentes.
Actualizaciones de calendario por correo electrónico
La sección Actualizaciones de calendario por correo electrónico de la derecha muestra si está activada la configuración para notificar a los participantes cualquier cambio en la reunión por correo electrónico. To enable it click the Enable button, to disable it click the Disable icon. Here is an example of disabling the calendar updates.
Aparecerá entonces un mensaje de advertencia informándole de las consecuencias. En este punto puede cancelar o confirmar la desactivación de las actualizaciones por correo electrónico.
Siempre puede volver a activarlo haciendo clic en el icono Habilitar.
Meeting outcomes
Añadir resultados de puntos del orden del día
Durante una reunión, las partes interesadas a menudo toman ciertas decisiones, añaden información útil o anotan puntos de seguimiento. En OpenProject, estos pueden añadirse como resultados a cada punto del orden del día. Para anotar los resultados, el estado de la reunión debe establecerse primero en en curso. Una vez en curso, habrá un botón + Resultado al final de cada punto del orden del día. Para añadir un resultado, simplemente haga clic en este botón.
Consejo
Para poder añadir Resultados de la reunión de la agenda, es necesario conceder el permiso Gestionar resultados en Roles y permisos en la administración del sistema.
An editor will appear, allowing you to enter and format text, similar to editing an agenda item.
Haga clic en Guardar para añadir los resultados del orden del día.
Consejo
You can save multiple outcomes per agenda item in OpenProject.
Después de guardar el resultado de un punto del orden del día, aún puede editarlo. Haga clic en el menú Más (tres puntos) en el borde derecho de cada elemento de resultado y seleccione Editar resultado.
Este menú también le permite Copiar enlace al portapapeles y Eliminar el resultado.
Consejo
Los resultados también se muestran en la pestaña Reuniones de un paquete de trabajo en formato de solo lectura.
Archivos adjuntos en reuniones
Puede añadir archivos adjuntos a las reuniones en la sección Archivos adjuntos de la esquina inferior derecha. Puede utilizar el enlace +Adjuntar archivos para seleccionar archivos de su ordenador o arrastrarlos y soltarlos.
Los archivos adjuntos pueden añadirse a la sección Notas de los paquetes de la agenda arrastrándolos y soltándolos desde la sección Archivos adjuntos.
Historial de la reunión
Puede hacer un seguimiento de los cambios realizados en una reunión y que usuario los realizó. Seleccione el desplegable haciendo clic en el icono Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione Historial de reuniones.
Esto mostrará los detalles del historial de la reunión.
Descargar una reunión como un evento iCalendar
Usted puede descargar una reunión como un evento iCalendar. Seleccione el desplegable haciendo clic en el menú Más (tres puntos) de la esquina superior derecha y seleccione la opción Descargar evento de iCalendar.
Lee más sobre suscribirse a un calendario.
Cambiar el estado de la reunión
You can change the status of a meeting depending on whether you are preparing it, running it, or finalizing it.
Draft mode is used while preparing a meeting before it is opened. In this mode you can outline the agenda, add or adjust items, work on the content, and adjust participants without running the meeting yet. Draft mode is intended for internal preparation and does not represent the start of the meeting.
Once the preparation stage is finalized, meetings in OpenProject transition to an active phase and can have three different statuses: Open, In Progress, and Closed. Dependiendo del estado de la reunión, hay diferentes opciones disponibles, como editar la agenda, añadir resultados o finalizar la reunión. Puede cambiar entre estos estados utilizando el botón de estado de la reunión con un menú desplegable debajo del nombre de la reunión o en el panel de la derecha.
Al hacer clic en este botón, se mostrarán las siguientes opciones de estado:
Abrir: devuelve la reunión a un estado editable, pero los resultados existentes permanecen en modo de solo lectura.
En curso: permite la documentación de resultados para los puntos del orden del día.
Cerrado: bloquea la reunión y evita que se realicen más modificaciones.
Estado de reunión abierta
Cuando una reunión está Abierta, puede preparar el orden del día añadiendo o eliminando puntos. Una vez que la agenda está lista, se puede iniciar la reunión.
Consejo
En un estado de reunión abierta, además del menú de estado, verá directamente el enlace Iniciar una reunión a la derecha.
Marcar reunión como «en curso»
Una vez que la agenda está lista, se puede iniciar la reunión. Para marcar una reunión como en curso, puede utilizar el menú desplegable de estado y seleccionar En curso o hacer clic en el enlace Iniciar reunión situado en la parte derecha.
Establecer una reunión como En curso permite añadir Resultados de los puntos del orden del día mediante los botones + Resultado.
Una vez documentados todos los resultados, puede dar por finalizada la reunión. Para ello, utilice el menú desplegable de estado situado a la derecha o debajo del nombre de la reunión.
Cerrar reuniones
Una vez documentados todos los resultados, puede dar por finalizada la reunión. Para ello, utilice el menú desplegable de estado situado a la derecha o debajo del nombre de la reunión.
Consejo
En una reunión marcada como en curso, además del menú de estado, verá directamente el enlace Cerrar reunión a la derecha.
Al cerrar una reunión, se bloquea el estado actual y se convierte en de solo lectura.
Cuando una reunión está cerrada, aún puede copiar un enlace a un punto específico del orden del día o a un resultado. Pulse el icono Más (tres puntos) de la derecha y seleccione Copiar al portapapeles.
Reabrir reuniones
Una vez que una reunión ha sido cerrada, ya no se puede editar. Sin embargo, los miembros del proyecto con el permiso para editar y cerrar reuniones verán una opción Reabrir reunión. Al hacer clic en este re-abre una reunión y permite seguir editando.
Present a meeting
Presentation mode is available when you want to show the meeting content in a clean, non-editable view. This mode is intended for presenting the agenda or meeting material to participants during or before the meeting without distractions. However, agenda items can be edited in presentation mode if needed.
Presentation mode can be used regardless of the meeting status (open, in progress or closed). However, a presentation mode is not available in a draft mode or for a meeting template (recurring meetings).
Consejo
Presentation mode generally does not change the meeting status, with one exception. If a meeting has the status Open, clicking the Present button will automatically change the meeting status to In progress.
To initiate a presentation mode click the present button in the top right corner.
Presentation mode will be activated. It will show the following:
- The meeting title
- Exit presentation button
- Current section (if any)
- Current item of the selected section
- Button to add outcomes directly during the presentation
- Footer with agenda progress, a running timer, and Previous / Next navigation buttons showing item titles and section titles when applicable
You can navigate through the meeting presentation by either clicking the Previous/Next navigation buttons, or by using arrow keys of your keyboard.
Meeting changes made during the presentation are updated automatically unless an item is actively being edited.
To exit the presentation mode click the Exit presentation button in the header.
Nota
Some browsers may block automatic full-screen mode. In this case you can manually enable full-screen using the browser controls.
Exportar una reunión
Puede exportar una reunión en OpenProject en formato PDF. Una reunión se puede exportar independientemente de su estado (abierta, en curso o cerrada).
Para exportar una reunión, seleccione el menú desplegable haciendo clic en el icono Más (tres puntos) situado en la esquina superior derecha y seleccione Exportar PDF.
Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar PDF. Aquí puede especificar qué elementos deben incluirse en el PDF y especificar el texto del pie de página. Las opciones incluyen:
- Incluir lista de participantes: se mostrará una lista de participantes encima de la agenda de la reunión (esta opción está seleccionada por defecto)
- Incluir lista de archivos adjuntos: se añadirá al final una lista con los nombres de los archivos adjuntos
- Incluir backlog: incluye la lista de elementos del backlog
- Incluir resultados de la agenda: incluye los resultados de la agenda (si los resultados de la agenda contienen información confidencial, puede optar por no incluirlos en la exportación).
También puede especificar el Texto del pie de página, que aparecerá en la parte inferior de cada página. El texto predeterminado para el pie de página de la exportación en PDF es el nombre del proyecto.
Haga clic en el botón Descargar para generar un PDF. La primera página del PDF es la portada. El PDF generado incluirá todos los detalles de la reunión y el orden del día. Los participantes en la reunión, los resultados de la agenda, una lista de archivos adjuntos y los elementos pendientes solo se incluirán si se seleccionan para la exportación.
Nota
Las macros del menú desplegable del editor no son compatibles con el formato PDF.
Copiar una reunión
Puede copiar una reunión existente. Esto es útil si tiene reuniones recurrentes. To copy a meeting, click on the three dots in the top right corner and select Duplicate.
Se abrirá una ventana modal que le permitirá ajustar el título, la hora, el lugar y otros detalles de la reunión copiada. Por defecto, la fecha de la reunión copiada se fijará para el día siguiente. También tiene la opción de copiar el orden del día, los anexos y la lista de participantes.
Si copia una reunión cerrada, el nuevo estado de la reunión se establecerá automáticamente como abierto. No olvide guardar la reunión copiada haciendo clic en el botón Crear reunión.
Eliminar reuniones
Puede eliminar una reunión. Para ello, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha, selecciona Eliminar reunión y confirma tu elección.
