Wie Sie OpenProject als OKR-Software verwenden
Ziele in Form von Objectives and Key Results (OKRs) zu managen ist eine bewährte Methodik, die von Unternehmen aller Größen verwendet wird, um Strategie und Ausführung aufeinander abzustimmen. Um erfolgreich mit OKRs zu arbeiten, benötigen Teams eine flexible und transparente OKR-Software, die sowohl die strategische Planung auf hoher Ebene als auch das tägliche Aufgabenmanagement unterstützt. OpenProject ist als OKR-Software perfekt geeignet, um dieses Ziel zu erreichen.
Lesen Sie den folgenden Leitfaden, um zu erfahren, wie Sie und Ihr Unternehmen die OpenProject-Software zur Verwaltung Ihrer OKRs in drei Schritten nutzen können.
Einblicke: Unsere Erfahrung mit OpenProject als OKR-Software
OpenProject ist als eine der besten Projektmanagement- und Aufgabensoftware Anbieter bekannt. Was viele noch nicht wissen, ist, dass das Tool auch wunderbar für die OKR-Methode verwendet werden kann. Mit anderen Worten: für eine strategische Zielsetzung mit Objectives und Key Results. Das OpenProject-Team bietet ein gutes Beispiel dafür, wie OpenProject als OKR-Software in der Praxis funktioniert. Seit dem 1. Quartal 2025 verwenden wir OpenProject zur Planung und Verfolgung unserer strategischen Unternehmensinitiativen, Objectives und der entsprechenden Key Results.
Heute möchten wir unsere Erfahrungen und Erkenntnisse mit Ihnen teilen, damit Sie von unseren Testläufen profitieren und den nun folgenden Leitfaden nutzen können, um sofort mit Ihren eigenen OKRs zu beginnen.
Hinweis
Wir werden in diesem Artikel einige Screenshots zeigen. Bitte beachten Sie, dass einige von ihnen tatsächlich unser reales OKR-Projekt zeigen, während andere auf Demo-Daten basieren. Dennoch spiegelt der Prozess und die Struktur die Art und Weise wider, wie wir intern mit Objectives und Key Results arbeiten.
Learning 1: OKR-Master und regelmäßige Check-ins
Um mit OKRs in unserem Unternehmen zu beginnen, haben wir zwei sogenannte OKR-Master ausgewählt und ausgebildet. Sie sind Expert:innen für den OKR-Rahmen und wissen am besten, wie man mit Zielen und Schlüsselergebnissen umgeht, z.B. wenn es um Formulierungen oder Fragen wie “Was mache ich mit OKRs, die wir in diesem Quartal nicht abgeschlossen haben?” geht.
Zu diesem Zweck nehmen sie auch an unseren regelmäßigen OKR-Check-Ins teil, um Fragen zu beantworten und darüber informiert zu bleiben, wie die verschiedenen OKR-Teams vorgehen. In den ersten Quartalen hatten wir diese Check-ins wöchentlich geplant. Jetzt, wo alle mehr Erfahrung mit OKRs haben, haben einige Teams die Häufigkeit auf zweiwöchentliche oder sogar monatliche Check-In-Meetings geändert.
Lernen 2: Dedizierte OKR-Teams in einem dedizierten Projekt
Da wir die OpenProject-Software für viele verschiedene Projekte verwenden, war es ganz klar, dass wir ein eigenes OKR-Projekt für alle unsere Objectives und Key Results benötigen. Dieses OKR-Projekt ist jedoch nicht zeitlich begrenzt. Jedes Quartal kommen neue OKRs hinzu, und gleichzeitig können wir jederzeit die vergangenen Quartale einsehen.
Was wir gelernt haben: Die Erstellung spezieller OKR Teams ist sehr hilfreich. Nicht nur, weil die Zusammensetzung von OKR-Teams von unserer üblichen Teamstruktur abweichen kann, sondern auch, weil OKR-Teams möglicherweise andere Berechtigungen benötigen.
Außerdem haben wir gleich zu Beginn ein OKR-Wiki erstellt, das von den OKR-Mastern auf dem neuesten Stand gehalten wird. Darin finden die Mitarbeitenden alle Informationen, die sie für die interne Arbeit mit OKRs benötigen.
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Leitfaden: Wie Sie OpenProject als OKR-Software verwenden - in 3 Schritten
Im Folgenden stellen wir unsere wichtigsten Erkenntnisse nach drei Quartalen Arbeit mit OKRs in OpenProject vor. Lassen Sie uns nun Schritt für Schritt sehen, wie genau Sie das Tool für OKRs verwenden können.
Schnellnavigation:
Schritt 1: Das Projekt erstellen
Schritt 2: OKRs hinzufügen
Schritt 3: Monitoring
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Schritt 1: Erstellen Sie ein OKR-Projekt mit spezifischen Einstellungen
Der erste Schritt in OpenProject ist immer ein neues Projekt erstellen, Mitglieder einladen – sowie alle notwendigen Einstellungen vornehmen.
Für ein OKR-Projekt benötigen Sie bestimmte Arbeitspakettypen wie:
- Strategische Initiative
- Objective
- Key Result
- Aufgabe
Dies sind die Arbeitspaket-Typen, die wir zur Verwaltung unserer OKRs bei OpenProject verwenden.
Für Status verwenden wir die gleichen, die wir normalerweise verwenden, z.B. “neu”, “in Bearbeitung” oder “abgeschlossen”. Außerdem haben wir den Status “ins nächste Quartal verschoben” hinzugefügt, der sehr hilfreich ist, wenn Sie ein Objective oder Key Result in den kommenden Monaten weiterverfolgen möchten. Auf diese Weise brauchen die Verantwortlichen nur den Status zu aktualisieren und die Version zu ändern, z.B. von “Ziele 2025 Q3” zu “Ziele 2025 Q4”.
Wie bereits erwähnt, raten wir Ihnen, OKR-Gruppen für verschiedene Teams einzurichten, damit jeder, z.B. der OKR-Master, den jeweiligen Teams Arbeitspakete zuweisen kann. So können die einzelnen Teams auf einen Blick sehen, welche OKRs zu ihnen gehören, und untereinander entscheiden, wer für welches Objective verantwortlich oder welcher Aufgabe zugewiesen ist.
Tipp
Wir experimentieren noch mit selbstdefinierten Feldern für OKR-Arbeitspakete. Eine Idee ist die Einrichtung eines selbstdefinierten Feldes für das sogenannte Confidence Level auf Objective- oder Key-Result-Ebene. Die Verantwortlichen können dann das Confidence Level regelmäßig aktualisieren, um festzustellen, wie sicher sie sind, dass das Objective oder Key Result bis zum Ende des Quartals erreicht wird – zum Beispiel, indem sie den Wert auf 0,7 setzen, wenn sie die Wahrscheinlichkeit auf 70% schätzen.
Schritt 2: Beginnen Sie mit strategischen Initiativen, Objectives und Key Results für das nächste Quartal
Nun, da alles voreingestellt ist, kann Schritt 2 beginnen: die Festlegung von quartalsbezogenen strategischen Initiativen, Objectives und Key Results. Dieser Schritt baut auf der Vision, der Mission und den Jahreszielen des Unternehmens auf und stellt sicher, dass jede neue OKR direkt zur Gesamtstrategie beiträgt. In der Regel werden die strategischen Initiativen und Ziele auf Managementebene definiert und genehmigt, während die entsprechenden Schlüsselergebnisse und die damit verbundenen Aufgaben dann in den einzelnen Teams gemeinsam diskutiert und verfeinert werden.
Arbeitspaket-Beziehungen
Natürlich sollten diese Arbeitspakete alle auf intelligente Weise miteinander verknüpft werden. Verwenden Sie in OpenProject einfach Eltern-Kind-Beziehungen, um Abhängigkeiten zwischen einer strategischen Initiative, ihren Objectives und Key Results anzuzeigen:
Erfahren Sie mehr über die Beziehungen zwischen Arbeitspaketen in OpenProject.
Arbeitspaket-Attribute und -Beschreibungen
Sobald Sie alle relevanten Arbeitspakete für das Quartal erstellt und alle Beziehungen eingerichtet haben, kann es hilfreich sein, sie gesammelt zu bearbeiten (Bulk edit), um weitere Informationen hinzuzufügen:
- Setzen Sie das Start- und Enddatum auf den Beginn und das Ende des Quartals.
- Setzen Sie die Version z.B. auf Q4 2025, sodass Sie danach filtern können.
- Passen Sie bei Bedarf auch die Prioritäten an.
Abgesehen von diesen allgemeinen Attributen ist es immer hilfreich, Beschreibungen des Arbeitspakets hinzuzufügen, und wenn Sie mit Schätzungen und Fortschritt arbeiten, füllen Sie die Felder für Arbeit aus - abhängig von Ihrem Fortschrittsberichtsmodus (der auf Instanzebene definiert ist).
Schritt 3: Überwachen und planen Sie regelmäßige OKR-Meetings
Sobald alles in OpenProject eingerichtet ist, kann die eigentliche Arbeit beginnen. Um Ihren OKR-Fortschritt zu verfolgen, können Sie Arbeitspaket-Tabellen, Boards oder Gantt-Diagramme filtern und speichern.
Arbeitspaket-Tabellen
Hier sehen Sie einen echten Screenshot unserer internen OKR-Arbeitspaket-Tabellen:
Sie können gespeicherte Arbeitspaket-Tabellen für alle Teams für verschiedene Quartale sowie teamspezifische Tabellen sehen. Auf Managementebene ist eine gefilterte Ansicht für alle strategischen Initiativen über alle Quartale hinweg hilfreich.
Boards
Manche Teams arbeiten lieber mit Boards als mit Tabellenansichten. Für OKRs ist eine Eltern-Kind-Board hilfreich, um Objectives und die entsprechenden Key Results anzuzeigen:
Diese Art von Board-Ansicht eignet sich gut für (zwei-)wöchentliche OKR-Check-Ins, um den Fortschritt für jedes Ziel zu überwachen und zu diskutieren.
Besprechungen
Wenn es um OKR geht, sind regelmäßige Check-Ins nicht nur für das Team, sondern auch auf Management- oder OKR-Master-Ebene unerlässlich. Hier kommt eine der beliebtesten Funktionen von OpenProject ins Spiel: das Besprechungs-Modul. Richten Sie eine wiederkehrende Besprechungsreihe auf Basis einer Vorlage ein, und Sie haben einen dedizierten Ort, um regelmäßig den Fortschritt Ihrer Objectives und Key Results zu überprüfen.
Mit nur wenigen Klicks können Sie sie zur Tagesordnung hinzufügen, Kommentare einfügen und während der Besprechung ein Ergebnis festhalten. Es könnte nicht bequemer sein – alles ist auf einen Blick zu sehen, mit direkten Links zu den Arbeitspaketen und E-Mail-Einladungen an die Teilnehmenden. Fertig.
Überblick und Statistik
Auf der Projektübersichtsseite können Sie auf einen Blick sehen, welche Key Results gefährdet, abgeschlossen oder auf das nächste Quartal verschoben sind. Hier sehen Sie ein Beispiel für die OKR-Übersichtsseite des OpenProject-Unternehmens:
[ OpenProject ist eine OKR-Software, die häufig aktualisiert wird, jeden Monat gibt es neue Versionen. Für die Zukunft planen wir, unser Setup zu verbessern, indem wir mit noch detaillierteren Dashboards und weiterer Automatisierung experimentieren. Werfen Sie einen Blick auf unsere Roadmap, um zu sehen, was wir als nächstes veröffentlichen wollen!
Starten Sie eine Testversion, um OpenProject für Ihre OKRs zu verwenden
Wenn alles eingerichtet ist, kann Ihr Team OpenProject als OKR-Software nutzen, um Ziele abzustimmen, Ergebnisse zu verfolgen und Verantwortung zu übernehmen.
OpenProject hilft Teams bei der Umsetzung von OKRs, ohne das Tool zu wechseln. Mit flexiblen Arbeitspakettypen und intuitiver Nachverfolgung können Sie Strategie und Ausführung an einem Ort aufeinander abstimmen. Arbeiten Sie und Ihr Team auch mit OKRs? Testen Sie OpenProject jetzt und sehen Sie, wie eine auf Open Source basierende OKR-Software Ihre strategische Ausrichtung optimieren kann.
