PRINCE2 com OpenProject

Ao gerir projetos complexos, é vantajoso utilizar uma metodologia de gestão de projetos como orientação. O PRINCE2 é uma das metodologias mais populares e amplamente utilizadas. O OpenProject é uma ferramenta popular que suporta o PRINCE2, oferecendo as vantagens do software de código aberto e, em simultâneo, uma boa relação custo-benefício. Vamos ver como os gestores de projeto podem implementar o PRINCE2 com o OpenProject.

Nota

Originalmente publicado em 2018, este artigo foi substancialmente revisto para refletir as últimas alterações tanto no PRINCE2 como no OpenProject. A estrutura PRINCE2 foi atualizada para a versão 7 em setembro de 2023, acrescentando novas prioridades como a sustentabilidade, a gestão centrada nas pessoas e a integração digital/dados. Ao mesmo tempo, o OpenProject introduziu funcionalidades-chave — como melhorias nas reuniões, comparação com base de referência e novas permissões — que tornam a aplicação dos fluxos de trabalho PRINCE2 mais fácil e poderosa.

Navegação do artigo

Se já está familiarizado com a estrutura PRINCE2, pode passar diretamente para a secção prática sobre a utilização do OpenProject.

• O que é o PRINCE2 e como funciona?
• Implementação do PRINCE2 com o OpenProject

O que é o PRINCE2 e como funciona?

O PRINCE2 (ou Projects in Controlled Environments) oferece um processo estruturado para projetos e fornece recomendações para cada fase do projeto. É uma das principais metodologias de gestão de projectos (a seguir ao PMBOK, do Project Management Institute) e é utilizada em mais de 150 países.

O PRINCE2 fornece uma estrutura clara para projetos e baseia-se em 7 princípios, 7 práticas (anteriormente conhecidas como temas) e 7 processos conforme descrito em PRINCE2.com. Vamos analisar estes conceitos básicos antes de nos aprofundarmos no software OpenProject.

7 princípios

O PRINCE2 assenta em sete princípios que representam obrigações orientadoras e boas práticas.

Os 7 princípios são:

• Justificação comercial contínua: um projeto deve fazer sentido do ponto de vista comercial (utilização justificada do tempo e dos recursos, retorno claro do investimento).
• Aprender com a experiência: os projetos anteriores devem ser tidos em conta. As equipas de projeto utilizam um registo de lições para este fim.
• Definir funções, responsabilidades e relações: os responsáveis pela tomada de decisões no projeto estão claramente definidos. Todos os participantes no projeto sabem o que eles e os outros estão a fazer. As “relações” foram acrescentadas posteriormente ao PRINCE2, dado que as dependências são uma parte importante da gestão de projetos.
• Gerir por exceção: o conselho do projeto só é informado se houver ou puder haver um problema. Desde que o produto esteja a funcionar bem, não há muita intervenção dos gestores.
• Gerir por fases: as tarefas difíceis são divididas em partes geríveis, ou fases de gestão.
• Foco nos produtos: todos sabem de antemão o que se espera do produto. Os requisitos do produto determinam a atividade de trabalho.
• Adaptar à medida do projeto: a metodologia PRINCE2 pode ser adaptada e dimensionada. Projetos ajustados com base nas necessidades reais tendem a ter melhor desempenho do que projetos que seguem o PRINCE2 de forma dogmática. Anteriormente conhecido como “Adaptar ao ambiente”.

7 práticas

Para além destes 7 princípios, existem 7 práticas — anteriormente designadas por “Temas” — que são abordadas de forma contínua ao longo do projeto. Fornecem orientações sobre como o projeto deve ser gerido. São estabelecidas no início do projeto e depois monitorizadas continuamente para manter o projeto no caminho certo:

• Caso de negócio: esta prática é utilizada para determinar se um projeto vale a pena e é exequível. Está relacionada com o princípio da Justificação comercial contínua.
• Organização: os gestores de projeto são obrigados a manter um registo das funções e responsabilidades de cada membro da equipa. Está relacionado com o princípio Definir funções e responsabilidades.
• Qualidade: no início do projeto, o gestor de projeto define o que constitui a qualidade do projeto. Está relacionada com o princípio Foco nos produtos.
• Planos: é estabelecido um plano que descreve como os objetivos serão alcançados. O plano foca-se em custo, qualidade, benefícios, prazos e produtos.
• Risco: os eventos incertos durante o projeto são identificados, avaliados e controlados. São registados num registo de riscos. Os riscos positivos são designados por oportunidades e os riscos negativos por ameaças.
• Questões: como lidar com pedidos de alteração e todos os tipos de preocupações relacionadas com o projeto que surjam e necessitem de resolução. As questões não devem ser ignoradas, mas as alterações apenas devem ser implementadas após acordo. Esta prática era anteriormente designada por “Mudança”.
• Progresso: este princípio diz respeito ao acompanhamento do projeto. Permite aos gestores verificar e controlar se o projeto está a ser executado de acordo com o plano.

7 processos

Para estruturar a progressão por fases de um projeto, existem 7 processos. Cada uma das fases é supervisionada pelo gestor de projeto e aprovada pelo conselho do projeto:

• 1. Arranque de um projeto
  • Criar um mandato do projeto para responder a questões logísticas sobre o projeto. Este documento cobre o objetivo do projeto, quem o irá executar e como será implementado.
  • A partir do mandato do projeto, é elaborado um resumo do projeto, assim como um registo de lições e discussões com os membros do projeto.
  • É atribuída uma equipa de projeto.
• 2. Direcionar um projeto
  • Este é um processo contínuo que cobre toda a duração do projeto.
  • O conselho do projeto gere atividades como a iniciação, os limites das fases, a orientação e o encerramento do projeto.
• 3. Iniciação de um projeto
  • Durante esta fase, o gestor de projeto determina o que precisa ser realizado para concluir o projeto e define como os objetivos de desempenho serão geridos (custo, tempo, qualidade, benefícios, riscos e âmbito).
• 4. Controlar uma fase
  • Os gestores de projeto dividem o projeto em pacotes de trabalho/atividades geríveis e atribuem-nos aos membros do projeto.
  • O gestor de projeto supervisiona e reporta o progresso do pacote de trabalho.
• 5. Gerir a entrega de produtos
  • Este processo gere como a comunicação entre a equipa e o gestor de projeto é controlada.
  • As atividades incluem aceitar, executar e entregar os pacotes de trabalho.
• 6. Gerir os limites das fases
  • O gestor de projeto e o conselho do projeto revisam cada fase. O conselho decide se o projeto deve ser prosseguido. O gestor de projeto regista as lições aprendidas com a equipa para a fase seguinte.
  • Este processo inclui
    • Planear a fase seguinte
    • Atualizar o plano do projeto
    • Atualizar o caso de negócio
    • Reportar o fim da fase ou elaborar um plano de exceção
• 7. Encerrar um projeto
  • No processo final, o projeto é encerrado. Isto inclui descomissionar o projeto, identificar ações subsequentes, preparar avaliações do projeto e revisão de benefícios, libertar recursos remanescentes e entregar os produtos ao cliente.

Implementação do PRINCE2 com o OpenProject

O OpenProject suporta os sete processos, sete princípios e sete práticas estabelecidos pela metodologia PRINCE2. Vamos ver como os gestores de projeto podem implementar o PRINCE2 com o OpenProject em 7 passos:

1. Arranque de um projeto: criar um projeto, ativar módulos, criar o mandato do projeto, adicionar membros.
2. Direcionar um projeto: definir funções e permissões, criar pontos de controlo de decisões e monitorizá-los.
3. Iniciar um projeto: definir os objetivos de desempenho, configurar orçamentos e atribuí-los.
4. Controlar uma fase: criar pacotes de trabalho e relações, estimar e atribuir trabalho.
5. Gerir a entrega de produtos: registar o tempo, comunicar e documentar nos pacotes de trabalho.
6. Gerir os limites das fases: criar reuniões, definir fases e portas, ver comparação com base de referência.
7. Encerrar o projeto: criar relatórios em PDF, arquivar o projeto.

1. Arranque de um projeto

Antes de iniciar qualquer trabalho, o PRINCE2 recomenda clarificar se o projeto é viável e se vale a pena prossegui-lo. No OpenProject, esta fase de “arranque” é rápida e intuitiva — cria-se um novo espaço de projeto, ativam-se os módulos necessários e prepara-se a base para uma colaboração estruturada, governação e documentação.

Criar um projeto

Iniciar um projeto no OpenProject começa simplesmente por criar um projeto. Basta clicar no botão verde + na navegação do cabeçalho e selecionar + Projeto no menu pendente. De seguida, basta fornecer um nome e clicar em Criar.

Ativar os módulos necessários

Agora que o projeto está criado, pode começar com algumas definições básicas. Navegue até Definições do projeto → Módulos para se certificar de que os módulos Wiki, Pacotes de trabalho, Tempo e custos e — opcionalmente — Reuniões, Fóruns, Orçamentos e Notícias estão ativados. Estes módulos suportam a transparência, colaboração e documentação, fundamentais para uma abordagem centrada nas pessoas no PRINCE2 7.

O módulo Wiki é especialmente útil para documentar o seu mandato do projeto, o registo de lições e outros artefactos como planos de comunicação. Isto alinha-se com a ênfase do PRINCE2 na responsabilidade, pessoas e aprendizagem contínua.

Criar um mandato do projeto no módulo Wiki

De seguida, selecione Wiki no menu lateral do lado esquerdo e utilize-o para criar o Mandato do projeto. Certifique-se de clicar no botão Guardar no final. Se desejar, pode já criar outras páginas Wiki, como o Registo de lições.

Adicionar membros ao seu projeto

Depois, volte ao seu projeto e selecione Membros no menu lateral para adicionar os membros do projeto e atribuir-lhes funções.

Se os membros do projeto ainda não tiverem uma conta do OpenProject, pode enviar-lhes um convite diretamente no seu projeto.

Dica

Se for um administrador do sistema, pode convidar novos membros para a sua instância e adicioná-los ao projeto posteriormente. Clique no seu avatar no canto superior direito e selecione Administração → Utilizadores e permissões. Também pode atribuir grupos inteiros para adicionar vários membros do projeto de uma só vez.

2. Direcionar um projeto

Uma vez configurado o projeto e designada a equipa, o papel do conselho do projeto no PRINCE2 é orientar o projeto e aprovar decisões importantes. No OpenProject, pode refletir esta configuração através de funções, permissões e pontos de controlo de decisões.

Definir funções e permissões

Pode configurar as funções com permissões para editar, aprovar ou apenas visualizar informações em Administração → Utilizadores e permissões → Funções e permissões.

Isto permite-lhe garantir que:

• Os gestores de projeto podem atualizar planos e pacotes de trabalho.
• Os membros do conselho podem rever o progresso e aprovar as principais fases.
• Os membros da equipa veem apenas o que é relevante para eles.

Se estas permissões estiverem definidas na administração do sistema, pode voltar ao seu projeto, navegar para Membros no menu do lado esquerdo e atribuir funções-chave como Gestor de projeto e Membro do conselho.

Criar pontos de controlo de decisões com marcos e gráficos Gantt

Utilize Marcos para marcar os limites das fases que necessitam de aprovação. No OpenProject, os marcos são um tipo de pacote de trabalho com uma data-alvo, mas sem duração, ao contrário dos outros tipos de pacotes de trabalho. Para visualizar os marcos e os pacotes de trabalho ligados, utilize os gráficos Gantt do OpenProject.

Aceda a Gráficos Gantt no menu do lado esquerdo, clique no botão verde + Criar e selecione Marco no menu pendente. Também pode adicionar observadores (por exemplo, o grupo “membros do conselho”) para serem notificados quando um marco é atingido.

Crie vários pontos de controlo de decisões (Marcos) com fases, tarefas e outros tipos de pacotes de trabalho necessários e crie relações e hierarquias.

Acompanhar decisões e aprovações

Utilize os campos de estado para indicar quando uma fase ou pacote de trabalho está à espera da aprovação do conselho. Por exemplo, defina o estado como “Pendente de decisão do conselho” ou utilize um campo personalizado com opções de menu pendente como “Pendente”, “Aprovado” ou “Exceção necessária”.

Os membros do conselho podem deixar comentários ou alterar o estado diretamente no pacote de trabalho — não é necessário utilizar uma ferramenta separada ou uma cadeia de e-mails.

3. Iniciação de um projeto

Assim que o conselho do projeto tenha autorizado o início, o PRINCE2 foca-se no planeamento de como o projeto será executado, controlado e concluído. No OpenProject, é aqui que se estabelecem as bases: definir os objetivos de desempenho, planear as fases do projeto e estimar recursos.

Definir objetivos de desempenho

Utilize uma página Wiki para resumir os principais objetivos do projeto — tais como tempo, custo, âmbito, risco, qualidade e benefícios. Isto cria uma compreensão partilhada para todos os envolvidos.

Pode incluir a wiki como um widget de texto personalizado na página visão geral do projeto para o tornar visível num relance. Para tal, abra a Visão geral e clique em + Widget, depois selecione Texto personalizado. Nesta página, também pode exibir outros objetivos de desempenho-chave para ter toda a informação importante ao aceder ao projeto.

Configurar orçamentos e atribuí-los

Aceda ao módulo Orçamentos para criar um novo orçamento. Introduza um nome e defina as unidades de custo, tais como tarifas horárias de trabalho ou custos de materiais. Também pode definir um valor base. Isto ajudará a monitorizar se o projeto PRINCE2 se mantém dentro dos limites financeiros ao longo do tempo.

Se tiver criado fases ou marcos na fase de direcionamento, pode agora atribuir-lhes orçamentos. Clique no ícone de informação para abrir a Vista de detalhes e, em seguida, atribua-os ao seu orçamento na secção Custos. Isto assegura o alinhamento financeiro entre as fases.

Leia mais sobre a gestão de orçamentos no OpenProject.

4. Controlar uma fase

No PRINCE2, o gestor de projeto é responsável por monitorizar o progresso de cada fase e garantir que os pacotes de trabalho são entregues conforme o plano. No OpenProject, pode dividir as fases em pacotes de trabalho menores, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso através da tabela de pacotes de trabalho.

Dividir o trabalho e criar relações

Depois de configurar as fases e marcos iniciais, continue dividindo as fases em pacotes de trabalho. Para tal, clique nos três pontinhos ao lado de uma fase e selecione Criar novo secundário. Selecione o tipo Tarefa ou Pacote de trabalho, caso tenha criado um tipo separado para este efeito. Consulte o guia do utilizador do OpenProject sobre como criar um novo tipo.

Para mostrar dependências entre pacotes de trabalho e criar ligações lógicas, os utilizadores podem criar diferentes tipos de relações entre pacotes de trabalho, por exemplo, antecessor, sucessor, secundário, bloqueia, parte de… ou relações sem efeitos lógicos no pacote de trabalho relacionado.

Estimar o trabalho

Durante o processo de Controlar uma fase no PRINCE2, é crucial seguir o trabalho em curso e responder proativamente a quaisquer riscos de desvio. No OpenProject, a secção Estimativas e progresso de cada pacote de trabalho fornece uma visão clara do esforço e do estado.

Esta secção inclui:

• Trabalho
• Tempo gasto
• Trabalho restante
• % Concluído

Para adicionar trabalho, pode abrir um pacote de trabalho e adicionar as informações diretamente. Ou, se pretender editar vários pacotes de trabalho de seguida, crie uma tabela de pacotes de trabalho que exiba colunas para o progresso. Adicione a coluna Tempo estimado para fornecer uma estimativa de esforço em horas.

Atribuir trabalho

De seguida, continue a atribuir os pacotes de trabalho aos membros do projeto clicando nas células da coluna Encarregado.

5. Gerir a entrega de produtos

De acordo com o PRINCE2, este processo centra-se na execução programada do trabalho e na entrega de resultados de alta qualidade. O OpenProject suporta isto através de colaboração estruturada, controlo do tempo e comunicação transparente — tudo diretamente ligado a cada pacote de trabalho.

Registar tempo nos pacotes de trabalho

Enquanto trabalham no projeto, os membros do projeto podem registar o seu tempo abrindo a vista de detalhes do pacote de trabalho, selecionando o menu Mais (três pontos) e depois a entrada Registo de tempo. Em alternativa, podem clicar no botão Controlo de tempo (ícone de relógio) na barra superior. Isto inicia um temporizador. Se clicar novamente, para o temporizador e abre o modal Registo de tempo com a duração pré-preenchida.

Comunicar e documentar nos pacotes de trabalho

Para facilitar a comunicação no projeto, o OpenProject oferece os módulos Fóruns, Reuniões e Notícias.

O separador Atividade de cada pacote de trabalho permite que os membros da equipa e os gestores de projeto colaborem e acompanhem as alterações. Utilize @menções, reações com emoji e comentários internos (disponíveis como complemento Enterprise) para se manter em sintonia durante a fase de entrega. Leia mais sobre a atividade nos pacote de trabalho com o OpenProject.

Além disso, existe a gestão de ficheiros com o OpenProject: carregue ficheiros com apenas alguns cliques para o seu pacote de trabalho ou utilize uma das nossas integrações para estabelecer ligações de e para o Nextcloud, OneDrive (complemento Enterprise) ou SharePoint (complemento Enterprise).

6. Gerir os limites das fases

No PRINCE2, cada fase deve terminar com uma revisão e aprovação antes de avançar. No OpenProject, pode suportar isto estruturando o projeto em fases e marcos, acompanhando o progresso na secção Estimativas e progresso, e revendo os resultados chave com a equipa.

O progresso das fases é documentado automaticamente na secção Atividade da fase. Adicionalmente, o progresso pode ser definido diretamente, conforme descrito na secção sobre como controlar uma fase.

Gerir reuniões

Para rever o progresso e tomar decisões de avançar/não avançar entre fases, recomendamos vivamente que utilize o módulo Reuniões do OpenProject. Permite-lhe preparar ordens de trabalhos estruturadas, atribuir pacotes de trabalho para discussão e documentar decisões diretamente — tudo num só lugar.

Pode utilizar reuniões recorrentes (por exemplo, após cada fase) e aplicar modelos para manter as revisões consistentes em todos os projetos. Durante a reunião, os resultados podem ser registados diretamente na ordem de trabalhos, e as ações de seguimento podem ser criadas imediatamente como pacotes de trabalho. Isto garante responsabilização e rastreabilidade nas decisões dos limites das fases.

Dica

Precisa de partilhar notas de reunião com partes interessadas externas? Basta exportar a reunião como PDF para circular um resumo dos principais resultados.

Ciclo de vida do projeto com fases e portas de fase

Apoie as transições de fases com portas de aprovação: a funcionalidade ciclo de vida do projeto do OpenProject — originalmente concebida para a estrutura PM² — permite-lhe definir fases e portas. Na nossa edição Enterprise, pode editá-los e criar novos. Utilize esta funcionalidade para estruturar visualmente as suas fases PRINCE2 e introduzir pontos de controlo de decisões para aprovações de gestão antes de continuar.

Comparação com base de referência

Para avaliar como está a decorrer o projeto em relação ao plano original, utilize a funcionalidade Comparação com base de referência. Com um clique, pode ver rapidamente o que mudou nas suas tabelas de pacotes de trabalho desde um instantâneo anterior — útil para identificar desvios antes de passar à fase seguinte.

7. Encerrar o projeto

No PRINCE2, encerrar um projeto significa concluir formalmente todo o trabalho, rever os resultados e entregar os produtos finais. O OpenProject fornece a estrutura e as ferramentas de documentação para suportar um processo de encerramento suave e transparente.

Relatórios em PDF

Quando todas as tarefas, fases e marcos estiverem concluídos, pode documentar o relatório final do projeto numa página wiki, adicionar uma notícia ou criar um novo documento. Se terminar o seu projeto com uma reunião, pode descarregá-lo como PDF para gerar também um relatório final.

Arquivar o projeto

Como último passo, pode arquivar o projeto selecionando Definições do projeto e depois Arquivar. Se acreditar que irá trabalhar num projeto com estrutura semelhante no futuro, também pode definir este projeto como modelo.

Dica

Arquivar um projeto também ajuda a manter o seu espaço de trabalho limpo e focado no trabalho ativo. Ainda assim, pode aceder a projetos encerrados e filtrá-los na sua lista de projetos conforme necessário.

Aplicar o PRINCE2 ao seu ambiente de teste gratuito do OpenProject

Quer seja certificado em PRINCE2 ou esteja simplesmente à procura de uma estrutura estruturada e flexível, o OpenProject oferece-lhe as ferramentas para gerir projetos com clareza, responsabilidade e transparência — tudo num ambiente seguro e de código aberto.

Cada vez mais organizações recorrem a alternativas de código aberto para implementar o PRINCE2 e evitar a dependência de fornecedores ou o aumento dos custos de licenciamento. Com o OpenProject, pode criar fluxos de trabalho que correspondem às necessidades da sua organização, sem comprometer o controlo.

Comece agora o seu teste gratuito do OpenProject e descubra como pode implementar os fluxos de trabalho da sua empresa com o OpenProject. Sem cartão de crédito, sem número de telefone, sem compromissos. Por isso, não há razão para não experimentar o OpenProject: https://start.openproject.com/