PRINCE2 com OpenProject
Ao gerir projectos complexos, é vantajoso utilizar uma metodologia de gestão de projectos como orientação. O PRINCE2 é uma das metodologias mais populares e amplamente utilizadas disponíveis. O OpenProject é uma ferramenta popular que suporta o PRINCE2, oferecendo as vantagens do software de código aberto e, ao mesmo tempo, uma boa relação custo-benefício. Vamos aprender exatamente como os gestores de projeto podem implementar o PRINCE2 com o OpenProject.
Nota
Originalmente publicado em 2018, este artigo foi substancialmente revisto para refletir as últimas alterações tanto no PRINCE2 como no OpenProject. O quadro PRINCE2 foi atualizado para a versão 7 em setembro de 2023, acrescentando novas prioridades como a sustentabilidade, a gestão centrada nas pessoas e a integração digital/dados. Ao mesmo tempo, o OpenProject introduziu caraterísticas chave - como melhorias nas reuniões, comparação de linhas de base e novas permissões - que tornam a aplicação dos fluxos de trabalho PRINCE2 mais fácil e mais poderosa.
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Se já está familiarizado com a estrutura PRINCE2, pode passar diretamente para a secção prática sobre a utilização do OpenProject.
O que é o PRINCE2 e como funciona?
O PRINCE2 (ou Projects in Controlled Environments) oferece um processo estruturado para projectos e fornece recomendações para cada fase do projeto. É uma das principais metodologias de gestão de projectos (a seguir ao PMBOK (do Project Management Institute)) e é utilizada em mais de 150 países.
O PRINCE2 fornece uma estrutura clara para projectos e baseia-se em 7 princípios, 7 práticas (anteriormente conhecidas como temas) e 7 processos tal como descritos pelo PRINCE2.com. Vamos dar uma vista de olhos nestes aspectos básicos antes de mergulharmos no software OpenProject.
7 Princípios
O PRINCE2 assenta em sete princípios que representam obrigações orientadoras e boas práticas.
Os 7 princípios são:
- Continuação da justificação comercial: Um projeto deve fazer sentido do ponto de vista comercial (utilização justificada do tempo e dos recursos, retorno claro do investimento).
- Aprenda com a experiência: Os projectos anteriores devem ser tidos em conta. As equipas de projeto utilizam um registo de lições para este fim.
- Defina os papéis, as responsabilidades e as relações: Os responsáveis pela tomada de decisões no projeto estão claramente definidos. Todos os participantes no projeto sabem o que eles e os outros estão a fazer. As “relações” foram acrescentadas mais tarde ao PRINCE2, uma vez que as dependências são uma parte importante da gestão de projectos.
- Gerir por exceção: O conselho de administração do projeto só é informado se houver ou puder haver um problema. Desde que o produto esteja a funcionar bem, não há muita intervenção dos gestores.
- Faça a gestão por fases: As tarefas difíceis são divididas em partes geríveis, ou fases de gestão.
- Concentre-se nos produtos: Todos sabem de antemão o que se espera do produto. As necessidades do produto determinam a atividade de trabalho.
- Adapte-se ao seu projeto: A metodologia PRINCE2 pode ser adaptada e escalonada. Os projectos que são ajustados com base nas necessidades reais têm, em geral, um melhor desempenho do que os projectos que utilizam o PRINCE2 de forma dogmática. Anteriormente designado por “Tailor to the environment”.
7 Práticas
Para além destes 7 Princípios, existem 7 Práticas - anteriormente designadas por “Temas” - que são abordadas continuamente ao longo do projeto. Fornecem orientações sobre a forma como o projeto deve ser gerido. São estabelecidos no início do projeto e depois monitorizados continuamente para manter o projeto no bom caminho:
- Caso de Negócio: Esta prática é utilizada para determinar se um projeto vale a pena e é exequível. Está relacionado com o princípio da justificação da continuidade da atividade.
- Organização: Os gestores de projectos são obrigados a manter um registo das funções e responsabilidades de cada membro da equipa. Está relacionado com o princípio Definir funções e responsabilidades.
- Qualidade: No início do projeto, o gestor de projeto define o que constitui a qualidade do projeto. Isto está relacionado com o princípio Focus nos produtos.
- Planos: É estabelecido um plano que descreve a forma como os objectivos vão ser alcançados. Centra-se nos custos, na qualidade, nas vantagens, nos prazos e nos produtos.
- Risco: Os eventos incertos durante o projeto são identificados, avaliados e controlados. São registados num registo de riscos. Os riscos positivos são designados por oportunidades e os riscos negativos por ameaças.
- Questão: Como lidar com pedidos de alteração e todos os tipos de preocupações relacionadas com o projeto que surjam e necessitem de resolução. Os problemas não devem ser ignorados, mas as mudanças só devem ser implementadas depois de acordadas. Esta prática era anteriormente designada por “Mudança”.
- Progresso: Este princípio tem a ver com o acompanhamento do projeto. Isto permite que os gestores de projeto verifiquem e controlem se o seu desempenho está de acordo com o plano do projeto.
7 Processos
Para estruturar a progressão por etapas de um projeto, existem 7 processos. Cada uma das etapas é supervisionada pelo gestor de projeto e aprovada pelo conselho de administração do projeto:
- 1. Iniciar um projeto
- Crie um mandato de projeto para responder a questões logísticas sobre o projeto. Abrange o objetivo do projeto, quem o levará a cabo e como o executará.
- A partir do mandato do projeto, é elaborado um resumo do projeto, bem como o registo das lições e as discussões com os membros do projeto.
- É atribuída uma equipa de projeto.
- 2. Realização de um projeto
- Trata-se de um processo contínuo que abrange todo o período de vida do projeto.
- O conselho de administração do projeto gere actividades como a iniciação, os limites das fases, a orientação e o encerramento do projeto.
- 3. Iniciar um projeto
- Durante esta fase, o gestor de projeto determina o que é necessário fazer para concluir o projeto e define a forma como os objectivos de desempenho serão geridos (custo, tempo, qualidade, benefícios, riscos, âmbito)
- 4. Controlar uma fase
- Os gestores de projeto dividem o projeto em pacotes de trabalho / actividades geríveis e atribuem-nos aos membros do projeto.
- O gestor de projeto supervisiona e comunica o progresso do pacote de trabalho.
- 5. Gerir a entrega de produtos
- Isto gere a forma como a comunicação entre a equipa e o gestor do projeto é controlada.
- As actividades incluem a aceitação, a execução e a entrega de pacotes de trabalho.
- 6. Gerir os limites da fase
- O gestor de projeto e o conselho de administração analisam cada etapa. O conselho de administração decide se o projeto deve ser prosseguido. O gestor de projeto regista as lições aprendidas com a equipa para a fase seguinte.
- Este processo inclui
- Planear a fase seguinte
- Atualizar o plano do projeto
- Atualizar o business case
- Comunicar o fim da fase ou elaborar um plano de exceção
- 7. Encerrar um projeto
- No processo final, o projeto é encerrado. Isto inclui o desmantelamento do projeto, a identificação de acções de seguimento, a preparação da avaliação do projeto e das revisões de benefícios, a libertação de recursos remanescentes e a entrega de produtos ao cliente.
Implementação do PRINCE2 com o OpenProject
O OpenProject suporta os sete processos, sete princípios e sete práticas estabelecidos pela metodologia PRINCE2. Vamos ver exatamente como os gestores de projeto podem implementar o PRINCE2 com o OpenProject em 7 passos:
- Iniciar um projeto: Crie um projeto, active módulos, crie um mandato de projeto, adicione membros.
- Dirigir um projeto: Defina funções e permissões, crie pontos de controlo de decisão e acompanhe-os.
- Iniciar um projeto: Defina objectivos de desempenho, estabeleça orçamentos e atribua-os.
- Controlo de uma fase: Crie pacotes de trabalho e relações, estime e avalie o trabalho.
- Gestão da entrega de produtos: Registar o tempo, comunicar e documentar os pacotes de trabalho.
- Gerir os limites das etapas: Crie reuniões, defina etapas e portas, veja a comparação da linha de base.
- Encerrar o projeto: Crie relatórios em PDF, arquive o projeto.
1. Iniciar um projeto
Antes de iniciar qualquer trabalho, o PRINCE2 recomenda que se esclareça se o projeto é viável e se vale a pena prossegui-lo. No OpenProject, este passo de “arranque” é rápido e intuitivo - você cria um novo espaço de projeto, ativa os módulos de que necessita e prepara a base para uma colaboração estruturada, governação e documentação.
Criar um projeto
Para iniciar um projeto no OpenProject, basta criar um projeto. Basta clicar no botão verde + na navegação do cabeçalho e selecionar + Projeto na lista pendente. Em seguida, só precisa de fornecer um nome e clicar em Criar.
Ativar os módulos de que necessita
Agora o projeto está criado e pode começar com algumas definições básicas. Navegue até configurações do projeto → Módulos para se certificar de que os módulos Wiki, Pacotes de trabalho, Tempo e custos e - opcionalmente - Reuniões, Fóruns, Orçamentos e Notícias estão activados. Estes módulos apoiam a transparência, a colaboração e a documentação, que são fundamentais para uma abordagem centrada nas pessoas no PRINCE2 7.
O módulo Wiki é especialmente útil para documentar o seu Mandato de Projeto, o Registo de Lições e outros artefactos como planos de comunicação. Isto está de acordo com a ênfase do PRINCE2 na responsabilidade, nas pessoas e na aprendizagem contínua.
Crie um mandato de projeto no módulo Wiki
Em seguida, selecione Wiki no menu lateral do lado esquerdo e utilize-o para criar o Mandato do Projeto. Certifique-se de que prime o botão Guardar no final. Se quiser, também pode criar mais páginas wiki, como o Lessons log.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Inicie um projeto criando uma nova wiki no OpenProject para o seu mandato de projeto](openproject-prince2-starting-a-project-3.png){: .image-screenshot }
Adicione membros ao seu projeto
Depois disso, volte ao seu projeto e selecione Membros no menu lateral para adicionar os membros do projeto e atribuir-lhes funções.
Se os membros do projeto ainda não tiverem uma conta OpenProject, pode enviar-lhes um convite diretamente no seu projeto.
[!DICA] Se for um administrador do sistema, pode convidar novos membros para a sua instância e adicioná-los ao projeto posteriormente. Clique no seu avatar no canto superior direito e selecione Administração → Utilizadores e permissões. Também pode atribuir grupos inteiros para adicionar vários membros do projeto de uma só vez.
2. Dirigir um projeto
Uma vez estabelecido o projeto e designada a equipa, o papel do conselho de projeto no PRINCE2 é orientar o projeto e aprovar decisões importantes. No OpenProject, pode refletir esta configuração através de funções, permissões e pontos de controlo de decisão.
Defina funções e permissões
Pode configurar as funções com permissões para editar, aprovar ou apenas visualizar informações em Administração → Utilizadores e permissões → Funções e permissões.
Isto permite-lhe garantir que:
- Os gestores de projectos podem atualizar planos e pacotes de trabalho.
- Os membros da direção podem analisar o progresso e aprovar as principais fases.
- Os membros da equipa vêem apenas o que é relevante para eles.
Se estas permissões estiverem definidas na administração do sistema, pode voltar ao seu projeto, navegar para Membros no menu da esquerda e atribuir funções-chave como Gestor de projeto e Membro do conselho de administração.
Crie pontos de controlo de decisão com marcos e gráficos de Gantt
Utilize Milestones para marcar os limites das fases que necessitam de aprovação. No OpenProject, os marcos são um tipo de pacote de trabalho que tem uma data limite, mas não tem duração como outros tipos de pacotes de trabalho. Para apresentar os marcos e os pacotes de trabalho associados, utilize os Gantt charts do OpenProject.
Aceda a Gantt charts no menu do lado esquerdo, clique no botão verde + Criar e selecione Milestone no menu pendente. Também pode adicionar observadores (por exemplo, o grupo “membros do conselho de administração”) para serem notificados quando uma etapa é atingida.
Crie vários pontos de controlo de decisão (Milestones) juntamente com fases, tarefas e outros tipos de pacotes de trabalho de que necessite e crie relações e hierarquias.
Acompanhe as decisões e aprovações
Utilize os campos de estado para indicar quando uma fase ou pacote de trabalho está à espera da aprovação da direção. Por exemplo, defina o estado como “Pendente de decisão da direção” ou utilize um campo personalizado com opções pendentes como “Pendente”, “Aprovado” ou “Exceção necessária”.
Os membros do Conselho de Administração podem deixar comentários ou alterar o estado diretamente no pacote de trabalho - não é necessária uma ferramenta separada ou uma cadeia de correio eletrónico.
3. Iniciar um projeto
Depois de o conselho de administração do projeto ter autorizado o início, o PRINCE2 centra-se no planeamento da forma como o projeto será executado, controlado e concluído. No OpenProject, é aqui que estabelece as bases: defina os objectivos de desempenho, planeie as fases do projeto e estime os recursos.
Defina objectivos de desempenho
Utilize uma página Wiki para resumir os principais objectivos do projeto - tais como tempo, custo, âmbito, risco, qualidade e benefícios. Isto cria uma compreensão partilhada por todos os envolvidos.
Pode incluir o wiki como um widget de texto personalizado na página visão geral do projeto para o tornar visível num relance. Para o fazer, abra a Visão geral e clique em + Widget, depois selecione Texto personalizado. Nesta página, também pode apresentar outros objectivos-chave de desempenho para ver todas as informações importantes ao aceder ao seu projeto.
Elaborar e atribuir orçamentos
Aceda ao módulo Orçamentos para criar um novo orçamento. Introduza um nome e defina as unidades de custo, tais como taxas de trabalho por hora ou custos de material. Também pode definir um montante de base. Isto ajudá-lo-á a verificar se o projeto PRINCE2 se mantém dentro dos seus limites financeiros durante todo o processo.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Inicie um projeto através da elaboração de orçamentos](openproject-prince2-initiating-a-project-3.png){: .image-screenshot }
Se criou fases ou marcos na fase de direção, pode agora atribuir-lhes orçamentos. Clique no ícone de informação para abrir a Vista de detalhes e, em seguida, atribua-os ao seu orçamento na secção Custos. Isto assegura o alinhamento financeiro entre as fases.
Leia mais sobre a gestão de orçamentos no OpenProject.
4. Controlar uma etapa
No PRINCE2, o gestor de projeto é responsável por monitorizar os progressos em cada fase e garantir que os pacotes de trabalho são entregues de acordo com o plano. No OpenProject, pode dividir as fases em pacotes de trabalho mais pequenos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso utilizando a tabela de pacotes de trabalho.
Divida o trabalho e crie relações
Depois de definir as fases e os marcos iniciais, continue a dividir as fases em pacotes de trabalho. Para o fazer, clique nos três pontinhos ao lado de uma fase e selecione Criar nova criança. Selecione o tipo Tarefa ou Pacote de trabalho se tiver criado um tipo separado para este efeito. Consulte o Guia do utilizador do OpenProject sobre como criar um novo tipo.
Para mostrar as dependências entre pacotes de trabalho e criar ligações lógicas, os utilizadores podem criar diferentes tipos de relações entre pacotes de trabalho, por exemplo, predecessor, sucessor, filho, blocos, parte de … ou relações sem efeitos lógicos no pacote de trabalho relacionado.
Estimativa de trabalho
Durante o processo de Controlo de uma fase no PRINCE2, é crucial seguir o trabalho em curso e responder proactivamente a quaisquer riscos de desvio. No OpenProject, a secção Estimativas e progresso em cada pacote de trabalho fornece uma visão clara do esforço e do estado.
Esta secção inclui:
- Work
- **Tempo gasto
- Remaining work
- % Completo
Para adicionar trabalho, pode abrir um pacote de trabalho e adicionar as informações nesse pacote. Ou, se pretender editar vários pacotes de trabalho uns a seguir aos outros, crie uma tabela de pacotes de trabalho que mostre colunas para o progresso. Adicione a coluna Tempo estimado para fornecer uma estimativa de esforço em horas.
Atribuir trabalho
Em seguida, continue a atribuir os pacotes de trabalho aos membros do projeto, clicando nas células da coluna Destinatário.
5. Gerir a entrega de produtos
De acordo com o PRINCE2, este processo centra-se na execução programada do trabalho e na obtenção de resultados de elevada qualidade. O OpenProject apoia-o através de uma colaboração estruturada, controlo de tempo e comunicação transparente - tudo diretamente ligado a cada pacote de trabalho.
Registe o tempo nos pacotes de trabalho
Enquanto trabalham no projeto, os membros do projeto podem registar o seu tempo abrindo a vista de detalhes do pacote de trabalho, selecionando o menu Mais (três pontos) e depois a entrada Logar tempo. Em alternativa, pode clicar no botão Controlo de tempo (ícone de relógio) na barra superior. Isto inicia um temporizador. Se clicar novamente, pára o temporizador e abre o modal Registar tempo com a duração pré-preenchida.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Faça a gestão da entrega de produtos através do controlo do tempo num pacote de trabalho](openproject-prince2-managing-product-delivery-1.png){: .image-screenshot }
Comunique e documente os pacotes de trabalho
Para facilitar a comunicação dentro do projeto, o OpenProject oferece os módulos fóruns, reuniões e notícias.
O separador Atividade em cada pacote de trabalho permite que os membros da equipa e os gestores de projeto colaborem e acompanhem as alterações. Utilize @menções, reacções emoji e comentários internos (disponíveis como suplemento do Enterprise) para se manter em sintonia durante a fase de entrega. Leia mais sobre a atividade do pacote de trabalho com o OpenProject.
E depois há a gestão de ficheiros com o OpenProject: Carregue ficheiros com apenas alguns cliques para o seu pacote de trabalho ou utilize uma das nossas integrações para estabelecer ligações de e para a Nextcloud, OneDrive (suplemento Enterprise) ou SharePoint (suplemento Enterprise).
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Faça a gestão da entrega de produtos comunicando diretamente num pacote de trabalho e carregando ficheiros](openproject-prince2-managing-product-delivery-2.png){: .image-screenshot }
6. Gerir os limites da fase
No PRINCE2, cada fase deve terminar com uma revisão e aprovação antes de avançar. No OpenProject, pode apoiar isto estruturando o seu projeto em fases e marcos, acompanhando o progresso na secção Estimativas e progresso, e revendo os resultados chave com a equipa.
O progresso das fases é documentado automaticamente na secção Activity da fase. Além disso, o progresso pode ser definido diretamente, tal como descrito na secção sobre como controlar uma etapa.
Gerir reuniões
Para rever o progresso e tomar decisões de avançar/não avançar entre fases, recomendamos vivamente que utilize o módulo Meetings do OpenProject. Permite-lhe preparar agendas estruturadas, atribuir pacotes de trabalho para discussão e documentar decisões diretamente - tudo num único local.
Pode utilizar reuniões recorrentes (por exemplo, após cada fase) e aplicar modelos para manter as revisões consistentes em todos os projectos. Durante a reunião, os resultados podem ser registados diretamente na agenda e as acções de acompanhamento podem ser criadas imediatamente como pacotes de trabalho. Isto assegura a responsabilização e a rastreabilidade das suas decisões sobre os limites das fases.
Dica
Precisa de partilhar notas de reunião com partes interessadas externas? Basta exportar a reunião como um PDF para fazer circular um resumo dos principais resultados.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Gerir os limites das fases com reuniões no sistema](openproject-prince2-managing-stage-boundaries-3.png){: .image-screenshot }
Ciclo de vida do projeto com fases e portas de fase
Apoie as transições de fases com portas de aprovação: A funcionalidade [ciclo de vida do projeto] do OpenProject (/docs/user-guide/project-overview/#project-life-cycle) - originalmente concebida para a estrutura PM² - permite-lhe definir fases e portas. Na nossa edição Enterprise, pode editá-los e criar novos. Utilize esta funcionalidade para estruturar visualmente as suas fases PRINCE2 e introduzir pontos de controlo para aprovações da gestão antes de continuar.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Faça a gestão dos limites das etapas com fases e gates](openproject-prince2-managing-stage-boundaries-2.png){: .image-screenshot }
Comparação com base de referência
Para avaliar o seu desempenho em relação ao seu plano original, utilize a funcionalidade Comparação de base. Com um clique, pode ver rapidamente o que mudou nas suas tabelas de pacotes de trabalho desde um instantâneo anterior - útil para identificar desvios antes de passar à fase seguinte.
7. Encerrar o projeto
No PRINCE2, encerrar um projeto significa concluir formalmente todo o trabalho, rever os resultados e entregar os produtos finais. O OpenProject fornece a estrutura e as ferramentas de documentação para apoiar um processo de encerramento suave e transparente.
Relatórios PDF
Quando todas as tarefas, fases, marcos e etapas estiverem concluídos, pode documentar o relatório final do projeto numa página wiki, adicionar uma notícia ou criar um novo documento. Se terminar o seu projeto com uma reunião, pode descarregá-lo como um PDF para gerar também um relatório final.
Arquivar o projeto
Como último passo, pode arquivar o projeto selecionando Configurações do projeto e depois Arquivar. Se pensa vir a trabalhar num projeto com uma estrutura semelhante no futuro, pode também definir este projeto como modelo.
Dica
Arquivar um projeto também ajuda a manter o seu espaço de trabalho limpo e concentrado no trabalho ativo. Pode ainda aceder a projectos encerrados e filtrá-los na sua [lista de projectos] (/docs/user-guide/projects/project-lists/), se necessário.
Siga o processo PRINCE2 com o OpenProject: Encerre um projeto arquivando-o](openproject-prince2-closing-2.png){: .image-screenshot }
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Quer seja certificado em PRINCE2 ou esteja simplesmente à procura de uma estrutura estruturada e flexível, o OpenProject dá-lhe as ferramentas para gerir projectos com clareza, responsabilidade e transparência - tudo num ambiente seguro e de código aberto.
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