7 caraterísticas para uma gestão de programas bem sucedida com o OpenProject

A gestão de programas na administração pública é complexa. É necessário coordenar vários projectos, gerir as dependências e demonstrar de forma transparente os benefícios alcançados. Com PM², a metodologia de gestão de projectos da Comissão Europeia, existe um quadro claro para tal. O Serviço Federal de Administração alemão adaptou esta norma com PMflex especificamente para as autoridades alemãs - orientada para a prática e com listas de verificação para programas, carteiras e projectos.

Para manter uma visão geral enquanto gestor de programas, precisa de um ponto de controlo central - uma espécie de cockpit que reúna todas as informações relevantes. O software de código aberto OpenProject, desenvolvido na Europa, fornece exatamente este apoio. Neste artigo, apresentamos sete funcionalidades que o apoiam e capacitam especificamente na gestão de programas.

O que significa uma boa gestão de programas?

Uma boa gestão do programa significa dirigir vários projectos inter-relacionados para que, em conjunto, produzam os benefícios previstos. Ao contrário da gestão de projectos, não se trata apenas de concluir com êxito uma única iniciativa, mas de manter o impacto global em foco. Enquanto a gestão de carteiras define a seleção estratégica e a definição de prioridades, a gestão de programas assegura a execução operacional coordenada.

Para as administrações públicas, esta abordagem é crucial: a gestão de programas cria transparência, permite a responsabilização perante as partes interessadas e garante que os objectivos políticos ou organizacionais são efetivamente alcançados.

Gestão de programas no sector público na Europa

A Comissão Europeia desenvolveu a PM², uma norma que aborda exatamente estes requisitos: modelos de fases, funções, processos e ferramentas para projectos e programas. [O Serviço Federal de Administração alemão adaptou esta abordagem com o PMflex às necessidades das autoridades alemãs] (https://www.bva.bund.de/DE/Services/Behoerden/Beratung/BZB/Themenwelten/Strategie/Projektmanagement/PMflex/pmflex_node.html) - com modelos claros e listas de controlo orientadas para a prática.

O OpenProject apoia-o na implementação de ambas as abordagens. Com fluxos de trabalho normalizados, transparência entre estruturas de programas e documentação central, é uma ferramenta ideal para gerir programas de acordo com PM² e PMflex.

Dica

É claro que o OpenProject suporta não só a gestão de programas mas também projectos e gestão de portfólio. Os projectos constituem o nível operacional, os programas agrupam vários projectos com um benefício comum e as carteiras fornecem a orientação estratégica. Com o OpenProject, as administrações dispõem de uma solução que abrange os três níveis - integrada, transparente e em conformidade com PM² e PMflex.

Sete caraterísticas para uma gestão de programas bem sucedida

• 1. Defina um ciclo de vida: Fases e portas de fase
• 2. Mantenha a visão geral: Painéis de controlo do programa
• 3. Clarificar as dependências: Marcos e relações
• 4. Torne o impacto visível: Realizações, resultados e benefícios
• 5. Detecte os problemas numa fase precoce: Gestão de riscos e problemas
• 6. Crie transparência: Relatórios e controlo
• 7. Reforçar a colaboração: Reuniões baseadas em pacotes de trabalho

1. Defina um ciclo de vida: Fases e portas de fase

Em PM² e PMflex, fases e portas de fase são blocos de construção centrais. Todos os programas passam por fases definidas - desde o início, passando pelo planeamento e execução, até ao encerramento. Nos portões de fase, é verificado se uma fase foi concluída com êxito e se a fase seguinte pode ser iniciada. Esta governação garante a transparência e a rastreabilidade das decisões.

O OpenProject ajuda-o a aplicar esta lógica na prática. Mesmo na versão gratuita Community Edition, pode criar e monitorizar fases e portas de fase de acordo com as especificações PM². Na Enterprise Edition, pode personalizá-las individualmente, bem como adicionar novas fases ou portas de fase. Desta forma, mantém o controlo - e sabe sempre se o seu programa está no bom caminho.

2. Mantenha a visão geral: Painéis de controlo do programa e linha de base

Para os gestores de programas, é essencial uma visão geral rápida a nível do programa:

• Monitorizar o estado de todos os subprojectos (por exemplo, fase, estado da porta de fase, semáforo).
• Detecte desvios e estrangulamentos precocemente (calendário, orçamento, qualidade).
• Acompanhe os próximos marcos e prazos.
• Identifique os riscos e as questões que precisam de ser escaladas.
• Consolide os números-chave para a elaboração de relatórios e a tomada de decisões.

Com o OpenProject, pode configurar uma página de visão geral (dashboard) para cada programa que apresenta todas as informações relevantes. Além disso, pode criar, filtrar, guardar e partilhar listas de projectos para consolidar as métricas de todos os subprogramas ou subprojectos numa tabela clara. Para aprofundar os pacotes de trabalho, os riscos e as alterações recentes, pode utilizar a funcionalidade Baseline.

Voltando à metáfora do cockpit da introdução: no OpenProject, este torna-se o seu cockpit, onde toda a informação está disponível num relance e constitui a base para decisões bem fundamentadas em qualquer altura.

3. Esclareça as dependências: Marcos e relações

Os programas são compostos por muitos subprojectos com interdependências estreitas em termos de conteúdo e de tempo. Para detetar atrasos ou conflitos numa fase inicial, as dependências e os objectivos comuns devem estar sempre visíveis.

No OpenProject, pode representar um programa como um projeto com subprojectos. As dependências são geridas através dos diversos tipos de relações entre pacotes de trabalho:

• Dependências temporais, como predecessor / sucessor.
• Relações lógicas como blocks / blocked by ou includes.
• Relações entre pais e filhos para estruturar claramente tarefas complexas.
• Marcos ao nível do programa que se aplicam a múltiplos subprojectos.

Estas dependências podem ser visualizadas em diferentes vistas - por exemplo, no gráfico de Gantt para linhas de tempo, em vistas de tabela para visões gerais detalhadas, ou também em quadros pai-filho (suplemento Enterprise) para visualizar a hierarquia dos pacotes de trabalho.

4. Torne o impacto visível: Produtos, resultados e benefícios

Em PM² e PMflex, é feita uma distinção clara entre três níveis:

• Outputs são os resultados tangíveis de um projeto, por exemplo, um novo sistema informático.
• Os resultados são os efeitos diretos quando estes resultados são utilizados, por exemplo, a utilização ativa do sistema.
• Os benefícios são o valor a longo prazo para a organização, por exemplo, processos mais eficientes ou custos reduzidos.

Para os gestores de programas, é crucial ter em conta toda esta cadeia de impacto, em vez de se concentrarem apenas na conclusão de resultados individuais.

O OpenProject apoia-o ao permitir que os outputs, resultados e benefícios sejam definidos como tipos de pacotes de trabalho separados. Estes tipos podem ser equipados com [transições de estado para fluxos de trabalho personalizados] (/blog/status-and-workflows/), atributos e valores de estado, e adaptados exatamente às necessidades específicas de orientação. Isto cria uma estrutura transparente que torna claro, a qualquer momento, se o programa está efetivamente a produzir os benefícios previstos.

5. Detecte os problemas atempadamente: Gestão de riscos e problemas

Uma boa gestão do risco ajuda-o a dormir à noite. Como gestor de programas, tem de estar atento não só aos problemas actuais, mas também aos riscos e questões potenciais que podem pôr em perigo todo o programa.

No OpenProject, os riscos e as questões podem ser representados tal como os Outputs ou Outcomes como os seus próprios tipos de pacotes de trabalho - com fluxos de trabalho e atributos individuais. Isto permite-lhe gerir sistematicamente as probabilidades de ocorrência, os impactos e as contramedidas e garante que os pontos críticos não se perdem na rotina diária do projeto.

Nota

A equipa do OpenProject está atualmente a trabalhar intensamente num módulo de risco alargado que em breve suportará os requisitos do PMflex de forma ainda mais consistente e permitirá um controlo mais preciso ao nível do programa. Mantenha-se atualizado: Desenvolvimento do módulo de risco no OpenProject Community

6. Crie transparência: Relatórios e controlo

Para os gestores de programas, é essencial dispor sempre de informações fiáveis - para seu próprio controlo e para a apresentação de relatórios obrigatórios. Precisa de clareza sobre o estado do seu programa e, ao mesmo tempo, de documentação normalizada para informar de forma fiável os gestores de carteiras, os líderes das agências ou os decisores políticos.

O OpenProject fornece relatórios padronizados e funcionalidades de controlo para este fim. Os relatórios de estado, as sínteses orçamentais ou as análises de progresso podem ser consolidados e exportados diretamente como PDFs - ideal para a comunicação regular com as partes interessadas. Além disso, o OpenProject tem em conta os modelos PMflex, pelo que os seus relatórios cumprem as normas estabelecidas e estão prontos a utilizar sem edição adicional.

Desta forma, mantém a sua própria visão geral e, ao mesmo tempo, fornece informações transparentes e comparáveis para controlo ao nível da carteira e da gestão.

Relatório em PDF para uma visão geral da carteira e do programa, criado com OpenProject](programme-management-openproject-pdf-report.png)

7. Reforçar a colaboração: Reuniões baseadas em pacotes de trabalho

E se as suas reuniões de equipa começassem exatamente onde o trabalho real acontece? Em vez de recolher meticulosamente informações de e-mails ou documentos externos em Word ou Excel, no OpenProject pode aceder diretamente aos pacotes de trabalho armazenados no programa ou subprojecto.

Desta forma, pode criar agendas com os tópicos relevantes num instante, documentar os resultados diretamente durante a reunião e gerar actas imediatamente - ao estilo do OpenProject, com ligações para os respectivos riscos, marcos, resultados e muito mais. Todas as pessoas envolvidas mantêm-se alinhadas e a rastreabilidade é assegurada a todo o momento. O módulo Reuniões do OpenProject é um destaque para muitos gestores de programas e oferece vantagens significativas, especialmente em programas do sector público com muitas partes interessadas.

Conclusão: Implementar com sucesso a gestão de programas com PM² e PMflex

Os gestores de programas nas administrações públicas enfrentam a tarefa de dirigir iniciativas complexas de forma transparente e rastreável. Com PM² e PMflex, estão disponíveis padrões claros - e com OpenProject, uma ferramenta que apoia consistentemente estes padrões na prática.

Desde os portões de fase aos painéis de controlo, gestão de riscos e reuniões: O OpenProject fornece-lhe um “cockpit” integrado que assegura a governação, cria transparência e reforça a colaboração. Desta forma, não só orienta os programas de forma fiável através das fases individuais, como também garante que os resultados e benefícios planeados são efetivamente alcançados.

Especialmente na administração pública, onde a rastreabilidade e a responsabilidade são cruciais, o OpenProject é a solução certa para levar os programas ao sucesso de acordo com as normas europeias.