Software de gestão de reuniões para uma comunicação eficaz
Agende, organize e acompanhe as suas reuniões sem esforço com a nossa solução de gestão de reuniões de código aberto.
Crie agendas estruturadas no OpenProject para manter as suas reuniões focadas e organizadas. Divida as ordens de trabalhos em secções e pontos claros, facilitando a orientação das discussões e a cobertura de todos os pontos-chave. Ligue os pontos da ordem de trabalhos diretamente aos pacotes de trabalho para ligar tarefas, responsabilidades e atualizações de projetos de forma fluida. Isto garante que a sua equipa se mantém alinhada e que todas as reuniões conduzem a um progresso significativo.
Convide os membros da equipa diretamente através de correio eletrónico, facilitando a participação de todos na conversa. Com apenas alguns cliques, pode notificar os participantes das próximas reuniões, garantindo que as principais partes interessadas estão sempre informadas. Cada convite contém todos os detalhes essenciais da reunião, para que os membros da equipa saibam o que esperar. Isto mantém a comunicação clara e aumenta o envolvimento desde o início.
Defina a frequência e os intervalos com que as suas reuniões se devem repetir. Introduza todas as informações necessárias sobre as séries de reuniões, incluindo a frequência e o intervalo necessários.
Mantenha um fluxo de reuniões estruturado ligando pacotes de trabalho ao seu modelo de série de reuniões. As próximas reuniões para esta série de reuniões serão configuradas com base neste modelo. Mantenha as suas reuniões recorrentes estruturadas e adaptáveis, utilizando modelos que podem ser ajustados em qualquer altura. Modifique os detalhes conforme necessário para refletir a evolução das prioridades e especifique as ocorrências de reuniões dentro da série, garantindo flexibilidade sem perder a consistência.
Inclua reuniões no seu sistema de calendário existente para manter uma agenda unificada. Isto garante que todas as sessões planeadas se enquadram perfeitamente no fluxo de trabalho da sua equipa, eliminando o risco de marcações duplas ou de compromissos perdidos. Os membros da equipa podem ver todas as horas e tópicos das reuniões num único local, permitindo-lhes gerir o seu tempo de forma mais eficaz. Um calendário simplificado ajuda toda a equipa a manter-se alinhada e concentrada nas prioridades.
Pode adicionar os resultados dos itens da agenda diretamente às reuniões no OpenProject, permitindo-lhe capturar as principais decisões, questões e ações de acompanhamento à medida que a reunião progride. Embora as atas completas das reuniões só estejam disponíveis no módulo de reuniões clássico, esta funcionalidade permite-lhe documentar detalhes essenciais diretamente na agenda, tanto para reuniões únicas como para reuniões recorrentes, assegurando um registo claro e estruturado das discussões e resultados.
Record key decisions, action items, and discussion points in real time with our integrated meeting minutes feature. This ensures that no important detail is forgotten, making it easier for team members to follow up on their responsibilities. By keeping accurate records, you can maintain transparency and ensure that everyone is on the same page, even after the meeting ends. With clear documentation, your team can quickly turn discussions into actionable tasks that drive progress.
Tenha em conta que a criação de actas só está disponível para as reuniões clássicas. As reuniões clássicas serão removidas do OpenProject com o lançamento da versão 16.0 em maio de 2025.
Poupe tempo ao copiar reuniões anteriores. Embora a criação de reuniões com agendas idênticas seja mais fácil e mais eficiente utilizando a função Reuniões recorrentes, a cópia continua a ser uma opção útil quando uma ordem de trabalhos de uma reunião específica apenas precisa de ser recriada uma vez ou tem detalhes únicos.
Duplique uma reunião simplesmente com um único clique, ajuste detalhes se necessário, e concentre-se no que é mais importante — o progresso do seu projeto. É uma forma fácil de manter a consistência e de manter a sua equipa alinhada com os objetivos a longo prazo.
Keep track of every change made within a meeting with the meeting history. See who added or modified agenda items, attachments, or notes, and when the changes were made. This transparency allows team members to stay updated on any adjustments and ensures accountability throughout the process. By maintaining a clear audit trail, you can easily review past changes, resolve misunderstandings, and maintain a complete record of your meetings’ progress over time.
