Uma solução de software baseada em PM² para o sector público europeu
Qual é o aspeto de uma solução de software que permite aos funcionários do sector público estabelecer prioridades, gerir, implementar e comunicar com êxito as iniciativas estratégicas?
No OpenProject, explorámos esta questão numa hackathon na semana passada. Neste artigo, apresentamos um resumo dos nossos resultados.
Os requisitos que definimos baseiam-se na [PM²] (https://pm2.europa.eu), a metodologia de gestão de projetos de código aberto fornecida pela Comissão Europeia.
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Navegação de artigos:
- Procura-se: Uma solução de software para a implementação estratégica de iniciativas federais de digitalização
- Entregue: compromisso total para dez novas funcionalidades e implementação na PM²
- Encontrou? - O que acontece depois da hackathon?
Procura-se: Uma solução de software para a implementação estratégica de iniciativas de digitalização
A transparência é um dos nossos valores fundamentais, por isso, neste artigo, queremos partilhar uma visão geral da hackathon, os requisitos e, claro, as nossas soluções propostas.
Os requisitos incluem:
- Compatibilidade com PM² (adaptação)
- Consistência ao nível da carteira, do programa e do projeto
- Colaboração entre agências
- Agilidade
- Experiência agradável para o utilizador
**Desafios para nós
- Apenas uma semana para desenvolver funcionalidades adicionais, material de demonstração completo, documentação e apresentação (vídeo). Tudo isto em paralelo com a nossa atividade diária, incluindo o lançamento da versão 16.2.
- Mergulhar no ambiente de trabalho e em várias histórias de utilizadores da administração pública, que é muito diferente de como funcionamos internamente. Neste caso, a nossa vasta experiência com o sector público, especialmente no âmbito do openDesk, foi uma grande vantagem.
Síntese das histórias de utilizador necessárias:
Foram fornecidas várias histórias de utilizadores, cada uma com dados associados, como orçamento, estado, estados-alvo, etc. Cada história de utilizador incluía pelo menos uma personagem fictícia, de cujo ponto de vista a solução tinha de ser demonstrada.
- Dar prioridade aos elementos da carteira
- Gerir a carteira
- Comunicar o estado do programa
- Comunicar o estado do projeto
Para além das histórias de utilizador predefinidas, também mostrámos como a solução podia ser utilizada em movimento através da aplicação móvel.
Entregue: Compromisso total para dez novas funcionalidades PM²
Para além dos 19 programadores, muitos outros membros da equipa do OpenProject estiveram totalmente envolvidos na hackathon PM². Apesar, ou talvez devido ao curto prazo e aos requisitos complexos, a energia e o espírito de equipa foram tangíveis ao longo de diariamente, mesmo nos nossos espaços de trabalho remotos distribuídos globalmente.
Para Rosanna Sibora, que teve a sua primeira semana no OpenProject como Diretora de Produtos durante a hackathon, o empenho, a criatividade e a paixão da equipa causaram forte impressão:
“Durante a hackathon, fiquei impressionado com a forma como as equipas auto-organizadas colaboraram. Mostrou-me como a equipa do OpenProject está bem alinhada e como a cultura é aberta e capacitadora. Provámos que 2+2 é mais do que 4 - e aquilo que pode ser alcançado com uma grande colaboração e capacitação.” - Rosanna Sibora, CPO, OpenProject GmbH
Implementação do OpenProject - nos bastidores:
- Toda a energia e paixão, não apenas dos programadores
- Mais de 15.000 novas linhas de código
- Formação de equipas para desenvolver novas funcionalidades, criar uma instância de demonstração e conceber modelos de produtos para funcionalidades adicionais
- Hackathon diária, retrospetivas e verificações de pulso com especialistas em PM² e outras partes interessadas, colaboração 100% remota com outras ferramentas de código aberto, como Big Blue Button e Element.
- As operações diárias continuaram em paralelo: apoio e lançamento do OpenProject 16.2
**Implementação do OpenProject - ao nível do produto
Embora a versão atual do OpenProject já suporte a maioria dos requisitos, identificámos vários aspetos que queríamos expandir ou desenvolver de raiz durante a semana da hackathon. Especialmente relevante em todas as histórias de utilizadores foi o desenvolvimento de funcionalidades para a comunicação e gestão de objetivos, riscos e orçamentos.
Aqui tem um resumo dos nossos principais focos de desenvolvimento durante a hackathon:
- Planeamento e gestão de carteiras e programas
- Melhorar os painéis de controlo das carteiras e dos programas
- Gestão de carteiras com funcionalidade de proposta
- Ligação e melhor visualização do planeamento orçamental e das sínteses
- Pontuação calculada do projeto
- Gestão de riscos e panorâmica
- Criar reuniões de relatório de estado
- Módulo de documentos com edição em tempo real
- Melhorias na aplicação móvel para a gestão de carteiras/programas
- Fundações e suporte de IA para documentos e gestão de projetos/carteiras
- Exportação em PDF do estado da carteira e do programa
Vejamos mais de perto o aspeto destas funcionalidades e da implementação dos requisitos no final da semana da hackathon.
Importante
Tenha em atenção que se trata de um resumo dos principais desenvolvimentos. Foram também planeadas, concebidas e desenvolvidas outras funcionalidades durante a hackathon. Como estas funcionalidades foram criadas num curto espaço de tempo, ainda não foram totalmente testadas ou finalizadas.
Planeamento e gestão de carteiras e programas
Para apoiar o PM², o OpenProject precisava de gerir não apenas projetos, mas também carteiras e programas. A modelação destes foi o primeiro passo durante a hackathon. Carteira, sub-carteira e programa alargam a hierarquia de projetos existente com a capacidade de agrupar projetos e geri-los coletivamente.
Melhorar os painéis de controlo das carteiras e dos programas
Nas páginas de síntese de carteiras, (sub)programas ou mesmo projetos, os gestores pretendem ver rapidamente informações chave sobre objetivos, metas, riscos e orçamentos. Para tal, criámos widgets durante a hackathon que agregam visualmente estes dados: gráficos para orçamentos e riscos, listagens de componentes com a sua prioridade, estado e progresso dos objetivos. Estes widgets foram implementados como protótipos num novo painel de controlo utilizando o OpenProject Design System.
Gestão de carteiras com funcionalidade de proposta
Criámos um módulo dedicado à gestão de carteiras, onde os gestores podem primeiro criar propostas de carteiras e depois submetê-las a análise. Podem ser descarregados como PDFs ou adicionados a uma reunião.
Captura de ecrã: Módulo “Gestão da carteira” com uma lista de propostas que pode guardar e filtrar, incluindo atributos como o estado, o orçamento e a classificação geral. A lista pendente no botão “Enviar para revisão” oferece opções para descarregar como PDF, adicionar à reunião ou criar um documento de aprovação](openproject-portfolio-vorschlag.png){: .image-screenshot }
Ligação e melhor visualização do planeamento orçamental e das sínteses
O OpenProject já suporta a orçamentação e o controlo de custos extensivos, mas anteriormente limitava-os a projetos individuais. Durante a hackathon, adicionámos a orçamentação entre projectos, distinções entre custos planeados e contabilizados e a modelação de sub-orçamentos. A página de síntese e as listas de projetos podem agora apresentar os orçamentos totais e as suas componentes.
Pontuação calculada do projeto
Os gestores de carteiras querem calcular automaticamente as pontuações dos projectos com base nos atributos do projeto, permitindo melhor avaliação, priorização e comunicação das decisões. Esta funcionalidade foi desenvolvida durante a hackathon e ativada na instância de demonstração para apresentar valores de classificação para ponderação de projetos.
Agora é possível aplicar fórmulas a valores livremente configuráveis que, em conjunto, geram uma pontuação. Isto aumenta a transparência e a comparabilidade das avaliações.
Esta funcionalidade ainda está em desenvolvimento (obrigado Cidade de Colónia pelo seu apoio), pelo que mostramos aqui um esboço de design:
Gestão de riscos e visão geral
Uma vez que a gestão de riscos é um requisito essencial para o sector público, criámos um módulo de risco específico. Inclui uma matriz de risco que visualiza os riscos do projeto, da carteira ou do programa com uma gravidade codificada por cores.
A modelação baseia-se na probabilidade (1-5) e no impacto (1-5). O sistema calcula um nível de risco a partir destes valores.
Isto também significa que os riscos têm agora o seu próprio tipo de dados e são uma parte essencial do OpenProject. Os utilizadores são encorajados a documentar os riscos, a monitorizá-los regularmente e a tomar medidas preventivas.
Crie reuniões de relatório de estado
Os relatórios de estado são um elemento-chave do PM². Mas não são apenas documentos - são frequentemente discutidos em reuniões. É por isso que criámos uma funcionalidade para gerar automaticamente reuniões de relatório de estado.
Diretamente a partir da página de síntese, os gestores podem criar propostas para uma reunião de relatório de estado com o comité dirigente. Pode selecionar um período de referência e adicionar informações atualmente relevantes da carteira. O sistema gera uma agenda com base nas alterações selecionadas para posterior edição.
Módulo de documentos com edição em tempo real
Há algumas semanas, o OpenProject participou com sucesso no Hack Days 2025 em Paris, organizado pela direção digital do governo francês, DINUM (direction interministérielle du numérique). Alargámos essas funcionalidades para permitir a edição colaborativa em tempo real para vários utilizadores.
Para apoiar a criação e partilha colaborativa de documentos típicos, o módulo de documentos do OpenProject foi completamente redesenhado. Permite agora a atualização automática de conteúdos e a edição colaborativa em tempo real.
Melhorias nas aplicações móveis para a gestão de carteiras/programas
Há já algum tempo que trabalhamos numa aplicação móvel (iOS/Android) para o OpenProject. Durante a hackathon, também desenvolvemos uma nova funcionalidade para diferenciar entre os níveis de carteira, programa e projeto na aplicação.
Tenha em atenção que o desenvolvimento de uma aplicação móvel de alta qualidade leva tempo, e queremos garantir a melhor experiência antes do lançamento. Naturalmente, anunciaremos a disponibilidade assim que estiver pronta para os utilizadores.
Fundamentos e apoio da IA para documentos e gestão de projetos/carteiras
O OpenProject foi alargado com dois serviços principais: Haystack para recolher informação relevante e um LLM (Large Language Model) personalizado. Ambos os serviços funcionam na mesma rede que o OpenProject e não têm acesso à Internet. **Nenhum dado sai do cluster para utilização da IA.
As funcionalidades pormenorizadas da IA desenvolvidas durante a hackathon incluem:
Rascunhos de relatórios de estado gerados por IA
- Create drafts of status reports based on work packages and attributes visible to the respective user, using a local AI trained on PMflex
Assistência da IA na gestão de projetos e carteiras
- Visualização das melhores práticas baseadas no PMflex na página de síntese, com base na análise dos dados do projeto e dos pacotes de trabalho
- Uma IA local segura ajuda a introduzir as melhores práticas e fornece recomendações de gestão atempadas
Suporte de IA em documentos
- Ferramentas de escrita no editor OpenProject (traduzir, reformular, verificar a ortografia, gerar rascunhos, etc.)
- Funcionalidades de edição de IA familiares diretamente no editor
- O módulo de documentos utiliza o LLM para realizar tarefas simples de texto, como resumos
Exportação em PDF do estado da carteira e do programa
Acreditamos numa única fonte de verdade para os dados do projeto. No entanto, há muitos casos de utilização em que uma exportação é extremamente útil, por exemplo, quando a informação precisa de ser documentada em sistemas externos. Assim, durante a hackathon, criámos um motor de relatório de estado que cria ficheiros PDF perfeitos a partir dos dados do sistema.
- Informações sobre o estado
- Orçamento
- Riscos
- Objetivos
- KPIs
- Marcos
- Atributos personalizados
- […]
O Ministério Federal do Interior alemão (https://www.bmi.bund.de/EN/home/home_node.html) patrocinou a exportação de pacotes de trabalho em pdf em 2023. A biblioteca de exportação de PDF que desenvolvemos lançou as bases para esta funcionalidade.
Para dar perspetiva, estamos a trabalhar em mais opções de configuração para ajustar a exportação às suas necessidades específicas. Além disso, planeamos acrescentar gráficos e ilustrações.
Encontrou? - O que acontece depois da hackathon?
Todas as funcionalidades lançadas estarão disponíveis no próprio OpenProject ou no openDesk, o pacote seguro de escritório e colaboração concebido especificamente para o sector público.
A implementação será provavelmente feita da seguinte forma:
- Distribuição via ZenDiS como módulo no openDesk:
- Lançamentos mensais
- Conceitos de segurança
- Manutenção
- Suporte
- Alojamento
- Ambientes de demonstração fornecidos através da infraestrutura SaaS do OpenProject
Apesar de o trabalho estar em curso, esta hackathon demonstrou claramente como o OpenProject, enquanto solução de código aberto, pode responder aos requisitos concretos da administração pública - de forma rápida, competente e colaborativa.
Há uma mudança visível para a soberania dos dados, normas abertas e soluções de software independentes - não só, mas especialmente no sector público.
Quem procura uma solução soberana e preparada para o futuro encontra na OpenProject um parceiro forte e experiente. Saiba mais sobre o OpenProject para a administração pública.
