Nach monatelanger Zusammenarbeit zwischen OpenProject und XWiki steht die bevorstehende XWiki-Integration nun kurz vor der Fertigstellung. Diese Funktion ist für die nächste Version, OpenProject 17.6, im Juli 2026 geplant und ermöglicht es Teams, Projektarbeit und Dokumentation über beide Plattformen hinweg zu verknüpfen. Für Unternehmen, die nach einer Open-Source-Alternative zu Jira und Confluence suchen, bringt die Integration die Projektarbeit in OpenProject und das Wissensmanagement im Unternehmen in XWiki näher zusammen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihnen die bevorstehende XWiki-Integration helfen wird:
- XWiki-Seiten in der Registerkarte „Wiki“ zu verlinken.
- XWiki-Seiten in den Beschreibungen der Arbeitspakete zu verlinken.
- Verweise in OpenProject und XWiki nachzuverfolgen.
- Erfahren Sie auch, wann die XWiki-Integration für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Von der Partnerschaft zum Produkt
Als OpenProject und XWiki vor einem Jahr ihre Partnerschaft bekannt gaben, verfolgten wir ein gemeinsames Ziel: eine stärkere Open-Source-Alternative zu Jira und Confluence zu schaffen, indem wir Projektmanagement und Unternehmens-Wissensmanagement näher zusammenbringen. Seitdem arbeiten die Teams beider Projekte eng zusammen, um diese Vision in die Tat umzusetzen. Die kommende XWiki-Integration in OpenProject 17.6 ist eines der ersten großen Ergebnisse dieser Zusammenarbeit.
Die Integration verbindet OpenProject und XWiki genau dort, wo Teams sie am dringendsten brauchen: direkt in ihrer täglichen Arbeit. Statt zwischen Projektaufgaben und Dokumentation zu wechseln, können Nutzer XWiki-Seiten direkt aus OpenProject heraus erstellen, verknüpfen und aufrufen.
Der Grund dafür ist einfach: Projekte bestehen selten nur aus Aufgaben. Teams arbeiten auch mit Anforderungen, Entscheidungen, technischer Dokumentation, Abläufen und gewonnenen Erkenntnissen. Die XWiki-Integration hält dieses Wissen mit den Arbeitspaketen verbunden, in denen die Arbeit geplant und nachverfolgt wird. So müssen Sie nicht mehr über verschiedene, nicht miteinander verbundene Anwendungen hinweg suchen oder dieselben Informationen doppelt pflegen.
Die Integration unterstützt Teams:
- Projektarbeit und Wissensmagegement für Unternehmen miteinander verknüpft zu halten.
- Die richtigen Informationen zu finden, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen, die nicht miteinander verbunden sind.
- Die Zusammenarbeit zu verbessern, indem Dokumentation direkt mit der Arbeit verknüpft wird, die sie unterstützt.
- Die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen, indem Anforderungen, Entscheidungen und Dokumentation mit der Projektdurchführung verbunden werden.
- Eine umfassendere Aufzeichnung von Projektwissen und -ergebnissen zu führen.
Werfen wir einen Blick darauf, was OpenProject 17.6 zu bieten hat.
Hinweis
OpenProject 17.6 stellt den ersten wichtigen Meilenstein der XWiki-Integration in OpenProject dar. Die entsprechende Integration auf der XWiki-Seite ist bereits verfügbar und ermöglicht es Teams, Arbeitspakete von OpenProject direkt von XWiki-Seiten aus anzuzeigen und anzulegen. Auf beiden Seiten sind weitere Verbesserungen geplant.
XWiki-Seiten in der Registerkarte „Wiki“ eines Arbeitspakets verlinken
Mit OpenProject 17.6 erhalten Arbeitspakete eine neue Wiki-Registerkarte. Von dort aus können Nutzer eine neue XWiki-Seite erstellen oder eine bestehende mit ihrem Arbeitspaket verknüpfen. Ob Anforderungsspezifikation, Prozessbeschreibung oder interne Richtlinie – das relevante Wissen lässt sich direkt mit der Arbeit verknüpfen, die es unterstützt.
Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, können Nutzer schnell zwischen OpenProject und XWiki wechseln. So bleiben Projektarbeit und Wissen verbunden, anstatt getrennt voneinander verwaltet zu werden.
Hinweis
Die Screenshots in diesem Artikel sind Design-Entwürfe der geplanten XWiki-Integration. Die endgültige Nutzeroberfläche kann sich vor dem Release noch ändern.
Abbildung: OpenProject-XWiki Integration (VORSCHAU) – Fügen Sie Wikis aus XWiki zur neuen Registerkarte „Wiki“ im Arbeitspaket hinzu.
Nutzer können entweder direkt aus OpenProject eine neue XWiki-Seite erstellen oder eine bestehende Seite verbinden, die bereits Teil ihrer Wissensdatenbank ist.
XWiki-Seiten in den Beschreibungen der Arbeitspakete verlinken
Manchmal genügt ein einfacher Link. In anderen Fällen ist die Dokumentation ein wesentlicher Teil der Diskussion rund um ein Arbeitspaket.
Deshalb ermöglicht OpenProject 17.6 es auch, XWiki-Seiten direkt aus der Arbeitspaketbeschreibung heraus zu erstellen und zu verknüpfen. Über neue Editor-Befehle können Nutzer eine neue Wiki-Seite anlegen oder bestehende Seiten verbinden, ohne OpenProject zu verlassen.
Einmal eingefügt, erscheint die Wiki-Seite als Verweis direkt in der Beschreibung. So kann jeder Beteiligte während der Arbeit an der Aufgabe leicht auf das relevante Wissen zugreifen.
Abbildung: OpenProject-XWiki-Integration (VORSCHAU) – Fügen Sie Wikis aus XWiki zu den Beschreibungen von Arbeitspaketen hinzu.
Verweise in OpenProject und XWiki nachverfolgen
Bisher ging es darum, Verknüpfungen zwischen OpenProject und XWiki zu erstellen. Eine echte Integration geht jedoch darüber hinaus. Sie verbindet Informationen über beide Plattformen hinweg und macht Zusammenhänge dort sichtbar, wo sie zählen.
Genau darauf ist die kommende XWiki-Integration ausgelegt. In OpenProject sehen Nutzer auch, wo ein Arbeitspaket von XWiki aus referenziert wird. Diese Verweise erscheinen automatisch im Bereich „Referenziert in“ des Wiki-Tabs.
Abbildung: OpenProject-XWiki-Integration (VORSCHAU): Arbeitspaket mit hervorgehobenem Abschnitt „Referenziert in“.
Das liefert zusätzlichen Kontext, ohne dass Nutzer ihre Wissensdatenbank durchsuchen müssen. Teams können schneller nachvollziehen, wie Projektarbeit und Wissen in OpenProject und XWiki miteinander verknüpft sind.
Die Integration berücksichtigt außerdem die in XWiki festgelegten Berechtigungen. Nutzer sehen und können nur auf Seiten zugreifen, zu deren Anzeige sie berechtigt sind. Existiert eine verknüpfte Seite, für die ein Nutzer keine Zugriffsberechtigung hat, zeigt OpenProject die Verknüpfung an, hält die geschützten Inhalte aber verborgen. Möglich wird das durch eine sichere, OAuth-basierte Verbindung zwischen OpenProject und XWiki.
Tipp
Möchten Sie sich die Integration aus der Perspektive von XWiki ansehen? XWiki bietet bereits eine OpenProject-Integration, die es Nutzern ermöglicht, direkt von XWiki-Seiten aus auf OpenProject-Arbeitspakete zu verweisen und darauf zuzugreifen. Erfahren Sie mehr unter OpenProject-Integration für XWiki.
Wann sollten Unternehmen die XWiki-Integration nutzen?
OpenProject bietet bereits ein Wiki-Modul an. Dieses interne Wiki wird in den kommenden Releases ebenfalls weiterentwickelt und bleibt eine gute Wahl für projektspezifische Dokumentation. Für Organisationen, die große Wissensmengen über Teams und Projekte hinweg verwalten, bietet XWiki Funktionen, die über projektspezifische Dokumentation hinausgehen.
Das ist häufig dann der Fall, wenn Wissen über mehrere Projekte, Abteilungen oder Teams hinweg geteilt werden muss. Organisationen können XWiki nutzen, um Unternehmensrichtlinien, Prozessbeschreibungen, Betriebsabläufe, Produktwissen und andere Informationen zu verwalten, die über ein einzelnes Projekt hinausreichen.
Durch die Verknüpfung von OpenProject und XWiki können Teams dieses organisatorische Wissen eng mit den Arbeitspaketen verknüpfen, in denen es benötigt wird.
Wichtig
Die XWiki-Integration ist als Enterprise Add-on geplant und eignet sich besonders für Organisationen, die Wissensmanagement über Teams, Abteilungen und Projekte hinweg benötigen. Gleichzeitig fließt die Arbeit hinter der Integration in ein umfassenderes Wiki-Konzept ein, von dem alle OpenProject-Nutzer profitieren werden.
Warum XWiki?
XWiki ist eine Open Source Plattform für Wissensmanagement und Zusammenarbeit. Organisationen nutzen sie, um interne Wissensdatenbanken, Portale für technische Dokumentation, Intranets, Bibliotheken für Betriebsabläufe und individuelle Geschäftsanwendungen aufzubauen.
Im Gegensatz zu einem einfachen Dokumentationswerkzeug unterstützt XWiki Teams dabei, Wissen entsprechend ihren eigenen Prozessen zu strukturieren. Seiten lassen sich in klare Hierarchien gliedern, mit strukturierten Daten anreichern, mit anderen Inhalten verknüpfen und über feingranulare Berechtigungen, Versionshistorie, Workflows und Suche verwalten.
Zusammen mit OpenProject bietet es eine leistungsstarke und souveräne Open-Source-Alternative, um Projektmanagement mit unternehmensweitem Wissensmanagement zu verbinden.
Neugierig auf XWiki? Erfahren Sie mehr über die Wissensmanagement-Fähigkeiten im Abschnitt Warum XWiki?.
Beispiel: Projektarbeit und Unternehmenswissen miteinander verknüpfen
Stellen Sie sich ein Team von Luft- und Raumfahrtingenieuren vor, das eine Anwendung zur Leistungsoptimierung von Flugzeugen entwickelt. Die Projektarbeit wird in OpenProject verwaltet, während technische Spezifikationen, Testverfahren und technische Richtlinien in XWiki gepflegt werden.
Sofia, eine Systemingenieurin, ist dafür verantwortlich, dieses Wissen aktuell zu halten. Wenn das Team mit der Arbeit an einer neuen Funktion oder Anforderung beginnt, kann es die relevanten XWiki-Seiten direkt mit den entsprechenden Arbeitspaketen in OpenProject verknüpfen. Damit müssen die Ingenieure nicht länger die Dokumentation durchsuchen oder Links manuell teilen. Die Informationen stehen genau dort zur Verfügung, wo die Arbeit stattfindet.
Auch Sofia profitiert von der Integration. Wenn Projektteams aus OpenProject heraus auf technische Dokumentation verweisen, werden diese Verbindungen durch die Integration sichtbar. Statt sich zu fragen, welche Projekte oder Aufgaben auf eine bestimmte Spezifikation angewiesen sind, sieht sie schnell, wo diese verwendet wird, und gelangt direkt zu den zugehörigen Arbeitspaketen.
Im Laufe der Entwicklung kann sich jeder problemlos zwischen der Projektabwicklung in OpenProject und dem in XWiki gespeicherten Wissen bewegen. Das Ergebnis ist mehr Kontext, weniger Suchaufwand und weniger Diskrepanzen zwischen Dokumentation und Umsetzung.
Ausblick: Wie geht es mit der OpenProject-XWiki-Integration weiter?
OpenProject 17.6 markiert den ersten großen Meilenstein der XWiki-Integration aufseiten von OpenProject. Teams können Projektarbeit und unternehmensweites Wissensmanagement direkt in ihrem Arbeitsalltag verbinden – sei es über die “Wiki” Registerkarte, über Arbeitspaketbeschreibungen oder über automatische Verweise zwischen beiden Plattformen.
Doch das ist erst der Anfang. Während OpenProject und XWiki die Integration weiterentwickeln, erkunden wir bereits Ideen für künftige Verbesserungen, darunter:
- XWiki-Seiten (und interne OpenProject Wikis) mit Projekten verknüpfen.
- Referenzieren von Wiki-Inhalten in Projektbeschreibungen und anderen Feldern in OpenProject.
- Automatisch verwaltete XWiki-Seiten mit synchronisierten Zugriffsrechten zwischen OpenProject und XWiki.
- Eine zentrale Übersichtsseite für Wiki-Inhalte über OpenProject und XWiki hinweg.
Wie immer können sich die Zukunftspläne ändern, da wir kontinuierlich aus den Rückmeldungen unserer Nutzer lernen und unsere Roadmap weiterentwickeln.
Unser gemeinsames Ziel bleibt jedoch unverändert: Wir möchten Unternehmen eine leistungsstarke Open-Source-Lösung zur Verfügung stellen, die Projektmanagement und Unternehmenswissensmanagement miteinander verbindet und dabei Flexibilität, Transparenz und Datenhoheit gewährleistet.
Für Organisationen, die sich von Atlassian lösen möchten, bieten OpenProject und XWiki zusammen eine starke Open-Source-Alternative zum Stack aus Jira und Confluence: OpenProject für Planung, Nachverfolgung und Projektabwicklung; XWiki für strukturierte Dokumentation, unternehmensweites Wissensmanagement und Zusammenarbeit.
Möchten Sie den Fortschritt der XWiki-Integration und weiterer geplanter Funktionen verfolgen? Besuchen Sie die OpenProject Roadmap. Wir freuen uns darauf, weitere Neuigkeiten zu teilen, während sich die Zusammenarbeit weiterentwickelt.
