Förderung der Nutzerakzeptanz und Anleiten von Veränderungsprozessen beim Wechsel von Jira zu OpenProject
Förderung der Nutzerakzeptanz und Anleiten von Veränderungsprozessen beim Wechsel von Jira zu OpenProject
Wenn Unternehmen sich entscheiden, von Jira auf OpenProject zu wechseln, liegt der anfängliche Fokus zunächst oft auf technischen Aspekten wie der Datenübertragung oder dem Kategorisieren von Anwendungsfällen. Diese Aspekte sind zwar wichtig, doch wir stellen immer wieder fest, dass die größte Herausforderung nicht technischer Natur ist. Der eigentliche Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit einer Organisation, Veränderungsinitiativen zu steuern und die Mitarbeitenden auf ihrem Weg der Veränderung zu begleiten.
Mitgestaltung der zukünftigen Arbeitsweise
Bei OpenProject gehen wir an diese Transfers mit dem Bewusstsein heran, dass ihr Erfolg von einem durchdachten Management der Veränderungen abhängt. Anstatt ein neues System aufzuzwingen, erarbeiten wir Lösungen gemeinsam unseren Partner:innen um ihre Zukunft in OpenProject nachhaltig zu gestalten. Dies beginnt mit:
- Identifikation von Interessengruppen und dem Verständnis ihrer Arbeitsweisen, Bedürfnisse, Prozesse und Probleme.
- Kategorisieren Sie die Anwendungsfälle, die ihre tägliche Arbeit bestimmen.
- Übertragen Sie bestehende Arbeitsabläufe in OpenProject, wo immer dies möglich ist und,
- Erkunden Sie gemeinsam die zugrundeliegenden Bedürfnisse, wenn es keine direkte Entsprechung gibt.
Bei OpenProject verfolgen wir in der Produktentwicklung einen konsequent nutzerzentrierten Ansatz. Wenn wir Unternehmen beim Wandel von Jira zu OpenProject begleiten, versuchen wir immer, die wirklichen Nutzer von Anfang an einzubeziehen. Wir begeben uns in die Perspektive der Nutzer und versuchen, ihre Bedürfnisse zu verstehen. Gemeint sind “Bedürfnisse” - nicht Lösungen. Diese Lösungen zu definieren liegt in der Verantwortung unseres Produktteams, nicht in der Verantwortung der Nutzer. Durch schnelle, methodische Prototypen bieten unsere Teams greifbare Lösungen an und prüfen diese mit den Nutzern. Dieser iterative und kollaborative Prozess fördert die Eigenverantwortung, baut Vertrauen auf und schafft natürliche interne Befürworter für die neue Plattform. Es hilft uns, Lösungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Nutzer wirklich entsprechen.
Unsere Produktentwicklung ist vollkommen transparent. Sie können jedes einzelne Akzeptanzkriterium nachlesen, dass wir für unsere User Stories definieren. Rückmeldung von unseren Nutzern suchen wir proaktiv. Die Verwendung eines Open-Source-Produkts gibt Ihnen die Möglichkeit, die Plattform gemeinsam mit uns zu gestalten. Unsere Gemeinschaft ist uns wichtig.
Den Wechsel von Closed Source zu Open Source gestalten
Wir wissen, wie wichtig Führungsrollen während des Übergangsprozesses sind. Erfolgreiche Führungspersonen dieses Übergangs sind aufmerksame Zuhörer, bleiben neugierig und behandeln Feedback als wertvollen Input. Wenn man psychologische Sicherheit schafft, ermöglicht man es den Nutzern, Bedenken und Ideen offen zu äußern.
Um die Akzeptanz weiter zu stärken, fördern wir in der Regel die Entwicklung interner “Champion-Networks”. Diese ersten Anwender zu identifizieren und ihnen zu ermöglichen, ihre Partner zu unterstützen, baut Schwung über Teams hinweg auf. Die frühzeitige Einbindung von Entscheidungsträgern gewährleistet darüber hinaus besonders nachhaltige Anpassung und Unterstützung. Veränderungen zu ermöglichen ist Mannschaftssport, ganz gleich, ob es sich um ein Team von 50 Mitarbeitern oder ein Unternehmen mit 150 000 Mitarbeitern handelt.
Wenn Sie tiefer in den Wechsel von Closed Source zu Open Source eintauchen möchten: Dieses Thema wurde kürzlich in einem [Vortrag auf der FOSDEM] (https://fosdem.org/2026/schedule/event/7YMJST-how-to-lead-change-to-open-source/ ) erörtert.
Praxisorientierter Anfang des Wandels
Eine praktische Möglichkeit, den Übergang zu beginnen, ist ein Proof of Concept (PoC) mit ausgewählten Teams, die idealerweise wichtige Zielgruppen repräsentieren.
Um zu verstehen, was der Wechsel von Jira zu OpenProject wirklich bedeutet, empfehlen wir eine Anwendungsfallanalyse. Durch die Zuordnung von Schlüsselszenarien aus Jira zu ihren Entsprechungen in OpenProject erhalten Unternehmen Transparenz über potenzielle Lösungen und Lücken und können danach Strategien zum Übergang definieren. Dieser strukturierte Ansatz verwandelt die Planung des Übergangs in einen konstruktiven, greifbaren und lösungsorientierten Prozess. Das Feedback aus solchen Prozessen ist wesentlich für unsere Roadmap-Planung und gibt Organisationen die Möglichkeit, OpenProject gemeinsam mit uns nach ihren Bedürfnissen zu gestalten.
Wir begleiten die Benutzer auf ihrem Weg der Veränderung, beispielsweise durch anpassbare Onboarding- und Trainingsseminare. Kurze und gezielte Programme sind dabei in der Regel ausreichend. Wir unterstützen Unternehmen auch mit maßgeschneiderten Trainingsformaten, die Administratorschulungen zu Konfiguration und Arbeitsabläufen, Schulungen für die täglich nutzende Teamebene und bei Bedarf mit weitere rollen-basierte Seminare kombinieren.
Wenn die Prozesse und Anforderungen klarer werden, helfen wir den Teams bei der Übertragung der Arbeitsabläufe und Anforderungen von Jira auf OpenProject. Während dieser Phase sorgen unsere aktiven Supportkanäle und Helpdesks dafür, dass Fragen schnell beantwortet werden und das Vertrauen weiter wächst.
Fazit: Von Proof of Concept über den Wandel bis zur nachhaltigen Implementierung
Veränderungen können beängstigend sein. Letztendlich wird ein erfolgreicher Übergang nicht durch die abgeschlossene Datenübertragung definiert, sondern durch den Moment, in dem sich die Teams in ihrem neuen Arbeitsbereich sicher und produktiv fühlen. Indem wir den Schwerpunkt auf gemeinsame Veränderung, gezielte Anwendung und transparente Kommunikation legen, helfen wir Unternehmen, eine potenziell schwierige Veränderungsinitiative in eine Chance zu verwandeln, die Zusammenarbeit im Team weiter zu stärken und den Wert von OpenProject und Open Source voll auszuschöpfen.
Wenn sie zu Sie Open-Source-Produkten beitragen, können Sie die Zukunft der Technik mitgestalten. Vor allem, wenn Sie die Entscheidungshoheit haben, können Sie Veränderungen ermöglichen. Beginnen Sie den Übergang zu Open Source - aber bereiten Sie ihn gut vor. Sie müssen und sollten auf diesem Weg nicht allein sein. Gestalten Sie die Zukunft gemeinsam mit uns und Ihren Kollegen. Digitale Souveränität wird nicht allein mit Code geschaffen - sie wird mit Menschen ermöglicht, die von ihrer Wichtigkeit überzeugt sind.
Und bedenken Sie: Sie verändern nicht nur Software - Sie stärken Demokratie und Freiheit für zukünftige Generationen.
