Wie Sie mit Projektvorlagen arbeiten
Die Verwendung von Projektvorlagen in OpenProject hilft Ihrem Team, Zeit zu sparen, repetitive Einstellungen zu vermeiden und eine einheitliche Projektstruktur in Ihrem gesamten Unternehmen sicherzustellen.
Schauen wir uns einmal an, wie Sie Projektvorlagen in OpenProject einrichten können.
3 Schritte zur Erstellung einer neuen Projektvorlage
In OpenProject können nur Administrator:innen Projektvorlagen erstellen und entfernen. Auf diese Weise sorgen einige wenige Personen für Konsistenz und überwachen die Anzahl und Struktur der Vorlagen.
Um eine neue Projektvorlage einzurichten, können Sie entweder ein neues Projekt von Grund auf erstellen oder ein bestehendes Projekt in eine Vorlage umwandeln. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Einstellungen so vordefiniert sind, wie Sie sie benötigen, empfehlen wir Ihnen, eine neue Projektvorlage zu erstellen.
Zusammengefasst geht es um folgende drei Schritte:
- Ein neues Projekt erstellen.
- Alle Einstellungen so vornehmen, dass das Projekt gut als Vorlage fungiert.
- Das Projekt als Vorlage speichern.
Wir werden alle drei Schritte anhand eines Anwendungsbeispiels durchgehen.
Anwendungsbeispiel für Projektvorlagen
Nehmen wir als Beispiel die Organisation einer Veranstaltung, z.B. einer Konferenz. Dies ist etwas, das häufig vorkommen kann, z. B. vierteljährlich oder jährlich. Um nicht jedes Mal von vorne anfangen zu müssen und auch um zu helfen, wenn verschiedene Kollegen Konferenzen organisieren, kann eine Vorlage sehr nützlich sein, um Zeit zu sparen und auf früheren Erfahrungen aufzubauen.
Wir zeigen Ihnen, welche Module vorkonfiguriert werden können, um den größten Nutzen aus den Vorlagen zu ziehen.
1. Erstellen und benennen Sie Ihre Projektvorlage
Zunächst erstellen Sie ein neues Projekt, indem Sie in der Kopfzeile auf +Projekt klicken.
Jetzt sehen Sie den Bildschirm, auf dem später auch Ihre Vorlage erscheinen wird. Wählen Sie eine Vorlage aus, um mit vorausgefüllten Einstellungen zu beginnen, oder beginnen Sie mit einem leeren Projekt.
Dann benennen Sie Ihr Projekt, das später Ihre Vorlage sein wird.
Wenn Sie Ihre Projektvorlage wie oben beschrieben erstellen, sollten Sie erwägen, Vorlage zum Namen hinzuzufügen, damit Sie sie leicht von Ihren normalen Projekten unterscheiden können. Ihre Projektvorlage wird z. B. in den Projektlisten angezeigt, sodass Sie sehen können, welche Projekte als Vorlagen dienen.
Wir empfehlen Ihnen, eine kurze Beschreibung hinzuzufügen, die auch in der Übersicht erscheint, wenn Sie ein neues Projekt aus einer Vorlage auswählen. Sie können auch festlegen, ob Ihr neues Projekt das Unterprojekt eines anderen Projekts sein soll. Für die Funktion als Vorlage ist dies nicht relevant, aber wenn Sie mehrere Vorlagen verwenden, könnten Sie darüber nachdenken, sie alle unter einem Projekt “Vorlagen” zu organisieren.
2. Passen Sie die Projekteinstellungen an
Modulvorlage
Gehen Sie nun zu den Projekteinstellungen und aktivieren Sie die entsprechenden Module für Ihre Vorlage. Bei einer Veranstaltungsvorlage könnten dies Module wie Aktivität, Boards, Budgets, Kalender, Dokumente und weitere sein.
Arbeitspaketvorlage
Als Nächstes richten Sie die Arbeitspakete ein, die Sie benötigen, um Ihr Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu verwalten. Fügen Sie dabei Beziehungen und Hierarchien hinzu, damit Sie schnell und einfach ein neues Projekt aus Ihrer Vorlage starten können.
Natürlich können Sie auch Ihr Arbeitspaket-Formular in der Vorlage anpassen, um alle für Ihre Organisation relevanten Informationen einzubeziehen. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Arbeitspaket öffnen, sehen Sie dann die von Ihnen eingerichtete Attributliste.
Vorlage für agile Boards
Wenn Sie die Board-Ansicht verwenden, um Aufgaben mit Ihrem Team zu erledigen, richten Sie diese ebenfalls ein. Durch die Konfiguration der Listen der Aktionsboards erhalten Sie vorgefertigte Boards, da diese automatisch Daten aus Ihren Arbeitspaketen beziehen.
Vorlage für Mitglieder
Erwägen Sie, Mitglieder für Ihre Projektvorlagen einzurichten. Entweder bleibt das gesamte Team immer gleich, oder Sie richten die Kernmitglieder ein, die mit Sicherheit Teil eines solchen Projekts sein werden. Rollen und Berechtigungen, Tarife und Gruppen definieren.
Vorlage für selbstdefinierte Felder
Wenn Sie selbstdefinierte Felder in Ihrer Projektvorlage erstellen, können Sie diese für alle zukünftigen Projekte, die auf dieser Vorlage basieren, zur Verfügung stellen. Wir haben beispielsweise ein Genehmigungsfeld erstellt, damit Manager:innen Kunstwerke, Merchandise-Artikel oder Ähnliches genehmigen können. Bitte beachten Sie, dass ein selbstdefiniertes Feld, wenn es global aktiviert ist, automatisch in einer Projektvorlage angezeigt wird.
Vorlage für Projektattribute
Wenn Sie bestimmte Attribute auf der Projektübersichtsseite anzeigen möchten, können Sie für Ihr Vorlagenprojekt vorhandene oder neue Projektattribute erstellen auswählen.
3. Definieren Sie Ihr Projekt als Vorlage
Wir haben nur die relevantesten Module gezeigt, um Ihnen einen Eindruck von den Vorteilen von Projektvorlagen zu vermitteln. Natürlich können auch andere Module wie Besprechungen oder Wiki für Ihre Vorlage eingerichtet werden.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass die Module Budgets und Zeit und Kosten aus Komplexitätsgründen vorerst nicht mit Inhalt kopiert werden können. Bitte richten Sie diese nicht in Ihrer Vorlage ein, da diese Module bei Verwendung der Vorlage in Ihrem neu erstellten Projekt leer erscheinen würden.
Wenn Sie mit allen Einstellungen Ihres Vorlagenprojekts zufrieden sind, müssen Sie es als Vorlage festlegen, damit es bei der Erstellung eines neuen Projekts in der Vorlagenauswahl erscheint.
Um dieses Projekt zu einer Vorlage zu machen, navigieren Sie zu den Projekteinstellungen, um entweder:
A) Zu Informationen zu navigieren und auf das 3-Punkte-Menü zu klicken, um als Vorlage festlegen zu wählen.
B) Oder zu Vorlagen zu navigieren und den Schalter bei “Als Vorlage festlegen” umlegen.
Falls eine Projektvorlage nicht mehr relevant ist und nicht mehr verwendet werden soll, können Sie sie an dieser Stelle auch aus den Vorlagen entfernen.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Projektvorlage in OpenProject erstellt. Wenn Sie nun erneut auf +Projekt klicken, wird Ihre Vorlage in der Auswahlübersicht angezeigt:
Projektvorlagen helfen Ihnen, schneller zu beginnen, konsistent zu bleiben und die Projektergebnisse zu verbessern - insbesondere wenn Ihr Team mit wiederkehrenden Arbeitsabläufe zu tun hat.
Weitere Informationen zu Projektvorlagen und anderen Fragen zu OpenProject finden Sie in unserer Dokumentation.
