Comment travailler avec des modèles de projet
L’utilisation de modèles de projet dans OpenProject permet à votre équipe de gagner du temps, d’éviter les configurations répétitives et d’assurer une structure de projet cohérente au sein de votre organisation.
Voyons comment vous pouvez créer des modèles de projet dans OpenProject.
3 étapes pour créer un nouveau modèle de projet
Dans OpenProject, seuls les administrateurs peuvent créer et supprimer des modèles de projet. De cette manière, une poignée de personnes assure la cohérence et supervise la quantité et la structure des modèles.
Pour créer un nouveau modèle de projet, vous pouvez soit créer un nouveau projet à partir de zéro, soit convertir un projet existant en modèle. Si vous voulez vous assurer que tous les paramètres sont prédéfinis comme vous le souhaitez, nous vous suggérons de créer un nouveau projet de modèle.
En bref, il y a trois étapes :
- Créer un nouveau projet
- Ajustez tous les paramètres pour que le projet soit un bon modèle
- Marquer le projet comme modèle
Nous allons passer en revue les trois étapes à l’aide d’un exemple de cas d’utilisation.
Exemple de cas d’utilisation de modèles de projet
Prenons l’exemple de l’organisation d’un événement, par exemple une conférence. Il s’agit d’un événement qui peut se produire fréquemment, par exemple tous les trimestres ou tous les ans. Pour ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois et pour faciliter l’organisation de conférences par différents collègues, un modèle peut s’avérer très utile pour gagner du temps et s’appuyer sur les expériences passées.
Nous vous présenterons les modules qui peuvent être préconfigurés pour tirer le meilleur parti des modèles.
1. Créez et nommez votre modèle de projet
Tout d’abord, vous créez un nouveau projet en cliquant sur +Project dans le menu d’en-tête.
Vous voyez maintenant l’écran où votre modèle apparaîtra plus tard. Sélectionnez un modèle pour commencer avec des paramètres pré-remplis ou pour commencer avec un projet vierge.
Ensuite, vous nommez votre projet qui deviendra plus tard votre modèle.
Lorsque vous créez votre modèle de projet comme décrit ci-dessus, pensez à ajouter modèle à son nom, afin de le distinguer facilement de vos projets habituels. Votre modèle de projet apparaîtra par exemple dans les listes de projets, pour vous permettre de voir quels projets servent de modèles.
Nous vous conseillons d’ajouter une courte description qui apparaîtra également dans l’aperçu de la sélection d’un nouveau projet à partir d’un modèle. Vous pouvez également définir si votre nouveau projet doit être le sous-projet d’un autre projet. Pour la fonction de modèle, ce n’est pas pertinent, mais si vous utilisez plusieurs modèles, vous pouvez envisager de les organiser sous un projet “modèles”.
2. Ajustez les paramètres du projet
Modèles de module
Allez maintenant dans les [paramètres du projet] (/docs/user-guide/projects/project-settings/) et activez les modules pertinents pour votre modèle. Pour un modèle d’événement, il peut s’agir de modules tels que Activité, Tableaux, Budgets, Calendriers, Documents, etc.
Modèle de lot de travaux
Ensuite, mettez en place les lots de travaux nécessaires à la gestion de votre projet, de son lancement à sa clôture. Vous pouvez ainsi inclure des relations et des hiérarchies pour faciliter et accélérer le démarrage d’un nouveau projet à partir de votre modèle.
Bien entendu, vous pouvez également personnaliser votre formulaire du lot de travaux dans le modèle afin d’inclure toutes les informations pertinentes pour votre organisation. Chaque fois que vous ouvrez un nouveau lot de travaux, vous voyez alors la liste des attributs que vous avez configurés.
Modèles de tableau agile
Si vous utilisez l’affichage des tableaux pour faire avancer les choses avec votre équipe, configurez-les également. La configuration des listes de tableaux d’action vous permettra d’obtenir des tableaux préremplis, car ils seront automatiquement alimentés à partir de vos lots de travaux.
Modèles de membre
Pensez à configurer vos membres pour vos modèles de projet. Soit l’ensemble de l’équipe sera toujours la même, soit vous définissez les membres principaux qui participeront à coup sûr à un projet de ce type. [Définir les rôles et les permissions, les taux et les groupes] (/docs/system-admin-guide/users-permissions/).
Module des membres d’OpenProject présenté avec quelques membres{: .image-screenshot }
Modèles de champ personnalisé
[La création de champs personnalisés (/docs/system-admin-guide/custom-fields/) dans votre modèle de projet vous permet de les rendre disponibles pour tous les projets futurs basés sur ce modèle. Nous avons créé, par exemple, un champ d’approbation pour que les gestionnaires puissent approuver les œuvres d’art, les marchandises ou autres. Veuillez noter que si un champ personnalisé est activé globalement, il sera automatiquement affiché dans un modèle de projet.
Modèles d’attribut de projet
Si vous souhaitez afficher des attributs spécifiques sur la page de présentation du projet, vous pouvez sélectionner les attributs existants ou [créer de nouveaux attributs de projet] (/docs/system-admin-guide/projects/project-attributes/) pour votre projet modèle.
3. Définissez votre projet comme modèle
Nous n’avons présenté que les modules les plus pertinents pour vous donner une idée des avantages des modèles de projet. D’autres modules tels que Meetings ou Wiki peuvent bien sûr être configurés pour votre modèle.
Important
Veuillez noter que pour des raisons de complexité, les modules Budgets et Temps et coûts ne peuvent pas être copiés avec du contenu pour le moment. Veuillez ne pas les configurer dans votre modèle, car lorsque vous utiliserez le modèle, ces modules apparaîtront vides dans votre projet nouvellement créé.
Une fois que vous êtes satisfait de tous les paramètres de votre projet modèle, il est essentiel de le définir comme modèle afin qu’il apparaisse dans la sélection de modèles lors de la création d’un nouveau projet.
Pour faire de ce projet un modèle, accédez aux paramètres du projet et choisissez l’une des options suivantes :
A) Allez dans information et cliquez sur le menu à 3 points pour choisir établir comme modèle.
B) Ou allez à templates et activez le bouton “set as template”.
Si un modèle de projet n’est plus pertinent et ne doit plus être utilisé, c’est également à cet endroit que vous pouvez le supprimer des modèles.
Félicitations, vous avez créé votre premier modèle de projet dans OpenProject. Maintenant, si vous cliquez à nouveau sur +Projet, votre modèle apparaîtra dans l’aperçu de la sélection :
Les modèles de projet vous aident à démarrer plus rapidement, à rester cohérent et à améliorer les résultats du projet, en particulier lorsque votre équipe gère des flux de travail récurrents.
Pour en savoir plus sur les modèles de projet et consulter d’autres questions relatives à OpenProject, consultez notre documentation.
