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Logiciel OpenProject en tant que « PM² » : page d'aperçu d'un portefeuille montrant les objectifs et d'autres mesures clés.

Une solution logicielle basée sur la méthode PM² pour le secteur public européen

Publié par Corinna Günther 25 Juillet 2025 Temps de lecture estimé: 15 minutes

À quoi ressemble une solution logicielle qui permet aux employés du secteur public d’établir des priorités, de gérer, de mettre en œuvre et de rendre compte avec succès des initiatives stratégiques ?

Chez OpenProject, nous avons exploré cette question lors d’un hackathon la semaine dernière. Dans cet article, nous vous donnons un aperçu de nos résultats.

Les exigences que nous avons définies sont basées sur PM², la méthodologie de gestion de projet open source fournie par la Commission européenne.

Watch this video to get an impression of OpenProject for public sector project and portfolio management:

Cette vidéo est actuellement disponible uniquement en anglais.

Navigation dans l’article :

Objectif : une solution logicielle pour la mise en œuvre stratégique d’initiatives de numérisation

La transparence est l’une de nos valeurs fondamentales. Dans cet article, nous souhaitons donc vous donner un aperçu du hackathon, des exigences et, bien sûr, des solutions que nous avons proposées.

Exigences incluses :

Compatibilité avec PM² (adaptation)
Cohérence au niveau du portefeuille, du programme et du projet
Collaboration entre les agences
Agilité
Une expérience agréable pour l’utilisateur

Défis pour nous :

Une semaine seulement pour développer des fonctionnalités supplémentaires, du matériel de démonstration complet, de la documentation et une présentation (vidéo). Tout cela en parallèle de nos activités quotidiennes, y compris le lancement de la version 16.2.
Nous nous immergeons dans l’environnement de travail et dans différents récits d’utilisateurs issus de l’administration publique, dont le travail est très différent du nôtre en interne. Notre grande expérience du secteur public, notamment dans le cadre d’openDesk, a été un atout majeur.

Vue d’ensemble des récits d’utilisateurs requis :

Plusieurs récits d’utilisateurs ont été fournis, chacun avec des données associées telles que le budget, le statut, les états cibles, etc. Chaque récit d’utilisateur comprenait au moins un personnage fictif, du point de vue duquel la solution devait être démontrée.

Hiérarchiser les éléments du portefeuille
Gérer le portefeuille
Rendre compte de l’état d’avancement du programme
Rendre compte de l’état d’avancement du projet

En plus des récits d’utilisateurs prédéfinis, nous avons également montré comment la solution pouvait être utilisée en déplacement via l’application mobile.

Résultat : engagement total pour dix nouvelles fonctionnalités de PM²

Outre les 19 développeurs, de nombreux autres membres de l’équipe d’OpenProject se sont pleinement engagés dans le hackathon PM². Malgré (ou peut-être à cause de) la brièveté du délai et la complexité des exigences, l’énergie et l’esprit d’équipe ont été palpables tout au long de la journée, même dans nos espaces de travail distants répartis dans le monde entier.

Pour Rosanna Sibora, qui a vécu sa toute première semaine chez OpenProject en tant que Chief Product Officer lors du hackathon, l’engagement, la créativité et la passion de l’équipe ont laissé une forte impression :

« Pendant le hackathon, j’ai été impressionnée par la collaboration des équipes auto-organisées. Cela m’a clairement montré à quel point l’équipe d’OpenProject est bien alignée et à quel point la culture est ouverte et axée sur la responsabilisation. Nous avons prouvé que 2+2 donne bien plus que 4, et montré tout ce qui peut être accompli grâce à une excellente collaboration et à l’autonomisation. » – Rosanna Sibora, CPO, OpenProject GmbH

Implémentation d’OpenProject - dans les coulisses :

Une énergie et une passion sans faille, pas seulement de la part des développeurs
Plus de 15 000 nouvelles lignes de code
Formation d’une équipe pour le développement de nouvelles fonctionnalités, la construction d’une instance de démonstration et la conception de maquettes de produits pour des fonctionnalités supplémentaires.
Hackathon quotidien, rétrospectives et prises de pouls avec les experts PM² et les autres parties prenantes, 100% de collaboration à distance en utilisant d’autres outils open source tels que Big Blue Button et Element.
Les opérations quotidiennes se poursuivent en parallèle : assistance et publication d’OpenProject 16.2

Implémentation d’OpenProject - au niveau du produit :

Bien que la version actuelle d’OpenProject réponde déjà à la majorité des besoins, nous avons identifié plusieurs aspects que nous voulions étendre ou développer à partir de zéro pendant la semaine du hackathon. Le développement de fonctionnalités de reporting et de gestion des objectifs, risques et budgets a été particulièrement pertinent pour tous les récits d’utilisateurs.

Voici un aperçu de nos principaux axes de développement pendant le hackathon :

Examinons de plus près à quoi ressemblaient ces fonctionnalités et la mise en œuvre des exigences à la fin de la semaine du hackathon.

Important
Veuillez noter qu’il s’agit d’un résumé des principaux développements. Des fonctionnalités supplémentaires ont également été planifiées, conçues et développées pendant le hackathon. Ces fonctionnalités ayant été créées dans un délai très court, elles n’ont pas encore été entièrement testées ou finalisées.

Planification et gestion de portefeuilles et de programmes

Pour soutenir PM², OpenProject devait gérer non seulement des projets, mais aussi des portefeuilles et des programmes. La modélisation de ces éléments a été la première étape du hackathon. Portefeuille, sous-portefeuille et programme étendent la hiérarchie existante des projets en permettant de les regrouper et de les gérer collectivement.

Capture d’écran : le menu déroulant « Projets » des favoris affiche une liste hiérarchique de portefeuilles, sous-portefeuilles, programmes et projets

Amélioration des tableaux de bord des portefeuilles et des programmes

Sur les pages de présentation des portefeuilles, des (sous-)programmes ou même des projets, les responsables veulent voir en un coup d’œil des informations clés sur les objectifs, les jalons, les risques et les budgets. Pour ce faire, nous avons créé des widgets pendant le hackathon qui regroupent visuellement ces données : des graphiques pour les budgets et les risques, des listes de composants avec leur priorité, leur statut et l’avancement des objectifs. Ces widgets ont été mis en œuvre sous forme de prototypes dans un nouveau tableau de bord à l’aide du système de conception OpenProject.

Capture d’écran : page d’aperçu du portefeuille montrant, entre autres, un widget d’objectifs avec un pourcentage de progression (19 %) dans différentes couleurs et des comptes d’objectifs par statut (18 en bonne voie, 3 critiques, etc.)

Gestion de portefeuille avec fonctionnalité de proposition

Nous avons créé un module dédié à la gestion de portefeuille où les gestionnaires peuvent d’abord créer des propositions de portefeuille et ensuite les soumettre pour examen. Elles peuvent être téléchargées sous forme de PDF ou ajoutées à une réunion.

Capture d’écran : module « Gestion de portefeuille » avec une liste de propositions enregistrable et filtrable, comprenant des attributs tels que le statut, le budget et la note globale. Le menu déroulant du bouton « Soumettre pour examen » offre des options de téléchargement au format PDF, d’ajout à la réunion ou de création d’un document d’approbation.{: .image-screenshot }

Liaison et amélioration de l’affichage de la planification et des synthèses budgétaires

OpenProject prend déjà en charge la budgétisation et le suivi des coûts, mais se limitait auparavant à des projets individuels. Au cours du hackathon, nous avons ajouté la budgétisation inter-projets, la distinction entre les coûts planifiés et les coûts comptabilisés, et la modélisation des sous-budgets. La page de synthèse et les listes de projets peuvent désormais afficher les budgets totaux et leurs composantes.

Capture d’écran : liste de projets enregistrée avec filtres et colonnes affichant la vue d’ensemble du budget : budget prévu, affecté aux sous-budgets, budget dépensé et budget disponible.

Calcul de la notation du projet

Les gestionnaires de portefeuille souhaitent calculer automatiquement les scores des projets en fonction de leurs caractéristiques, afin d’améliorer l’évaluation, la hiérarchisation et la communication des décisions. Cette fonctionnalité a été développée pendant le hackathon et activée sur l’instance de démonstration afin d’afficher les valeurs de classement pour la pondération des projets.

Il est désormais possible d’appliquer des formules à des valeurs librement configurables qui, ensemble, génèrent un score. Cela permet d’accroître la transparence et la comparabilité des évaluations.

Cette fonctionnalité est encore en cours de développement (merci à la ville de Cologne pour son soutien), c’est pourquoi nous présentons ici une ébauche de conception :

Maquette OpenProject : score de projet A calculé avec la formule « Facteur de projet A + 0,25 × Facteur de projet B – Facteur de projet C »

Gestion des risques et vue d’ensemble

La gestion des risques étant une exigence fondamentale pour le secteur public, nous avons créé un module de risque dédié. Il comprend une matrice des risques qui permet de visualiser les risques d’un projet, d’un portefeuille ou d’un programme avec un code couleur de gravité.

La modélisation est basée sur la probabilité (1-5) et l’impact (1-5). Le système calcule un niveau de risque à partir de ces valeurs.

Cela signifie également que : les risques ont désormais leur propre type de données et font partie intégrante d’OpenProject. Les utilisateurs sont encouragés à documenter les risques, à les contrôler régulièrement et à prendre des contre-mesures.

Capture d’écran : module « Risques » nouvellement créé affichant les lots de travaux à risque dans une matrice à code couleur (axe X : impact, axe Y : probabilité) et une liste de risques sous forme de tableau

Organiser des réunions pour faire le point sur l’état d’avancement des travaux

Les rapports d’état sont un élément clé de PM². Mais il ne s’agit pas seulement de documents, ils sont souvent discutés lors de réunions. C’est pourquoi nous avons créé une fonction permettant de générer automatiquement des réunions de rapport d’état.

Directement à partir de la page d’aperçu, les gestionnaires peuvent créer des propositions pour une réunion de rapport d’état avec le comité de pilotage. Ils peuvent sélectionner un calendrier de référence et ajouter des informations pertinentes du portefeuille. Le système génère un agenda basé sur les modifications sélectionnées pour une édition ultérieure.

Capture d’écran : tableau de bord du portefeuille avec une fenêtre modale pour la création d’une réunion avec rapport d’état. Inclut la période de référence (par exemple, le mois dernier) et des boutons pour les changements de portefeuille, de budget ou d’étapes.](openproject-besprechung-statusbericht.png){: .image-screenshot }

Module Documents avec édition en temps réel

Il y a quelques semaines, OpenProject a participé avec succès aux Hack Days 2025 à Paris, organisés par la direction interministérielle du numérique du gouvernement français, DINUM. Nous avons maintenant étendu ces fonctionnalités pour permettre une édition collaborative en temps réel pour plusieurs utilisateurs.

Pour soutenir la création collaborative et le partage de documents types, le module Documents d’OpenProject a été entièrement repensé. Il permet désormais la mise à jour automatique du contenu et l’édition collaborative en temps réel.

Amélioration de l’application mobile pour la gestion des portefeuilles/programmes

Nous travaillons depuis un certain temps sur une application mobile (iOS/Android) pour OpenProject. Pendant le hackathon, nous avons également développé une nouvelle fonctionnalité pour différencier les niveaux de portefeuille, de programme et de projet dans l’application.

Veuillez noter que le développement d’une application mobile de haute qualité prend du temps et que nous voulons garantir la meilleure expérience possible avant la publication. Bien entendu, nous annoncerons la disponibilité du produit dès qu’il sera prêt pour les utilisateurs.

Fondements de l’IA et soutien aux documents et à la gestion de projets et de portefeuilles

OpenProject a été étendu avec deux services de base : Haystack pour rassembler les informations pertinentes et un LLM (Large Language Model) personnalisé. Ces deux services fonctionnent au sein du même réseau qu’OpenProject et n’ont pas d’accès à l’internet. **Aucune donnée ne quitte le cluster pour être utilisée par l’IA.

Les fonctionnalités détaillées de l’IA développées pendant le hackathon incluent :

Brouillons de rapports d’état générés par l’IA

Create drafts of status reports based on work packages and attributes visible to the respective user, using a local AI trained on PMflex

Assistance IA dans la gestion de projets et de portefeuilles

Affichage des meilleures pratiques basées sur PMflex sur la page d’aperçu, sur la base de l’analyse des données du projet et des lots de travaux.
Une IA locale sécurisée aide à mettre en œuvre les meilleures pratiques et fournit des recommandations de gestion en temps opportun.

Capture d’écran : page de vue d’ensemble du portefeuille avec de nouveaux modules : « Dernier rapport d’état » et « Suggestions PMflex », p. ex., « Mettre à jour le plan du portefeuille » ou « Compléter la documentation »

Assistance IA dans les documents

Outils de rédaction dans l’éditeur OpenProject (traduire, reformuler, vérifier l’orthographe, générer des brouillons, etc.)
Fonctionnalités d’édition familières de l’IA directement dans l’éditeur
Le module Documents utilise le LLM pour effectuer des tâches textuelles simples telles que des résumés.

Capture d’écran : module Documents avec texte mis en évidence et les options suivantes : « Demander n’importe quoi à l’IA », « Améliorer la rédaction », « Corriger l’orthographe », « Traduire… », « Simplifier ».

Exportation au format PDF de l’état du portefeuille et du programme

Nous croyons en une source unique de vérité pour les données relatives aux projets. Cependant, il existe de nombreux cas d’utilisation où une exportation est extrêmement utile, par exemple lorsque des informations doivent être documentées dans des systèmes externes. Pendant le hackathon, nous avons donc construit un moteur de rapport d’état qui crée des fichiers PDF parfaits au pixel près à partir des données du système.

Informations de statut
Budget
Risques
Objectifs
ICP
Jalons
Attributs personnalisés
[…]

Nous tenons à féliciter le ministère fédéral allemand de l’intérieur qui a parrainé l’exportation au format pdf des lots de travaux en 2023. La bibliothèque d’exportation PDF que nous avons développée a jeté les bases de cette fonctionnalité.

Rapport sur l’état du portefeuille exporté au format PDF

En guise de perspectives, nous travaillons sur davantage d’options de configuration pour adapter l’exportation à des besoins spécifiques. En outre, nous prévoyons d’ajouter des graphiques et des illustrations supplémentaires.

Objectif rempli ? - Que se passe-t-il après le hackathon ?

Toutes les fonctionnalités publiées seront disponibles soit dans OpenProject lui-même, soit dans openDesk, la suite bureautique et collaborative sécurisée conçue spécifiquement pour le secteur public.

Le déploiement devrait se dérouler comme suit :

Distribution via ZenDiS en tant que module dans openDesk :
- Communiqués mensuels
- Concepts de sécurité
- Maintenance
- Assistance
- Hébergement
Environnements de démonstration fournis par l’infrastructure SaaS d’OpenProject

Même si le travail est en cours, ce hackathon a clairement démontré comment OpenProject, en tant que solution open source, peut répondre aux exigences concrètes de l’administration publique, avec rapidité, compétence et collaboration.

Il y a une évolution visible vers la souveraineté des données, les normes ouvertes et les solutions logicielles indépendantes, pas seulement, mais surtout dans le secteur public.

Toute personne à la recherche d’une solution souveraine et à l’épreuve du temps trouvera chez OpenProject un partenaire solide et expérimenté. En savoir plus sur OpenProject pour l’administration publique.